Penyimpanan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kalian tahu tidak apa itu Arsip? Arsip adalah kumpulan dokumen, catatan, rekaman kegiatan atau peristiwa lainnya yang disimpan secara sistematis dan berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Tujuan adanya pengarsipan adalah menyimpan informasi yang penting dan berharga dapat diakses dan digunakan kembali dalam jangka waktu yang panjang. 

Penyimpanan arsip di Kantor Dispusip merupakan proses fisik atau digital untuk menyimpan dan melestarikan catatan dalam kondisi aman. Hal ini termasuk pemilihan media yang sesuai dengan penempatan dan pengorganisasian yang teratur, dan penggunaan metode pengamanan yang tepat. 

Berbicara tentang penyimpanan arsip, arsip juga memerlukan Jadwal Retensi Arsip. Apa itu Jadwal Retensi Arsip ? Jadwal Retensi Arsip atau biasa disebut dengan JRA adalah jangka waktu atau kebijakan yang menentukan berapa lama dokumen atau arsip itu disimpan sebelum dimusnahkan atau diarsipkan secara permanen.  Untuk ruangan penyimpanan arsip, standar suhu dan kelembaban penyimpanan arsip harus ditetapkan maksimal suhu ruangan 20 derajat Celcius dan kelembaban maksimal atau tidak lebih dari  50%. 

  

Tak hanya itu, penyimpanan arsip di DISPUSIP juga memiliki ruangan khusus yang disebut dengan Depo Arsip. Depo Arsip adalah gedung atau ruangan penyimpanan arsip yang dirancang dengan struktur khusus, dan berfungsi sebagai perlindungan arsip serta mengutamakan tugas dan pemeliharaan dan perawatan arsip. 

Pada penyimpanan arsip di DISPUSIP, menyediakan Rotary Filing Cabinet(alat penyimpanan berputar). Rotary Filling ini adalah rak penyimpanan yang bergerak secara berputar, sehingga pada proses penempatan dan pencarian akan sangat mudah dan menghemat waktu, dan posisi penyimpanan pada alat ini adalah lateral. 

Penulis : Amelia Fatimah Azzahra, Nasya Meilia Pratiwi.

Dosen Pengampu : Nita Ismayati, S.S., M.Hum., Farli Elnumeri, S.S., M.Hum

Mata Kuliah : Manajemen Pusat Arsip

Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi

Fakultas Teknologi Informasi 

Universitas YARSI