Telah lama diketahui bila banyak instansi pemerintahan yang menyelenggarakan rapat di hotel. Baik di tingkat nasional, provinsi, kabupaten / kota, bahkan tingkat kecamatan. Rapat biasanya dilaksanakan di hotel yang lokasinya terjangkau dari kantor instansi tersebut. Meski terkadang dilaksanakan di luar kota meskipun tidak mengundang tamu atau pembicara dari kota tersebut. Hal ini menjadi dianggap sah-sah saja mengingat anggaran untuk rapat sangatlah besar. Pihak instansi pun menghindari dana yang sisa sehingga anggaran diupayakan habis untuk rapat di hotel.
Lalu timbul pertanyaan seberapa efektifkah penyelenggaraan rapat di hotel tersebut? Apakah dengan melaksanakan rapat di hotel membuat para PNS bersemangat? Tidak juga, masih banyak yang datang terlambat ke hotel dengan alasan macet. Apakah dengan melaksanakan rapat di hotel membuat setiap materi rapat tuntas dibahas? Tidak juga, justru biasanya hasil rapat belum jelas dan ini yang menyulitkan notulen dalam membuat ringkasan. Fakta-fakta ini saya dapat karena saya pernah beberapa bulan magang di salah satu kantor kementerian. Tentunya fakta ini tidak bisa dipukul rata.
Lalu bagaimana dengan biaya rapat di hotel? Durasi rapat yang hanya berkisar 3-4 jam sehari biasanya diikuti dengan booking kamar hotel untuk para PNS tersebut selama satu malam. Itu sudah termasuk paket makan siang, makan malam dan sarapan. Padahal belum tentu PNS tersebut menginap di kamar hotel. Dengan estimasi di hotel bintang 3, satu kali rapat dihadiri 20 orang dan satu orang mendapat boarding kamar seharga 1juta, ditambah biaya sewa ruang pertemuan sekitar 10juta maka anggaran setiap rapat minimal 30juta rupiah.
Pertanyaan lain muncul, sebenarnya apa alasan para PNS rapat di hotel? Selain untuk menghabiskan anggaran? Memangnya di kantor instansi pemerintahan tidak disediakan ruang pertemuan atau ruang rapat? Memangnya konsumsi rapat tidak bisa dibeli di toko kue terdekat? Sebenarnya apa urgensi rapat di hotel bila pada kenyataannya segala fasilitas sudah disediakan di kantor?
Pertanyaan diatas timbul bukan mengada-ada. Saya sudah beberapa kali berkunjung ke kantor pemerintahan daerah ataupun nasional. Kantor-kantor tersebut memiliki ruang rapat yang layak pakai. Dilengkapi dengan pendingin udara, layar projektor, pengeras suara, papan tulis, hingga meja dan kursi. Ruangannya tidak sumpek, tidak berbau. Jumlah ruangannya pun tidak sedikit. Jadi sangat kecil kemungkinan berebutan ruang rapat ketika tiap lantai atau tiap unit memiliki satu hingga dua ruang rapat.
Alasan yang kurang kuat bila hanya berkisah bagaimana anggaran rapat itu harus dihabiskan. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) Yuddy Chrisnandi pun akan segera mengeluarkan surat edaran kepada setiap instansi pemerintahan untuk tidak menyelenggarakan rapat di hotel.
Saya sendiri sangat setuju bila para PNS menghentikan budaya ini. Budaya menghambur-hamburkan uang untuk hal yang tidak jelas urgensinya tentu lambat laun merusak moral bangsa. Kita semua tahu banyak penduduk Indonesia yang belum pernah menginjakkan kaki di hotel karena untuk biaya makan sehari-hari saja masih terbelit hutang. Lain kasus bila PNS menyelenggarakan pelatihan ataupun lokakarya, hotel memang pilihan terbaik apabila di daerah tersebut tidak tersedia Balai Pelatihan.