Jika status aplikasi sudah ditutup atau segera dibuka, calon penerima manfaat tetap bisa melengkapi dokumen secara bertahap dengan melihat persyaratannya pada juknis FBK IB Internasional untuk tujuan kegiatan skala internasional, atau juknis FBK IB Domestik untuk tujuan kegiatan skala nasional.
Dari beberapa dokumen, salah satu yang paling membutuhkan elaborasi komprehensif adalah proposal. Calon penerima dana diminta untuk bisa menunjukkan urgensi keikutsertaan kegiatan yang dituju, serta membuat perincian anggaran biaya sepanjang perjalanan termasuk dengan referensi jumlah dana yang diminta dari setiap komponen.
Adapun konteks substansi lebih lengkap bisa dilihat pada bagian portal pendaftaran. Calon penerima manfaat Dana Indonesiana akan mengikuti proses seleksi ketat oleh tim komite seleksi dari Kemendikbudristek yang secara khusus bertugas untuk menilai proposal.
Tim penyeleksi Dana Indonesiana biasanya akan melakukan proses penyeleksian selama 1-2 minggu setelah aplikasi pengajuan terkirim. Selanjutnya, akan diberikan pengumuman melalui e-mail terkait dengan hasil seleksi. Jika lulus, status dalam portal pendaftaran akan berubah menjadi 'Lulus'.
Kemudian detail anggaran yang didapatkan akan diperinci pada e-mail. Langkah berikutnya, peserta diminta untuk mengirimkan dokumen berupa pakta integritas, surat pernyataan tidak terkait partai politik, fotokopi paspor, dan fotokopi buku tabungan dalam bentuk soft copy melalui e-mail dan mengirimkan berkas aslinya ke kantor Kemendikbudristek melalui jasa kurir.
Koordinasi selanjutnya dapat dilakukan pada WhatsApp untuk mengetahui dokumen lain yang perlu dilengkapi, beserta proses pencairan dana.
Sebelum pencairan dana, penerima manfaat akan diminta untuk menandatangani beberapa kontrak perjanjian Kerjasama yang dibubuhi materai untuk kemudian dibuat masing-masing dua rangkap dan dikirim dalam bentuk soft copy, serta secara langsung melalui jasa kurir.
Dalam proses pencairan, Kemendikbudristek akan memprioritaskan peserta yang akan berangkat dalam waktu dekat. Sehingga disarankan untuk penerima manfaat agar membeli kebutuhannya terlebih dahulu, seperti akomodasi, visa, atau hal lainnya. Berdasarkan pengalaman pribadi, dana bantuan baru diperoleh h-1 sebelum keberangkatan.
Walaupun, narahubung FBK IB memiliki kelambatan respon, peserta tidak perlu khawatir jika dana tidak turun atau pihak Kemendikbudristek akan memutuskan kontrak secara sepihak.
