 Setelah kematian Otlet pada 10 Desember 1944, sebagian besar koleksi Mundaneum tidak tersentuh selama beberapa dekade, sampai sekelompok kecil cendekiawan mulai menghidupkan kembali warisannya. Pada tahun 1998, Museum dan Arsip Mundaneum baru dibuka di Mons, Belgia, berisi catatan pribadi Otlet dan bagian dari koleksi asli Mundaneum.
Teknik Dokumentasi menurut Paul Otlet
Gagasan dan pemikiran Otlet terdiri dari tiga unsur utama, yaitu dokumen, jaringan kerja sama dan sebuah organisasi atau lembaga yang disebutnya dengan Mundaneum. Dokumen adalah awal dan pusat. Otlet berpendapat bahwa pengetahuan disematkan dalam dokumen yang mengobjektifkannya dan menempatkannya pada posisi sosial khusus. Namun, dokumen tidak terbatas pada kata tercetak. Dokumen dapat berupa benda fisik, gambar dan gambar, karya musik, apapun yang memiliki nilai sebagai bukti dan dokumentasi. Otlet terus mempertimbangkan bagaimana dokumen dalam berbagai bentuk dan format dapat memberikan atau menyampaikan informasi yang tersimpan di dalamnya.
Pertukaran informasi dan pengetahuan bersama sangat penting. Teknologi diperlukan untuk kolaborasi informasi dan pertukaran informasi, menurut Otlet teknologi ini harus dapat:
1. Mengubah ucapan menjadi teks
2. Menyalin pesan sebanyak yang diperlukan
3. Mengumpulkan dokumen yang menunjukkan semua informasi dan dapat ditautkan ke informasi serupa lainnya
4. Menentukan klasifikasi masing-masing informasi berupa nomor dokumen tertentu
5. Menentukan klasifikasi dan pengaturan secara otomatis
6. Mengambil dokumen untuk konsultasi dan mengirimkannya langsung ke pencari informasi atau melalui mesin yang mampu mencetak ulang dokumen tersebut
7. Memanipulasi semua temuan data untuk mendapatkan kombinasi data baru, hubungan ide baru dan melakukan operasi baru pada angka
Otlet mengembangkan konsep disiplin baru yang disebutnya "dokumentasi". Berbagai tulisannya menjelaskan tentang konsep dan aplikasi dokumentasi. Paul Otlet mendefinisikan dokumentasi sebagai pengumpulan, penyusunan, dan penyaluran setiap jenis dokumentasi dalam setiap bidang kegiatan manusia. Dua dokumen harus disebutkan di sini, dokumentasi Trait de (1934) dan Monde:Esai universalisme (1935). Dalam dua karya ini Otlet menjelaskan pendekatan baru terhadap hakikat pengetahuan dan representasinya dalam bentuk dokumen. Ia membayangkan suatu saat nanti buku-buku itu bisa hadir dalam bentuk multimedia. Gagasan mendapatkan informasi di World Wide Web kini diwujudkan melalui Internet.
Hal-hal yang terkandung dalam dokumentasi tersebut tidak terbatas pada tulisan dan gambar (grafik), tetapi juga objek lain yang memiliki nilai dokumenter. Nilai dokumen adalah segala sesuatu yang berpotensi menjadi pembawa informasi yang berguna, apapun bentuk objeknya. Otlet melihat perlunya sebuah lembaga atau organisasi dokumentasi yang misinya memastikan ketersediaan informasi melalui layanan informasi revolusioner, yang ia sebut sebagai kantor atau lembaga dokumentasi. Fasilitas ini mengumpulkan sumber informasi dalam berbagai format, seperti teks, gambar, dan objek tiga dimensi, sesuai kebutuhan. Semua ini terkait dengan metode umum, pembagian kerja kerja sama, dan perjanjian formal.
Menurut Otlet, semua dokumen dalam berbagai bentuk dan format harus diatur, diklasifikasikan, dan ditautkan. Mengenai dokumen teks, Otlet berpendapat bahwa perlu untuk mengidentifikasi informasi penting dan baru apa yang terkandung dalam dokumen tersebut. Duplikat atau konten retoris apa pun yang benar-benar salah dalam dokumen harus dihapus karena tidak diperlukan. Tujuannya adalah untuk menemukan inti dari informasi yang berharga. Jika semua ini dapat didokumentasikan (direkam) dengan cara yang terstandarisasi, maka semua rekaman tersebut dapat secara sistematis dihubungkan, diatur, atau ditata ulang di bawah konsep kerangka data menurut skema klasifikasi yang disebut Universal Decimal Classification (UDC). Â
Dalam pemikirannya, Otlet menekankan pentingnya membuat jenis dokumen baru dalam bentuk gambar, tabel, dan diagram yang menggabungkan, memadatkan, mengilustrasikan, dan menyederhanakan informasi yang awalnya bervariasi dan kaya. Tujuannya adalah untuk menggabungkan dan mengintegrasikan informasi yang muncul dan didistribusikan secara acak dan untuk mendapatkan representasi lain sedemikian rupa sehingga informasi atau pengetahuan tersebut tidak terpecah-pecah, tersebar, berulang, salah dan tidak lengkap.
Teknik Dokumentasi dalam Sistem Informasi Akuntansi
Dalam akuntansi terdapat sebuah sistem yang dinamakan sistem informasi. Sistem informasi adalah serangkaian proses formal dimana informasi dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pengguna. Sistem informasi menerima input, yang disebut transaksi, yang akan dikonversikan melalui berbagai proses menjadi informasi output, yang akan diberikan ke pengguna. Transaksi terbagi menjadi dua jenis yaitu transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri dari tiga subsistem yaitu sistem pemrosesan transaksi, pelaporan keuangan, sistem pelaporan manajemen (MRS), yang menyediakan manajemen internal dengan berbagai laporan keuangan untuk tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, pelaporan hasil dan tanggung jawab pelaporan.
Dalam akuntansi keuangan, semua transaksi bisnis perusahaan dicatat dan didokumentasikan secara sistematis. Dokumentasi dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah teknik penjelasan komponen-komponen sistem penginputan data, pengolahan data, penyimpanan, pembuatan laporan, dan pengawasan terhadap sistem yang disederhanakan dalam bentuk grafis agar lebih mudah dipahami, di evaluasi, serta dirancang dalam sistem informasi.
