Jika menelaah konsep pemikiran Paul Otlet tentang Dokumentasi, keduanya memiliki definisi yang sama yakni sebagai teknik pengumpulan, penyusunan dan pendistribusian dokumen. Dalam akuntansi, terdapat sebuah aktivitas menginput dan memproses data yang nantinya akan menghasilkan output yakni, dokumen. Seperti yang dikatakan oleh Otlet, diperlukannya sebuah Lembaga untuk mengumpulkan dan mengolah berbagai informasi yang ada, yang mana didalam akuntansi terdapat Sistem Informasi Akuntansi yang berperan dalam mengolah data tersebut.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) berperan dalam mengatur, mengklasifikasikan, dan menghubungkan berbagai macam bentuk dan format dokumen. SIA juga harus dapat mengidentifikasi informasi penting yang terkandung dalam dokumen tersebut, dan juga dapat menghapus data yang tidak diperlukan perusahaan. Apabila SIA dapat mendokumentasikan berbagai informasi dengan cara yang terstandarisasi, maka semua rekaman transaksi tersebut dapat secara sistematis, diatur, dan ditata ulang. Hal ini bertujuan untuk menghasilkan informasi yang berkualitas yang dimana akan berpengaruh pada kualitas pelaporan keuangan.
Perkembangan teknologi, khususnya teknologi informasi, telah mempengaruhi terciptanya sebuah dokumen atau naskah. Dokumen ini terdiri dari dua bentuk, yang pertama adalah hard copy (salinan dokumen dalam bentuk cetakan) dan yang kedua adalah soft copy (salinan elektronik). Dokumen kertas biasanya disajikan dalam bentuk cetakan seperti biasanya terlihat di atas kertas. Salinan cetak dokumen, biasanya dicetak di atas kertas. Orang dapat membaca dan melihat dokumen secara langsung tanpa alat apapun. Dokumen softcopy adalah dokumen dalam bentuk yang tidak dapat dilihat langsung oleh manusia, sehingga untuk melihatnya memerlukan alat seperti menyimpan informasi ke dalam file di floppy disk agar dokumen tersebut dapat dilihat di komputer. Salinan dokumen sebagai file elektronik memerlukan alat untuk melihat isinya. Dampak yang dirasakan secara nyata adalah pemrosesan data yang mengalami perubahan dari sistem manual ke sistem komputer. Yang pada awalnya teknik pendokumentasian hanya dilakukan manual dengan mencacatnya pada kertas, menjadi komputerisasi.
Pentingnya Teknik Dokumentasi dalam Sistem Informasi Akuntansi
Ada beberapa alasan mengapa sebuah sistem harus didokumentasikan, berikut alasannya:
1. Merancang atau membuat sistem. Dokumentasi sistem adalah alat yang berguna untuk diskusi dan komunikasi antara desainer, analis, dan pengembang.
2. Selain itu dokumentasi juga berguna untuk menilai kelemahan dan kekuatan sistem, serta pengendalian internal dari sistem tersebut. Pihak-pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem meliputi (1) analis sistem (ketika seorang analis mengevaluasi sistem warisan yang ada) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun eksternal). Auditor hanya dapat melakukan audit jika laporan keuangan perusahaan dapat dipercaya (yaitu telah disusun oleh sistem informasi akuntansi yang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka yang mempelajari prosedur di perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi alat untuk melatih karyawan baru.
Perencanaan sistem juga digunakan oleh akuntan yang membuat sistem baik di dalam perusahaan maupun eksternal sebagai konsultan. Teknik sistem adalah alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan hubungan antara sistem dan subsistem terkait.
Beberapa kegiatan yang menggunakan teknik sistematis adalah sebagai berikut:
1. Dalam Auditing
A. Evaluasi struktur pengendalian intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memastikan tercapainya tujuan perusahaan. Saat mengevaluasi pengendalian internal, auditor biasanya mencari pemrosesan dan distribusi dokumen yang lancar.
Teknik yang digunakan antara lain diagram alir analitik, diagram alir dokumen, diagram distribusi bentuk, kuesioner, dan metode matriks.
B. Pengujian ketaatan
Untuk melakukan pengujian kepatuhan, auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh sistem informasi. Pengujian kepatuhan memastikan adanya aktivitas pengendalian internal yang didukung oleh organisasi, mengevaluasi keefektifan, dan menguji kesinambungan. Teknik yang umum digunakan adalah IPO-HIPO, flowchart pemrograman, DFD, cabang dan tabel keputusan.
C.kertas kerja
Kertas kerja adalah dokumen yang dimiliki auditor yang merinci prosedur dan pengujian yang digunakan, informasi yang diperoleh, dan kesimpulan yang dicapai selama perikatan audit. Teknologi sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, diagram HIPO, diagram aliran program, tabel cabang dan keputusan, dan metode matriks dapat muncul di spreadsheet.
 2. Dalam Pengembangan Sistem
A. Analisis sistem
Analisis sistematis melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis data meliputi diagram aliran data logis dan diagram alir analitik.
B. Desain sistem
Perencanaan sistem melibatkan pembuatan rencana sistem yang lengkap dan solid. Teknik sistem seperti diagram input proses cetak, diagram HIPO, diagram alur program, tabel keputusan, dll. banyak digunakan untuk mendokumentasikan desain sistem.
C. Implementasi sistem
Implementasi sistem melibatkan proses sebenarnya dari mempraktekkan desain sistem.
