Dengan perkembangan situasi saat ini, banyak perusahaan di berbagai industri terus berasumsi bahwa otomatisasi bukanlah sesuatu yang mereka inginkan atau butuhkan saat ini.
Pemikiran tersebut menurut saya ada benarnya juga. Premisnya adalah mungkin mereka terlalu fokus pada bagaimana menyelesaikan target-target jangka pendek, dan karena itu tidak punya waktu untuk memikirkan otomatisasi.
Di sisi lain saya melihat fenomena tersebut terjadi karena banyak pemimpin perusahaan yang belum melihat atau merasakan nilai dan manfaat dari proses otomatisasi.
Terlepas dari alasannya, pemikiran semacam ini bisa salah, dan bahkan sangat berbahaya di saat dunia bergerak cepat menuju digitalisasi dan otomatisasi.
Alasan Otomatisasi Proses Bisnis Penting
Menurut laporan berjudul The Sorry State of Digital Transformation in 2018 oleh Forrester, masih banyak perusahaan-perusahaan, baik pemain papan atas, tengah, dan apalagi bawah, yang belum menjalankan otomatisasi proses bisnis mereka.
Padahal otomatisasi proses bisnis dapat merupakan sumber utama keunggulan kompetitif, kenapa bisa? hal ini disebabkan jika suatu perusahaan mampu melakukan otomatisasi di seluruh proses bisnisnya, maka hipotesisnya adalah hal ini mampu meningkatkan customer experience konsumen.
It is obvious, isn't it? konsumen yang mengalami experience lebih baik, misalnya tidak perlu susah payah antre hanya sekedar untuk mengganti kartu ATM yang ber-chip, bukan?
Kalau konsumen merasakan experience atau bahkan sensasi yang menyenangkan maka mereka akan loyal dan pastinya akan getok tular atau word of mouth mengenai sensasi yang mereka rasakan tersebut.
Ujung dari perilaku konsumen yang demikian itu adalah pendapatan meningkat.
Jadi algoritma secara singkatnya adalah jalankan otomatisasi proses bisnis kemudian experience akan membaik dan pendapatan akan datang.
Otomatisasi proses bisnis mengacu pada penggunaan teknologi untuk menjalankan tugas atau proses berulang dalam sebuah organisasi di mana upaya manual dapat diganti.Â
Hal ini dilakukan untuk meminimalkan biaya, meningkatkan efisiensi, dan merampingkan proses
Alasan substansial lain kenapa perlu melakukan otomatisasi proses bisnis adalah bahwa dalam era ekonomi kapitalis modern, Manajemen Proses Bisnis (BPM) selalu penting.Â
BPM memungkinkan perusahaan untuk memahami "keadaan saat ini", mengidentifikasi area yang perlu adanya peningkatan, dan menyusun rencana tindakan untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan profitabilitas.
BPM juga menjadi kunci untuk menyelaraskan investasi dalam bidang teknologi informasi dan teknologi operasional dengan strategi bisnis secara lebih luas.
Yang Harus Dilakukan Perusahaan
Menurut MuleSoft Connectivity Benchmark Report, tren terpenting yang akan membentuk transformasi digital dalam waktu dekat adalah:
1. Pertumbuhan budaya digital savvy
2. Inovasi yang revolusioner
3. Agility suatu proses
4. Proses experience konsumen yang lebih mikro dan customized
5. dan tidak ketinggalan adalah big data untuk masa depan perusahaan bersaing dengan kompetitor, Data is the new oil.
Di berbagai contoh perusahaan yang telah sukses menjalankan otomatisasi, misalnya IBM, otomatisasi proses bisnis telah berdampak pada tempat kerja dengan berbagai cara yang positif.
Misalnya, dengan otomatisasi maka perusahaan akan mempunyai kesempatan untuk menghemat waktu dan mencapai skala ekonomi.
Kemudian dengan otomatisasi proses bisnis maka kegiatan-kegiatan pendukung misalnya transfer file, entri pesanan, pembuatan laporan, pemantauan log dan pelacakan dokumen akan lebih mudah.
Bahkan di kondisi yang kekinian, proses otomatisasi tersebut dapat memberikan dukungan kepada konsumen misalnya dengan chatbots, voicebots, dan voice assistant.
Semua hal tersebut pasti akan memberikan experience kepada konsumen yang lebih baik dan menyenangkan.
Dengan semua faktor tersebut, lantas apa yang harus dilakukan perusahaan?
Secara teoritis dan praktis, saya melihat ada beberapa langkah strategis yang bisa diambil oleh perusahaan untuk melakukan otomatisasi proses bisnis secara efisien.
1. Membangun pemahaman Bersama
Langkah fundamental dalam proses otomatisasi adalah dengan memulai pemahaman yang jelas tentang tugas apa yang terlibat, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan setiap tugas harus dilaksanakan.
Kesalahan elementer dalam proses otomatisasi adalah tidak membangun pemahaman ini dari awal. Tidak adanya pemahaman bersama ini akan menimbulkan chaos dalam proses.
Chaos dalam proses ini kemudian akan menyebabkan konflik yang lebih dalam dan berkepanjangan.
2. Menentukan tujuan yang jelas
Setelah kesepahaman bersama tersebut terbangun, maka langkah kedua adalah membuat tujuan yang jelas ketika perusahaan mengotomatiskan proses bisnis.
Kenapa ini perlu? tanpa tujuan yang jelas kenapa suatu proses diotomatiskan hanya akan membuang biaya dan sumber daya yang tidak jelas.
Dengan adanya tujuan yang jelas, maka suatu proses yang diotomatiskan akan mampu memberikan hasil yang terbaik, dengan efisiensi tinggi dan efektif.
3. Membuat skala ukuran keberhasilan yang tepat
Langkah ketiga adalah membuat skala pengukuran kinerja secara tepat. Saya banyak melihat perusahaan sukses di langkah pertama dan kedua, namun gagal di langkah ketiga.
Hal ini terjadi karena pemahaman dan tujuan yang sudah jelas dan terbangun dengan tepat, gagal diukur secara objektif.
Kegagalan pengukuran yang objektif ini hanya akan membuat perpecahan tim dan munculnya konflik dalam sekam karena semua orang akan merasa berhak mendapatkan nilai yang terbaik.
4. Harus mau berinvestasi
Setelah sukses di langkah pertama, kedua, dan ketiga, maka langkah selanjutnya adalah melakukan investasi untuk mendukung otomatisasi proses bisnis yang sudah direncanakan.
Nah, langkah keempat ini juga merupakan langkah yang vital. Tanpa kemauan untuk berinvestasi dalam teknologi informasi, maka keinginan untuk melakukan otomatisasi proses bisnis hanya akan menjadi rencana di atas kertas.
Kenapa? karena seperti yang sudah saya kemukakan di atas, otomatisasi proses bisnis harus didukung oleh digital, inovasi yang revolusioner, dan agility.
Tiga hal tersebut memerlukan fondasi teknologi informasi yang mumpuni, kekinian, dan tentunya costly.
Kesimpulan
Hal mendasar yang ingin saya simpulkan adalah bahwa dalam hal otomatisasi proses, kita tidak bisa membuang waktu hanya dengan terus merencanakan hal tersebut tanpa adanya eksekusi.
Jika bisnis perusahaan berlanjut dengan proses manual dan terus menoleransi ketidakefisienan yang tercipta bahkan selama 2-3 tahun, sudah jelas perusahaan akan tertinggal.
Namun, di saat yang bersamaan, kompetitor perusahaan yang lebih dulu menyadari nilai otomatisasi proses bisnis, akan mampu menciptakan strategi dan peta jalan untuk segera mendahului.
Perusahaan dapat memastikan kelangsungan bisnis, daya saing, dan pertumbuhan di masa depan, jika perusahaan memiliki rencana otomatisasi proses bisnis.
Itulah mengapa pemimpin perusahaan perlu memperbarui rencana bisnis perusahaan terkait dengan otomatisasi proses bisnis lebih cepat.
Jika saya ditanya oleh para pemimpin perusahaan, kapan waktu yang tepat memulai otomatisasi proses bisnis, maka jawabannya adalah:Â kemarin.
Salam hangat saya
Andesna Nanda, kandidat Doktor Ilmu Manajemen Universitas Brawijaya, praktisi perencanaan strategis, tinggal di Jakarta.
Referensi:
Harvard Business Review/Before Automating Your Company’s Processes, Find Ways to Improve Them
Harvard Business Review/How Companies Are Using Intelligent Automation to Be More Innovative
https://www.mulesoft.com/lp/reports/connectivity-benchmark
https://www.forrester.com/blogs/the-sorry-state-of-digital-transformation-in-2018/
