Tidak semua orang bisa bersabar saat menghadapi begitu banyak pelanggan yang memiliki segudang pertanyaan atau keluhan. Namun, bagi customer service harus bisa terus bersabar saat menghadapi berbagai jenis pelanggan. Seperti yang dijelaskan oleh Indeed, klien dan pelanggan biasanya akan mengajukan pertanyaan yang selalu sama sehingga customer service harus selalu bisa sabar dan ramah. Belum lagi saat ada pelanggan yang keras kepala dan susah dijelaskan, tentunya bisa membuat kamu merasa kesal. Namun, bagaimana pun juga seorang customer service harus bisa selalu profesional dan tetap ramah saat memberikan penjelasan kepada setiap orang.
- Adaptasi
Saat bekerja umumnya seorang customer service mengandalkan script dalam memberikan jawaban untuk segala pertanyaan dan keluhan. Hal itu bertujuan agar tanggapan yang diberikan tetap konsisten kepada setiap pelanggan. Namun, sering juga customer service harus dihadapkan dengan segala permasalahan baru yang dimiliki oleh pelanggan. Oleh karena itu, kamu harus bisa beradaptasi dengan segala keadaan dan tidak boleh hanya tergantung pada script saja. Saat mudah beradaptasi, tentunya akan dimudahkan untuk mencari jalan keluar dari setiap keluhan dan pertanyaan yang diajukan.
- Pembawaan yang Selalu Positif
The Balance Career menyebutkan bahwa sikap yang positif akan membuat pelanggan merasa tenang ketika berhadapan denganmu. Seorang pelanggan yang butuh bantuan, tentunya akan kesal saat bertemu dengan customer service yang tidak ramah. Maka dari itu, berusahalah sebaik mungkin untuk bersikap positif agar pelanggan bisa nyaman bercerita soal masalahnya. Kamu bisa mulai menerapkannya dari hal yang paling mudah. Misalnya, memasang wajah yang ramah, murah senyum, berkata sopan dan lembut, serta proaktif menawarkan bantuan.
- Memahami masalah teknis
Sebagai customer service, untuk menyelesaikan permasalahan/komplain secara efektif, kamu perlu skill ini. Memiliki pemahaman teknis terkait industri tempat kamu bekerja akan membantu penanganan masalah jadi lebih mudah dan cepat.
- Berpikir cepat
Saat menghadapi komplain, sebagai customer service penting untuk dapat berpikir cepat. Kamu harus bisa menentukan langkah dan penyelesaian masalah yang diajukan dalam waktu singkat. Kemampuan berpikir cepat ini akan sangat membantu.
- Product knowledge
Mengutip Help Scout, seorang customer service yang profesional memiliki pengetahuan mendalam terkait produk perusahaan mereka. Jika kamu tidak mengetahui produk perusahaan secara menyeluruh, akan sulit untuk membantu permasalahan yang diajukan customer.
- Komunikasi efektif
Customer service akan menjadi perwakilan suara perusahaan kepada konsumennya. Itu artinya, penting bagi customer service untuk menerapkan komunikasi yang efektif kepada customer.
- Problem solving
Kemampuan untuk menyelesaikan masalah/problem solving juga tidak kalah penting untuk customer service. Pada dasarnya, customer service akan menerima feedback dari customer, namun seringkali feedback ini berupa permasalahan atau komplain. Saat menerima komplain, customer service harus bisa memberikan solusi tepat untuk permasalahan yang dihadapi customer.
- Emotional intelligence
Kecerdasan emosional atau emotional intelligence ini berguna untuk lebih memahami customer. Customer service yang baik tahu bagaimana cara memahami customer. Tidak terlalu diambil hati, namun juga memahami apa yang terjadi dan bagaimana posisi customer saat itu. Ini akan membantu customer service membangun komunikasi yang baik serta tidak kehilangan empatinya kepada customer.
- Kemampuan persuasive
Customer service bukan hanya menerima komplain dari pelanggan. Seringkali juga customer service dihubungi untuk menanyakan produk perusahaan. Saat inilah kemampuan persuasif diperlukan untuk membantu meyakinkan pelanggan potensial.Â
- Manajemen waktu
Biasanya, durasi waktu untuk layanan customer service sangat terbatas. Saat customer selesai mengajukan komplain, customer service harus bisa segera menanggapi dan memberi solusi. Maka, manajemen waktu dibutuhkan agar penyelesaiannya lebih efektif.
- Kegigihan
