Urgensi Pengelolaan Arsip Keluarga

Sering dijumpai masyarakat yang memandang sebelah mata terhadap pengelolaan arsip. Padahal arsip memiliki peran penting baik dalam individu, organisasi, perusahaan, instansi. 

Ketika ingin membangun masyarakat yang sadar akan urgensi arsip harus dimulai sejak awal yakni dari bagaimana penciptaan arsip itu sendiri. Apakah arsip tersebut diciptakan oleh sesorang/pribadi, organisasi, instansi atau lembaga sampai pada tahap bagaimana arsip-arsip tersebut disimpan di lembaga kearsipan yang bertanggung jawab dan menjadi pusat arsip tersebut. Kesadaran akan arsip ini harus dimulai dan ditanamkan pada pribadi dari masing-masing individu yaitu mulai dari mengelola arsip keluarga.

Menurut Samidakun, Arsip keluarga adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh anggota keluarga dalam mendukung aktivitas keluarga. Arsip keluarga terbentuk dari hasil kumpulan berkas / dokumen anggota keluarga mulai dari bapak, ibu, dan anak.

Arsip keluarga yang berada di sekitar kita contohnya Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, Ijazah, Surat Nikah, Sertifikat Tanah, Kartu Jaminan Kesehatan, Piagam, Bukti-bukti transaksi dan lain sebagainya. Sebagian dari masyarakat yang tidak sadar bahwa hal tersebut merupakan arsip keluarga yang perlu dikelola. Hal ini disebabkan oleh sosialisasi yang belum maksimal tentang arsip keluarga kepada masyarakat

Heri Rusmana Pustakawan Madya, mantan Kabid Pengelolaan Kearsipan, dan mantan Kabid Pembinaan Kearsipan mengatakan "Setiap kali terjadi bencana, bukan hanya mendatangkan kerusakan terhadap infrastruktur dan mengakibatkan penderitaan terhadap manusia, bahkan menelan korban jiwa, melainkan juga berdampak pada arsip dan dokumen-dokumen penting milik keluarga". Maka dari itu, pengelolaan arsip keluarga di perlukan untuk mencegah kerusakan arsip atau dokumen penting dan mempermudah penemuan kembali arsip tersebut dengan cepat.

Natasha Dara P, mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tim II tahun 2022 Universitas Diponegoro (UNDIP) menggagas program penyuluhan Pengelolaan Arsip, untuk meningkatkan kesadaran pentingnya arsip dan cara mengelola arsip keluarga. Program penyuluhan Pengelolaan Arsip mengacu pada Sustainable Development Goals (SDGs) no 9 yang berfokus mendorong dan membantu perkembangan inovasi.

Mahasiswa UNDIP ini turut menggandeng ibu-ibu PKK untuk mengedukasi dan mempraktikan pengelolaan arsip keluarga yang benar kepada ibu-ibu supaya dapat menerapkan pengelolaan arsip keluarga. Penyuluhan diadakan di Rukun Warga 001, Rukun tetangga 004, Kelurahan Jatisari, Kecamatan Mijen, Kota Semarang, Provinsi Jawa Tengah. Pengelolaan arsip keluarga dapat di sesuaikan dengan kondisi dan sarana prasana yang ada. Mengelola arsip cukup mudah, langkah pertama yaitu menentukan sistem penataannya, yang dapat di bedakan sebagai berikut:

1. Di urutkan berdasarkan kepemilikan

Cara ini cukup mudah yaitu dengan diurutkan berdasarkan nama anggota keluarga. Sistem ini memiliki keunggulan yaitu nama lebih mudah diingat oleh siapapun, sehingga lebih mudah untuk dicari dan mudah dikerjakan sebab arsip di simpan berdasarkan nama yang sama atau nama pemilik arsip yang sama

2. Di golongkan berdasarkan Sifatnya

Sifat arsip keluarga dapat dibedakan menjadi:

Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contohnya surat undangan.

Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contohnya surat lamaran kerja dan surat tagihan.

Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contohnya surat perjanjian dan surat kontrak.

Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai dimata hukum/sejarah/ilmiah). Contohnya Sertifikat Tanah, Surat garansi.

3. Di Tata berdasarkan nilai gunanya

Cara ini cukup manata berdasarkan nilai guna arsip yang terkandung misalnya:

Arsip Pekerjaan terdiri atas: SK pengangkatan pegawai, surat kontrak kerja, SK kenaikan pangkat, SK mutasi dan penghargaan kerja.

Arsip Kesehatan terdiri atas, antara lain: kartu berobat, kartu asuransi kesehatan, hasil cek kesehatan, copy resep obat

Arsip Keuangan terdiri atas: buku tabungan, slip pembayaran air, slip pembayaran telepon, slip pembayaran internet, slip pembayaran listrik, slip pembayaran kredit, bukti pembelian belanja bulanan, NPWP, bukti pembayaran pajak, dan laporan keuangan keluarga.

Setelah menentukan sistem penataannya, pilihlah penyimpanan arsip yang sesuai dengan sarana prasarana atau kemampuan. Namun  disarankan untuk tidak melobangi arsip, bisa di simpan di sys box atau document keeper.

Penyuluhan Pengelolaan Arsip Keluarga bertujuan untuk menambah pengetahuan mengenai pentingnya arsip dan memberi pengetahuan bahwa arsip sebagai sumber ingatan atau memori yang bisa dijadikan sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan serta memberi motivasi bagi masyarakat untuk mengelola arsip.

Salah satu hal yang perlu diingat adalah bahwasanya sadar arsip ini bukan hanya tanggungjawab arsiparis atau petugas kearsipan sebagai seorang pengelola dan pengendali arsip saja melainkan tanggungjawab besar dari kita semua sebagai masyarakat yang pastinya menciptakan arsip tersebut.

Pentingnya kesadaran pengelolaan arsip keluarga berimbas pada perhatian masyarakat umum akan pentingnya sebuah nilai arsip menjadikan masyarakat yang peka terhadap keberadaan pengelolaan arsip keluarga sehingga secara otomatis akan menjaga arsip yang dimilikinya baik arsip individu maupun kolektif atau kelompok.