Proses transformasi digital merupakan hal yang penting saat ini. Di era digital saat ini hampir seluruh perusahaan membutuhkan teknologi digital untuk memudahkan proses pekerjaan yang dilakukan. Ada begitu banyak keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan dengan menggunakan teknologi, mulai dari organisasi data perusahaan yang lebih baik hingga meningkatnya produktivitas karyawan. Secara jangka panjang, mengimplementasikan teknologi dalam alur kerja perusahaan akan membantu perusahaan menjadi lebih unggul dalam kompetisi dan selalu menemukan inovasi baru dalam berbisnis.
Teknologi digital telah menjadi kebutuhan utama dalam proses manajemen perusahaan. Namun, hasil survei dari The Modern Marketplace pada tahun 2019 menyebutkan bahwa, 70 persen perusahaan masih memandang transformasi digital sebagai tantangan. Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan membutuhkan "change management strategy", yaitu strategi transformasi yang fokus kepada user. User di sini adalah anggota dari perusahaan itu sendiri, mulai dari pimpinan perusahaan, divisi, hingga karyawan yang ada di perusahaan tersebut. Hal ini dilakukan supaya proses transformasi digital tepat sasaran, mengingat mengajarkan teknologi baru tersebut bukan perkara mudah. Di satu sisi ada seseorang yang selalu antusias dengan teknologi, akan tetapi di sisi lain juga ada seseorang yang 'enggan' untuk mendalami teknologi baru.
Oleh karena itulah, ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh perusahaan, dalam hal ini pimpinan dan manajerial di perusahaan dalam membantu karyawan pada proses transformasi digital dengan tepat sasaran. Berikut di antaranya.
1. Hilangkan Rasa Takut Karyawan akan Kehadiran Teknologi
Cara pertama yang bisa dilakukan adalah dengan meyakinkan karyawan bahwa teknologi tidak akan menggantikan posisi mereka. Karyawan akan menolak menggunakan teknologi apabila mereka berpikir kehadiran teknologi akan membuat mereka kehilangan pekerjaan. Anda perlu menjelaskan bahwa teknologi digunakan untuk membantu tugas mereka yang repetitif dan memakan banyak waktu, sehingga mereka dapat fokus untuk melakukan pekerjaan lainnya yang lebih penting.
Misalnya, jika Anda menggunakan aplikasi checklist digital, jelaskan pada karyawan Anda bahwa dengan menggunakan aplikasi, tim di masing-masing outlet tidak perlu lagi mengisi log book untuk melaporkan masalah di outlet, tim juga tidak perlu lagi mengetik data hasil pemeriksaan satu per satu dari kertas ke spreadsheet karena hal-hal tersebut sudah ditangani oleh teknologi. Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menginput data, tim di lapangan bisa segera fokus untuk menangani masalah yang terjadi di outlet atau membantu tim lainnya yang sedang melayani pelanggan.
2. Komunikasikan Tujuan & Rencana Perusahaan dalam Melakukan Transformasi Digital
Cara kedua yang bisa dilakukan adalah dengan menjelaskan kepada karyawan mengenai alasan perusahaan menggunakan teknologi digital. Dengan mengetahui alasan perusahaan menggunakan teknologi digital dan bagaimana perusahaan akan mengimplementasikannya, karyawan akan lebih bisa memahami dan termotivasi untuk menggunakan teknologi tersebut. Selain itu, Anda juga bisa menjelaskan mengenai hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan penggunaan teknologi digital.
Beberapa contoh tujuan menggunakan aplikasi checklist operasional adalah sebagai berikut.
- Standardisasi laporan dan sistem inspeksi di seluruh cabang perusahaan
- Memperbaiki proses manajemen operasional yang kurang efisien
- Memungkinkan pembuatan keputusan berdasarkan data yang aktual dan faktual
- Meminimalisasi kesalahan dalam penginputan data
- Mencegah pemalsuan data dan penyusutan stok
- Membuat data dapat diakses melalui perangkat digital secara online
Misalnya, perusahaan memutuskan untuk menggunakan aplikasi checklist operasional dengan tujuan mempercepat waktu penanganan ketika ada masalah yang muncul di lapangan. Ketika menggunakan formulir kertas, perusahaan membutuhkan waktu 5 hari untuk memperbaiki oven yang rusak di salah satu cabang restoran, dihitung dari pengisian formulir, pengiriman formulir ke kantor pusat, hingga petugas servis datang ke restoran tersebut. Dengan aplikasi checklist operasional, perusahaan dapat mengirimkan petugas servis satu hari setelah isu diterima, atau bahkan di hari yang sama jika laporan diterima pada pagi hari. Hasil yang ingin dicapai adalah outlet dapat melayani pelanggan sesuai waktu yang seharusnya karena masalah bisa diperbaiki dengan cepat.
3. Berikan Sosialisasi, Terutama Kelebihan Menggunakan Teknologi bagi Karyawan
Perubahan yang terjadi di dalam perusahaan tentunya akan menimbulkan ketidaknyamanan bagi karyawan. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk menyiapkan karyawannya terhadap perubahan yang akan terjadi di perusahaan, sehingga karyawan akan dapat menyiapkan dirinya untuk menghadapi perubahan yang terjadi.
Anda juga dapat menekankan pada kelebihan yang akan diperoleh karyawan dengan implementasi teknologi baru ini. Misalnya, dengan adanya aplikasi checklist digital, karyawan tidak perlu lagi mencari-cari laporan di antara tumpukan laporan lainnya di dalam kabinet ketika ada informasi yang dibutuhkan dari beberapa bulan yang lalu. Karyawan cukup membuka aplikasi dan melihat histori laporan yang tersimpan di aplikasi tersebut.
Contoh lainnya, dengan aplikasi checklist digital, karyawan tidak perlu lagi membawa tumpukkan kertas, pen, clipboard, kemudian mengirim foto kondisi lapangan lewat Whatsapp, seluruhnya sudaht tergabung dalam satu aplikasi. Jadi, karyawan hanya butuh membawa satu handphone saat melakukan pemeriksaan operasional. Manajer juga tidak perlu susah-susah membaca tulisan tangan di laporan dan menyocokkan foto yang dikirimkan melalui email atau Whatsapp dengan laporan tertulis yang dikumpulkan dari outlet.
4. Persiapkan Manajemen yang Siap dengan Digitalisasi
Pihak manajemen perusahaan perlu menguasai kebijakan dan proses digitalisasi dengan baik, serta memahami manfaat digitalisasi yang akan dilakukan oleh perusahaan. Dengan begitu, setiap atasan dapat menjawab pertanyaan dari tim yang berada di bawah naungannya dan membantu mereka ketika mereka mengalami kesulitan dalam mempelajari cara menggunakan teknologi baru tersebut.
Pihak manajemen dalam hal ini juga perlu memberikan contoh kepada timnya dengan turut menggunakan aplikasi yang telah dipilih perusahaan. Dengan begitu, tim Anda akan melihat urgensi dari implementasi proses digitalisasi. Berbeda ketika proses digitalisasi tersebut hanya dijalankan oleh karyawan, sedangkan pihak manajemen tidak ada yang menggunakan aplikasi tersebut.
Misalnya, ketika beberapa anggota tim departemen Anda telah melaporkan hasil pemeriksaan operasional lewat aplikasi, tetapi Anda masih meminta laporan untuk dikirimkan dalam bentuk spreadsheet. Karyawan akan melihat usahanya untuk mempelajari aplikasi baru tersebut sia-sia dan aplikasi tersebut akan mulai ditinggalkan. Lain halnya jika Anda sebagai atasan juga aktif menggunakan aplikasi yang telah dipilih dan memanfaatkan fitur-fitur dalam aplikasi tersebut untuk melakukan penugasan tim, manajemen data, dan menggunakan grafik dalam aplikasi tersebut saat rapat. Karyawan akan merasa mereka perlu mempelajari dan rutin menggunakan aplikasi yang digunakan oleh perusahaan.
5. Berikan Pelatihan Teknologi Bagi Karyawan
Tidak semua karyawan fasih menggunakan teknologi. Terkadang karyawan yang fasih menggunakan teknologi pun butuh sedikit waktu untuk mengenal aplikasi yang baru saja ia gunakan. Maka dari itu, perusahaan sebaiknya memfasilitasi pelatihan kepada seluruh divisi maupun karyawan yang ada. Terlebih lagi bila teknologi digital yang digunakan masih baru.
Sebagai pimpinan dan manajer perusahaan, perlu bagi Anda untuk menjadwalkan kapan sebaiknya pelatihan dilakukan dan mengetahui apa saja yang harus dipersiapkan oleh perusahaan untuk memfasilitasi pelatihan tersebut. Komunikasikan dengan perusahaan penyedia aplikasi apakah mereka menyediakan pelatihan bagi karyawan Anda.
6. Kumpulkan Hasil dan Feedback dari Proses Digitalisasi
Selama proses transisi digital di perusahaan, sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan pemantauan. Pemantauan ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses digitalisasi berjalan di dalam perusahaan, apakah tujuan awal digitalisasi tercapai, dan apa saja yang dapat diperbaiki dari proses digitalisasi tersebut. Jangan terkejut, penurunan produktivitas mungkin terjadi pada awal periode transisi karena karyawan masih menyesuaikan diri dengan aplikasi baru tersebut. Pada masa itu, sering-seringlah mendengarkan pertanyaan dan masukkan dari karyawan. Konsultasikan dengan perusahaan penyedia aplikasi tentang bagaimana mengoptimalisasi penggunaan aplikasi tersebut.
7. Garis Bawahi Keberhasilan dan Evaluasi untuk Proses Optimalisasi
Terakhir, yang perlu Anda lakukan adalah mencatat hasil apa saja yang didapat selama dan sesudah digitalisasi yang dilakukan di perusahaan. Tentukan KPI yang akan digunakan untuk evaluasi sebelum implementasi teknologi dijalankan. KPI tersebut akan digunakan untuk mengevaluasi apakah hasil yang didapatkan sudah sesuai dengan tujuan digitalisasi perusahaan. Hasil evaluasi dapat digunakan untuk mengetahui aspek apa yang perlu ditingkatkan dan hal apa saja yang patut dipertahankan.
Komunikasikan kepada manajemen dan tim jika ada hal yang perlu diperbaiki. Misalnya, dalam penggunaan aplikasi checklist digital, ditemukan bahwa manajemen perlu merevisi kuesioner agar tidak membingungkan tim yang mengisinya. Jangan lupa juga menggarisbawahi keberhasilan yang telah dicapai selama masa digitalisasi untuk memotivasi karyawan untuk menggunakan aplikasi. Misalnya, manajemen menemukan bahwa waktu penyelesaian tugas di outlet menjadi 2 hari lebih cepat setelah menggunakan aplikasi dan pembelanjaan kertas turun hingga 85 persen.
Demikianlah 7 tips untuk membantu karyawan dalam proses transformasi digital. Sudahkah perusahaan Anda menjalankan transformasi digital untuk operasional perusahaan yang lebih efisien? Jika Anda sedang mencari partner teknologi terkait operasional perusahaan, kami punya jawabannya.
Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan tim Nimbly.
