- Standardisasi laporan dan sistem inspeksi di seluruh cabang perusahaan
- Memperbaiki proses manajemen operasional yang kurang efisien
- Memungkinkan pembuatan keputusan berdasarkan data yang aktual dan faktual
- Meminimalisasi kesalahan dalam penginputan data
- Mencegah pemalsuan data dan penyusutan stok
- Membuat data dapat diakses melalui perangkat digital secara online
Misalnya, perusahaan memutuskan untuk menggunakan aplikasi checklist operasional dengan tujuan mempercepat waktu penanganan ketika ada masalah yang muncul di lapangan. Ketika menggunakan formulir kertas, perusahaan membutuhkan waktu 5 hari untuk memperbaiki oven yang rusak di salah satu cabang restoran, dihitung dari pengisian formulir, pengiriman formulir ke kantor pusat, hingga petugas servis datang ke restoran tersebut. Dengan aplikasi checklist operasional, perusahaan dapat mengirimkan petugas servis satu hari setelah isu diterima, atau bahkan di hari yang sama jika laporan diterima pada pagi hari. Hasil yang ingin dicapai adalah outlet dapat melayani pelanggan sesuai waktu yang seharusnya karena masalah bisa diperbaiki dengan cepat.
3. Berikan Sosialisasi, Terutama Kelebihan Menggunakan Teknologi bagi Karyawan
Perubahan yang terjadi di dalam perusahaan tentunya akan menimbulkan ketidaknyamanan bagi karyawan. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk menyiapkan karyawannya terhadap perubahan yang akan terjadi di perusahaan, sehingga karyawan akan dapat menyiapkan dirinya untuk menghadapi perubahan yang terjadi.
Anda juga dapat menekankan pada kelebihan yang akan diperoleh karyawan dengan implementasi teknologi baru ini. Misalnya, dengan adanya aplikasi checklist digital, karyawan tidak perlu lagi mencari-cari laporan di antara tumpukan laporan lainnya di dalam kabinet ketika ada informasi yang dibutuhkan dari beberapa bulan yang lalu. Karyawan cukup membuka aplikasi dan melihat histori laporan yang tersimpan di aplikasi tersebut.
Contoh lainnya, dengan aplikasi checklist digital, karyawan tidak perlu lagi membawa tumpukkan kertas, pen, clipboard, kemudian mengirim foto kondisi lapangan lewat Whatsapp, seluruhnya sudaht tergabung dalam satu aplikasi. Jadi, karyawan hanya butuh membawa satu handphone saat melakukan pemeriksaan operasional. Manajer juga tidak perlu susah-susah membaca tulisan tangan di laporan dan menyocokkan foto yang dikirimkan melalui email atau Whatsapp dengan laporan tertulis yang dikumpulkan dari outlet.
4. Persiapkan Manajemen yang Siap dengan Digitalisasi
Pihak manajemen perusahaan perlu menguasai kebijakan dan proses digitalisasi dengan baik, serta memahami manfaat digitalisasi yang akan dilakukan oleh perusahaan. Dengan begitu, setiap atasan dapat menjawab pertanyaan dari tim yang berada di bawah naungannya dan membantu mereka ketika mereka mengalami kesulitan dalam mempelajari cara menggunakan teknologi baru tersebut.
Pihak manajemen dalam hal ini juga perlu memberikan contoh kepada timnya dengan turut menggunakan aplikasi yang telah dipilih perusahaan. Dengan begitu, tim Anda akan melihat urgensi dari implementasi proses digitalisasi. Berbeda ketika proses digitalisasi tersebut hanya dijalankan oleh karyawan, sedangkan pihak manajemen tidak ada yang menggunakan aplikasi tersebut.
Misalnya, ketika beberapa anggota tim departemen Anda telah melaporkan hasil pemeriksaan operasional lewat aplikasi, tetapi Anda masih meminta laporan untuk dikirimkan dalam bentuk spreadsheet. Karyawan akan melihat usahanya untuk mempelajari aplikasi baru tersebut sia-sia dan aplikasi tersebut akan mulai ditinggalkan. Lain halnya jika Anda sebagai atasan juga aktif menggunakan aplikasi yang telah dipilih dan memanfaatkan fitur-fitur dalam aplikasi tersebut untuk melakukan penugasan tim, manajemen data, dan menggunakan grafik dalam aplikasi tersebut saat rapat. Karyawan akan merasa mereka perlu mempelajari dan rutin menggunakan aplikasi yang digunakan oleh perusahaan.
5. Berikan Pelatihan Teknologi Bagi Karyawan
Tidak semua karyawan fasih menggunakan teknologi. Terkadang karyawan yang fasih menggunakan teknologi pun butuh sedikit waktu untuk mengenal aplikasi yang baru saja ia gunakan. Maka dari itu, perusahaan sebaiknya memfasilitasi pelatihan kepada seluruh divisi maupun karyawan yang ada. Terlebih lagi bila teknologi digital yang digunakan masih baru.
