Informasi dalam organisasi sangatlah penting keberadaannya, sebab organisasi tanpa informasi akan lumpuh dan tidak bersinergi. Ibaratkan aliran darah dalam tubuh, selama darah mengalir ke sekujur tubuh maka organ tubuh tetap hidup dan bergerak sesuai fungsinya. Agar tetap organ tubuh bergerak, tentu perlu dipelihara dan dijaga agar aliran darah tetap mengalir ke bagian-bagian organ dalam tubuh. Demikian pula, di dalam suatu organisasi jika terdapat informasi yang tidak sampai ke subsistem maka kegiatan akan berakhir. Di dalam organisasi keberakhiran informasi dalam hubungannya disebut entropy. Informasi yang bermanfaat bagi sistem perlu dihindari dari proses entropy tersebut. Dengan demikian, apa sebenarnya informasi itu? begitu penting keberadaannya dalam organisasi. Untuk memahami mengenai informasi, kita bahas mengenai data terlebih dahulu sebab sumber dari informasi adalah data.
Data menurut Jogiyanto adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu, sedangkan Informasi adalah sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Data yang memiliki nilai akan menghasilkan kualitas informasi. Data yang berkualitas menurut Dr. Marseto Donosepoetro harus memenuhi 3 ketentuan,
- Ketelitian data (precesion)
Ketelitian data dapat ditentukan oleh kecilnya perbedaan jika observasi yang menghasilkan data itu diulangi atau sumber data yang sama digunakan dalam observasi terhadap kasus yang sama.
- Komparabilitas data (comparability)
Data yang memiliki standarisasi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga tidak menyulitkan dalam mengambil suatu keputusan atau tidak menimbulkan keraguan.
- Validitas data (validity)
Data yang memiliki kegunaan yang tepat dengan kebutuhan dari suatu tujuan yang ingin dicapai pemakai, sebab data yang berkualitas belum tentu valid jika tidak menunjang tujuan pemakai. Data dapat diklasifikasi menurut jenis, sifat, dan sumbernya. Menurut jenisnya data dibagi menjadi dua, yakni data hitung dan data ukur. Jika dilihat dari segi sifatnya dapat dibagi dua diklasifikasi, yakni data kualitatif dan data kuantitatif. Dilihat dari sumbernya data dapat diklasifikasi menjadi data internal dan data eksternal.
Kualitas Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi sehingga begitu penting posisinya, sebab dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan dan berhubungan erat dengan nilai keputusan itu sendiri.
Fungsi utama dari informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Oleh karenanya kualitas informasi menjadi sangat penting. Kualitas informasi akan sangat tergantung kepada 3 hal seperti yang dikemukakan oleh Jogiyanto, yaitu sebagai berikut.
a. Informasi harus akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Mengapa informasi itu harus akurat? Sebab dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak informasi tersebut.
b. Informasi harus tepat pada waktunya Informasi yang dikirim atau diterima tidak boleh terlambat diterima si penerima, sebab informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Apalagi jika informasi tersebut merupakan dasar untuk dijadikan dalam pengambilan keputusan. Jika pengambilan keputusan terlambat maka berakibat fatal bagi suatu organisasi. Perlu dipahami, mahalnya informasi dikarenakan harus cepatnya didapat sehingga diperlukan teknologi informasi untuk mengolah dan mengirimkannya.
