Dalam menjalankan bisnis, perusahaan tentu selalu mencari cara untuk melakukan efisiensi operasional, merampingkan pengeluaran, dan menghemat waktu. Tahukah Anda bahwa salah satu strategi untuk mencapai hal tersebut adalah mengurangi penggunaan kertas? Strategi ini mungkin terdengar sederhana, tetapi selain untuk melestarikan lingkungan, ternyata ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggalakkan aksi paperless ini, loh!
Salah satu departemen yang akan merasakan dampak positif dari aksi paperless ini secara signifikan tentunya adalah Departemen Operasional. Apa saja manfaat yang bisa dirasakan teman-teman Ops dengan mengimplementasikan sistem audit paperless?
1. Peningkatan efisiensi operasional bisnis
Memberikan hasil seoptimal mungkin dengan penggunaan waktu dan biaya seefisien mungkin adalah tujuan utama setiap tim operasional. Dengan menghapus sistem entri data manual, Anda dapat mengalokasikan waktu yang sebelumnya terbuang sia-sia untuk memasukkan data secara manual untuk melakukan hal-hal yang lebih strategis. Sistem entri data digital juga akan mengurangi tingkat kesalahan penginputan data. Tentu saja, sistem entri data digital ini juga akan memangkas biaya cetak, pembelian kertas, pemeliharaan dokumen, dan pengadaan ruang penyimpanan.
2. Standarisasi laporan dan sistem audit di seluruh cabang perusahaan
Dengan menggunakan sistem audit digital, Anda dapat memastikan bahwa auditor di lapangan menggunakan kuesioner dan sistem yang sama untuk setiap lokasi. Anda juga dapat melampirkan modul sebagai referensi visual bagi auditor Anda dalam melakukan audit. Jika seluruh auditor menggunakan sistem yang sama untuk mengaudit lapangan, Anda dapat mengumpulkan wawasan secara lebih akurat dan mendapatkan gambaran kualitas operasional organisasi secara keseluruhan dengan lebih baik. Anda tidak perlu repot menginformasikan dan mencetak ulang jika terdapat pembaruan kuesioner.
3. Tangani masalah yang terjadi di lapangan dengan segera
Dengan sistem audit digital, Anda yang sedang berada di dalam kantor dapat langsung melihat hasil audit yang dilakukan di lapangan begitu laporan selesai dikerjakan. Dengan begitu, setiap ada temuan masalah, Anda bisa langsung mengetahuinya. Informasi mengenai temuan isu tersebut juga dapat langsung dikirimkan ke departemen-departemen terkait. Anda tidak perlu menunggu berhari-hari untuk menerima laporan dan bertukar pesan dengan tim yang ada di lapangan. Masalah akan lebih cepat diselesaikan.
4. Miliki akses data 24/7 di telapak tangan Anda
Sistem audit digital memungkinkan Anda untuk mengakses data di mana pun dan kapan pun. Hal ini dikarenakan setiap dokumen disimpan dengan teknologi berbasis cloud. Anda tidak perlu lagi membuang waktu dan tenaga untuk memilah-milah tumpukan dokumen untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan. Anda juga tidak perlu lagi menyediakan ruang penyimpanan untuk segudang kertas.
5. Perkuat keputusan bisnis dengan menganalisa tren
Sistem audit digital yang komprehensif memiliki fitur untuk mengolah dan mem-visualisasikan data yang dikumpulkan dari audit-audit lapangan yang telah dikerjakan. Data tersebut dapat digunakan oleh perusahaan untuk melihat tren yang terjadi dalam perusahaan, demi pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik. Perusahaan tidak perlu lagi pusing dengan urusan menyimpan kertas, menginput data dan mengolah data secara manual.
Mengubah sistem audit dari menggunakan kertas menjadi digital membawa banyak sekali keuntungan, bukan? Anda dapat membuat proses audit menjadi lebih mudah, akurat, dan cepat. Jadi, tertarik untuk menerapkan konsep paperless?Â
Nimbly adalah solusi mobile yang mengubah proses operasional manual menjadi informasi yang dapat langsung ditindaklanjuti. Dengan mendigitalisasi kuesioner manual dan mengolah data menjadi wawasan, Nimbly memungkinkan perusahaan untuk melakukan manajemen operasi kapan saja, di mana saja.
