Checklist Digital untuk Anggaran Operasional yang Lebih Hemat

Satu solusi yang hendak Anda cari, dan kemungkinan besar juga banyak dicari oleh para pebisnis lainnya pada masa seperti ini adalah bagaimana cara menekan pengeluaran operasional bisnis, tentunya selain beberapa solusi lainnya yang sudah Anda ambil, seperti efisiensi tenaga kerja dan pemotongan tahapan produksi.

Kami punya satu cara lagi yang dapat membantu Anda untuk menghemat biaya operasional bisnis, yakni dengan menggunakan software audit operasional. Sampai di sini, Anda barangkali mulai bertanya-tanya bagaimana bisa dengan menggunakan aplikasi tersebut dapat mengurangi anggaran operasional bisnis. Berikut adalah ulasan lengkapnya.

Bagaimana software audit operasional dapat menghemat anggaran?

Di artikel-artikel sebelumnya, kami telah menjelaskan bagaimana checklist membantu bisnis Anda menerapkan SOP dengan benar dan efisien serta meningkatkan konsistensi kualitas pelayanan. Kali ini, kami ingin membahas bagaimana system audit operasional digitaldapat membantu Anda menemukan celah untuk menekan pengeluaran operasional.

1. Menghindari kesalahan yang tidak perlu

Kesalahan yang sebenarnya bisa dicegah, seperti keliru menyajikan kopi dengan susu basi kepada pelanggan pada bisnis caf Anda, atau salah memasang banner promosi pada bisnis retail Anda, dapat berakibat fatal bagi penjualan dan reputasi perusahaan. Dengan adanya software audit operasional, Anda dapat memastikan seluruh pekerjaan sudah diselesaikan dengan benar menggunakan kuesioner terstruktur dalam waktu yang singkat. 

Checklist Digital untuk Anggaran Operasional yang Lebih Hemat - hellonimbly.com

Jika ada masalah yang ditemukan di lapangan, seperti temperatur kulkas yang tidak sesuai dengan standar, staf Anda dapat langsung mengetahuinya dan menugaskan penanganannya ke pihak terkait.

2. Tidak ada lagi berkas fisik

Menggunakan software audit operasional berarti hampir tidak ada lagi berkas fisik. Anda tidak perlu mengeluarkan lebih banyak anggaran untuk belanja kertas dan tinta untuk mencetak dan memfotokopi kuesioner checklist. Berdasarkan testimoni dari klien Nimbly, penghilangan kertas dari operasional sehari-hari mengurangi anggaran operasional perusahaan hingga 59%.

Rekam data serta sistem dokumentasi juga berlangsung secara digital dan tersimpan dalam penyimpanan berbasis teknologi cloud. Jadi, Anda tidak perlu lagi menyewa gudang untuk menyimpan berkas-berkas, dan tim Anda tidak perlu lagi berkeliling ke seluruh outlet untuk mengumpulkan hasil checklist kertas. 

Cukup dengan telepon seluler atau laptop, Anda sudah bisa mengakses data tersebut secara real-time kapan saja dan di mana saja. Selain hemat biaya, penggunaan berkas digital juga mencegah kehilangan data dan meningkatkan keamanan data perusahaan daripada ketika perusahaan menggunakan berkas fisik.

3. Mudah mengidentifikasi pola masalah yang terjadi

Adanya analytics yang langsung merekapitulasi hasil audit operasional Anda secara instan dapat membantu Anda menemukan koneksi antarmasalah yang terjadi berulang kali. Misalnya, alat deep fryer pada restoran Anda sering sekali rusak. Padahal, biaya yang dikeluarkan untuk membetulkan dan mengganti deep fryer tidak murah. 

Ternyata, setelah Anda memeriksa kompilasi hasil dari audit operasional restoran di analitik software audit operasional Anda, Anda menemukan bahwa staf dapur tidak mengganti minyak sesuai dengan batas penggunaan yang sudah ditentukan dan bagian dalam deep fryer tidak dibersihkan secara rutin. Setelah akar masalah ditemukan dan diperbaiki, deep fryer Anda tidak lagi sering rusak karena maintenance yang tidak sesuai.

hellonimbly.com

Hal ini mungkin tidak bisa Anda temukan jika Anda masih menggunakan sistem audit operasional manual. Untuk mengumpulkan data dan menginputnya ke dalam spreadsheet saja membutuhkan waktu yang sangat lama, belum lagi ditambah dengan kesalahan penginputan data. 

Bayangkan, jika dalam satu hari perusahaan Anda melakukan pemeriksaan atau audit operasional dua kali sehari, dengan total pertanyaan sepanjang 3 lembar kertas saja, jumlah kertas yang dihabiskan selama sebulan untuk memeriksa 25 outlet Anda saja mencapai 4,500 lembar kertas! Berapa orang yang harus Anda pekerjakan untuk menginput seluruh data tersebut? Apakah tim Anda akan memiliki waktu untuk menganalisis proses-proses yang menyebabkan kebocoran biaya operasional seperti contoh di atas?

4. Mencegah Kelebihan & Penyusutan Stok

Manajemen stok yang buruk adalah ancaman nyata yang sering kali terlewatkan oleh pebisnis. Jika stok tidak dipantau setiap hari dengan hati-hati, Anda mungkin saja menghadapi penumpukan barang, kehabisan stok, atau bahkan risiko pencurian. Hal ini dapat dicegah dengan menggunakan perangkat lunak yang memiliki fitur manajemen inventaris seperti Nimbly. 

Dengan mengetahui jumlah stok produk yang tersedia di outlet, produk apa saja yang laku terjual dan produk apa yang tidak terlalu berhasil di pasar. Anda juga dapat menentukan kapan harus memesan produk dari supplier. Di Nimbly, Anda dapat menerima notifikasi jika jumlah stok produk berada di bawah batas yang sudah ditentukan.

Setelah membaca keempat manfaat software audit operasional untuk anggaran operasional perusahaan yang lebih hemat, kini saatnya mengonsultasikan bagaimana cara mengaplikasikan Nimbly pada bisnis Anda untuk manajemen operasional yang lebih hemat. Konsultasikan bisnis Anda hari ini gratis dengan tim Nimbly.