Konflik muncul dalam tim kerja saat pekerjaanmu sedang menumpuk? Wah ini pasti sangat menjengkelkan ya.. ditambah jika pekerjaanmu memiliki deadline yang mepet, kondisi ini banyak terjadi dibeberapa kantor dan tempat kerja lainnya loh gengs. Tetapi kondisi seperti ini masih bisa ditangani kok, apa solusinya? Yuk kita bahas..
Dibeberapa kantor, akan ada beberapa bagian tim yang dipisahkan berdasarkan divisi dan fungsi kerjanya. Sebagai contoh kita bekerja didunia IT Software, ada 3 kelompok yang dipisahkan yaitu First Line (Service Desk), Second Line (Project Manager) dan Third Line (Developer). Dari ketiga kelompok tersebut memiliki fungsi pekerjaan yang berbeda juga. Karena adanya perbedaan uraian tugas pada ketika tim tersebut, maka jika ada selisih informasi antar tim tersebut pastinya akan menimbulkan konflik.
Contoh kasus :Â
Tim First Line memberikan informasi adanya masalah pada Software, kemudian informasi tersebut disampaikan ke tim Second Line untuk diolah dan diteruskan kepada tim Third Line untuk diperbaiki. Namun ada kesalahan informasi yang disampaikan oleh tim Second Line, dengan dampak perbaikan oleh tim Third Line tidak sesuai dengan masalah awal yang disampaikan oleh tim First Line.
Kemudian dampak lainnya adalah tim Third Line harus melakukan perbaikan ulang ditambah lagi tim tersebut load kerja lainnya juga sedang tinggi dan menjadi pending karena ada pekerjaan baru yang harus dilakukan.
Dari contoh kasus diatas, cara untuk mengatasinya yaitu :Â
Mengatur (Manage) alur pekerjaan yang akan dilakukan untuk memperbaiki masalah tersebut, agar tidak ada miskomunikasi antar tim.
1. Note Problem
Tim First Line melakukan pencatatan pada masalah yang terjadi secara rinci menggunakan point to point.
2. Discuss Impact Analyst
Tim First Line dan Second Line melakukan diskusi mengenai analisis dampak dari hasil catatan masalah yang disampaikan oleh tim First Line. Pembahasan ini biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama karena perlu melakukan analisa agar dapat mengetahui jika masalah tersebut diperbaiki akan berdampak pada proses dimana saja.
Sebagai contoh :Â
- Masalah yang terjadi adalah pada halaman Login yaitu pengguna tidak dapat memasukkan informasi username menggunakan alamat email dan hanya dapat memasukkan informasi user saja.
- Kemudian pengguna ingin agar mereka dapat menggunakan alamat surel yang terdaftar pada akun pengguna untuk proses login.
- Dampaknya adalah pengguna harus mendaftarkan alamat surel yang valid pada saat melakukan pendaftaran akun, karena jika alamat surel yang dimasukkan tidak sesuai maka pengguna tidak dapat melakukan proses login dengan alamat surel tersebut.
3. Â Documentation Problem
Setelah selesai melakukan diskusi untuk dampak analisis, tim Second Line melakukan dokumentasi dari hasil diskusi tersebut kedalam sebuah dokumen secara lengkap baik itu Latar Belakang, Dampak Analisis, beserta antarmuka.
4. Confirmation Discuss
Selanjutnya tim Second Line melakukan konfirmasi ulang kepada tim First Line apakah hasil dokumentasi tersebut sudah sesuai cakupan masalah yang dibahas sebelumnya. Pada proses konfirmasi ini sangat penting dan harus rinci agar tidak ada miskomunikasi sebelum diteruskan kepada tim Third Line untuk proses perbaikan.
5. Estimation
Tim Second Line meneruskan dokumentasi yang sudah dibuat kepada tim Third Line untuk diestimasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk  proses perbaikan dan pengujiannya.
6. Problem Solving
Tim Third Line sudah bisa mulai untuk melakukan eksekusi perbaikan hingga proses pengujian sebelum proses delivery kepada pengguna oleh tim First Line.
Nah dari penjabaran diatas, menurut kalian gimana nih gengs? apakah cukup membantu? Coba deh kalian implementasikan semoga berhasil ya..
Ingat ya gengs, komunikasi itu sangat penting dalam tim baik itu tim kerja atau organisasi lainnya jangan sampai nih kalian memiliki konflik diantara tim yang menyebabkan masalah menjadi lebih rumit.
Natalia Desy Purwani
Mahasiswa Universitas Siber ASIA - Prodi Sistem Informasi
Alamat Surel : ndesy13@gmail.com
