Tips Zoom Meeting Saat Kerja Biar Hasilnya Lebih Optimal

Sebagai karyawan yang bekerja di perusahaan media, rapat mingguan jadi salah satu rutinitas yang pasti saya lewati. Setiap Senin saya bersama rekan-rekan kerja di kantor membahas berbagai hal demi kemajuan perusahaan, mulai dari bagaimana perkembangan traffic selama 7 hari belakangan, apa saja isu yang sedang berkembang hingga strategi apa yang mesti dilakukan agar KPI yang kami capai minggu ini lebih baik daripada minggu sebelumnya.

Sebelumnya, kami melakukan rapat mingguan secara luring dengan memakai salah satu ruang meeting di kantor. Namun sejak kasus omicron meningkat dan kebetulan sebagian rekan kerja ada yang terpapar positif covid-19, rapat mingguannya dialihkan menjadi versi daring karena kantor menetapkan kebijakan WFH. Alhasil, kami pun meeting dengan menggunakan aplikasi pertemuan online seperti zoom.

Melakukan zoom sih kelihatannya sepele. Namun dengan adanya penggunaan teknologi internet yang dilakukan dari lokasi berbeda-beda, tak bisa dipungkiri bahwa rapat secara online memiliki tantangannya sendiri dibandingkan dengan rapat secara offline. Koordinasi yang lebih sulit dan jaringan internet yang belum stabil menjadi kuncinya.

Nah, biar zoom meeting jadi lebih optimal, saya punya tipsnya. Ini dia beberapa di antaranya yang saya tulis berdasarkan pengalaman yang saya alami.

Pastikan meeting di tempat yang kondusif

Berbeda dengan meeting secara offline yang lebih terfokus karena diadakan secara tatap muka di ruangan yang sama, tantangan yang terjadi saat zoom meeting atau meeting online adalah adanya berbagai distraksi. 

Distraksinya macam-macam, entah tiba-tiba orang tua manggil, keinginan untuk rebahan dan sebagainya. Akibatnya, kita pun kehilangan fokus sehingga tidak maksimal dalam menyampaikan atau menerima informasi saat meeting.

Jika sudah begini, maka tips yang perlu dilakukan adalah rapatlah di tempat yang kondusif. Pastikan tempat kita untuk meeting minim suara sehingga distraksi yang timbul akan minim.

Jika melakukan rapat daring di rumah, ada baiknya untuk beritahukan kepada orang di rumah bahwa kita sedang zoom meeting. Dengan begitu mereka akan mengerti sehingga mereka tidak akan memanggil kita saat rapat berlangsung.

Jika rapat daring di luar, pilihlah tempat yang sepi seperti perpustakaan dan tempat makan atau kafe yang tidak terlalu banyak pengunjung. Jangan lupa juga untuk memakai earphone agar rapat menjadi lebih fokus.

Sampaikan informasi dengan percaya diri

Sebagai karyawan, kita mesti menyampaikan informasi atau laporan saat meeting tiba. Selain untuk mengetahui sejauh mana kinerja yang telah dicapai, informasi ini juga penting untuk melihat apa saja yang mesti dievaluasi dan sejauh mana.

Jika kita berkesempatan menjadi pemberi materi, sampaikan informasi dengan percaya diri. Analisalah laporan secara cermat kemudian sampaikan dengan artikulasi yang jelas. Jika ada yang bertanya dan kita belum paham atas yang ditanyakan, tak ada salahnya untuk melakukan konfirmasi kembali agar maksud yang diinginkan dapat tersampaikan dengan baik.  

Pastikan Jaringan Internet Stabil dan Lancar

Tips terakhir adalah pastikan jaringan internet saat melakukan zoom meeting lancar. Oleh karena itu, pilihlah penyedia layanan internet terbaik dan terpercaya.

Saya sendiri memasang layanan IndiHome di rumah. Selain untuk memenuhi aktivitas tanpa batas saya seperti menonton film dan browsing, saya juga memasang penyedia internet agar kegiatan meeting zoom saat WFH berjalan dengan lancar.

Sejak itu, saya tak perlu khawatir lagi setiap kali rapat online digelar karena jaringan internetnya Indonesia IndiHome yang stabil dan lancar membuat saya dapat menyampaikan dan menerima informasi secara jelas sehingga meeting menjadi lebih bermakna dan penuh solusi.  

Tapi enggak hanya stabil saja, kecepatan jaringan internet juga dibutuhkan. Tak bisa dipungkiri, kadang saya harus mengunduh data atau laporan yang diberikan oleh atasan dengan cepat untuk dibahas bersama-sama saat meeting. 

Berdasarkan data dari Indonesia Mean Speeds – December 2021 yang dirilis Ookla, rata-rata kecepatan up-load di Indonesia mencapai 19,7 Mbps & download-nya 30,75 Mbps, dengan rasio upload: download = 1 : 2. dan rata-rata latency-nya sebesar 17,0 ms. Dari riset Enciety Business Consult, IndiHome masuk sebagai provider terbaik karena memiliki kecepatan internet yang tinggi dengan rata-rata throughput performance paling baik yakni sebesar 102%. Throughput performance sendiri adalah realisasi
performa download speed yang dirasakan pelanggan dengan kecepatan download yang dijanjikan provider (%-throughput performance) 

Untungnya, IndiHome mampu mengakomodir kebutuhan saya karena saya dapat mengunduh data. Tanpa menunggu waktu lama, saya pun dapat bekerja dengan produktif.

Nah, itu dia beberapa tips zoom meeting saat kerja agar kinerja jadi lebih optimal. Dengan masuknya era teknologi seperti sekarang, jaringan internet sudah menjadi hal yang tak bisa dilepaskan. Bagaimana kita dapat memaksimalkannya lebih baik jadi kuncinya.