Hospital Asset Management System, Kupas Tuntas Implementasi Sistem Informasi dalam Inventarisasi Aset Sarana dan Prasarana Rumah Sakit di Yogyakarta

Perkembangan digitalisasi sudah merambah ke berbagai sektor kehidupan, termasuk pada bidang kesehatan. Era Society 5.0 yang menghadirkan banyak kecanggihan teknologi mulai menjamur dan merasuki banyak bidang kehidupan dengan adaptasi artificial intelligence, cloud, dan berbagai bentuk digitalisasi lainnya. 

Sistem informasi menjadi salah satu bentuk adaptasi digital yang dimanfaatkan untuk mempermudah kehidupan manusia, lantas bagaimana implementasinya di rumah sakit sebagai fasilitas kesehatan?

Tenang saja, artikel ini akan mengupas tuntas terkait implementasi sistem informasi yang secara khusus membedah terkait inventarisasi aset sarana dan prasarana pada rumah sakit di Yogyakarta

Mengupas Sistem Informasi di Rumah Sakit Yogyakarta

Rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang memiliki tanggung jawab untuk memberikan pelayanan berkualitas kepada masyarakat. Keberhasilan rumah sakit untuk menjalankan fungsinya ditunjukkan dengan meningkatnya kualitas pelayanan rumah sakit terutama dengan mengadopsi sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS).

Menurut data yang sudah dikutip dari Kementrian Kesehatan, sekitar 48% rumah sakit di Indonesia atau setara dengan 1.257 rumah sakit sudah menerapkan SIMRS secara fungsional. Penggunaan SIMRS didasari oleh Permenkes 82 tahun 2013 tentang SIMRS rumah sakit yang diwajibkan menjalankan SIMRS (Darhayati et al., 2021). Untuk itu, mayoritas rumah sakit di Yogyakarta pun sudah menerapkan sistem informasi manajemen di rumah sakit.

Rumah sakit di Yogyakarta menggunakan berbagai jenis sistem informasi salah satunya bertujuan untuk manajemen aset dan inventaris. Sistem informasi ini membantu dalam pengelolaan aset yang dimiliki rumah sakit, khususnya alat medis, sarana dan prasarana juga obat-obatan.

Hospital Asset Management System: Apakah Efektif sebagai Inventarisasi Aset Sarana dan Prasarana Rumah Sakit?

Sistem informasi berperan besar dalam mempermudah pekerjaan manusia yang lebih praktis seperti berperan dalam inventarisasi aset sarana dan prasarana rumah sakit. Umumnya, rumah sakit di Indonesia termasuk Yogyakarta sudah banyak yang menerapkan asset management system (AMS).

Perlu diketahui, penerapan sistem informasi di rumah sakit ini dirancang untuk menjalankan berbagai fungsi seperti mengelola, memonitoring, dan mengontrol berbagai jenis aset yang tentu saja terdapat di rumah sakit. Aset tersebut bisa saja berbentuk sarana misalnya gedung, ruang perawatan, ataupun fasilitas. Bisa juga dalam bentuk prasarana, contohnya furnitur, peralatan medis, ambulance, komputer, dan masih banyak lagi.

Hospital asset management system (HAMS) atau sistem manajemen aset rumah sakit ini menjadi wujud implementasi sistem informasi yang bisa dimanfaatkan dalam inventarisasi aset sarana maupun prasarana di rumah sakit. Kira-kira apa saja fungsi utama dari sistem informasi ini?

Dengan kecanggihan teknologi informasi, adopsi AMS ini dapat menjalankan beberapa fungsi utama yaitu (1) mengidentifikasi dan melakukan pendataan seluruh aset rumah sakit, (2) melakukan pengelolaan status aset misalnya aset baru, rusak, diganti, ataupun sedang perawatan, (3) memonitoring lokasi dan penggunaan aset, (4) menyusun jadwal pemeliharaan juga perbaikan aset rumah sakit terutama jadwal kalibrasi dan pengujan rutin pada peralatan medis, (5) mendorong pengadaan dan menginisiasi penghapusan aset tak layak pakai, (6) melaksanakan audit dan pelaporan mengenai aset sarana dan prasarana rumah sakit.

Implementasi sistem informasi manajemen rumah sakit ini terbilang cukup efektif diterapkan di berbagai rumah sakit karena perannya yang sangat membantu tenaga medis dalam menjalankan tugasnya. Bayangkan saja jika saat ini rumah sakit masih secara manual dalam mengelola aset sarana dan prasarana? Pasti akan membutuhkan banyak kertas, ribet, dan sulit untuk dilakukan pencatatan bukan? 

Untuk itu, sistem informasi hadir untuk menjadikan proses inventarisasi lebih mudah, praktis, fleksibel, dan update. Dalam penelitian Danga et al., (2023) disebutkan bahwa, "sistem inventaris barang merupakan sistem yang mempermudah proses melakukan proses invetarisasi barang." Dengan demikian, berbagai sarana dan prasarana di rumah sakit dapat dikelola dengan sistem informasi yang berkembang dengan mengadopsi teknologi.

Inventarisasi asset manajemen RS berbasis web system mampu mencatat secara baik dan lengkap mulai dari data properties alat, database supplier penjual alat, data kondisi alat medis secara aktual, dapat menghitung besaran nilai aset hingga nilai penyusutan, track record perbaikan, pemeliharaan dan kalibrasi untuk masing-masing alat lengkap disertai gambar unit alat. 

Keunggulan sistem ini yaitu mampu mendokumentasikan seluruh kegiatan hasil pemeliharaan, pembuatan lembar kerja pemeliharaan, perbaikan dan kalibrasi alat medik termasuk pembuatan jadwal, pelaporan dan reminder kalibrasi alat medik yang akan jatuh tempo. Contoh sistem yang diterapkan yaitu EAM (Enterprise Asset Management) (Permatasari, 2019). 

Namun, jika menelisik lebih jauh lagi kebanyakan rumah sakit menerapkan sistem informasi berbasis web dalam melakukan inventaris aset berbentuk barang dan peralatan di rumah sakit (Danga et al., 2023). 

Rumah sakit yang terdapat di Yogyakarta seperti JIH, diketahui juga menggunakan sistem informasi dalam manajemen aset maupun inventarisasi sarana dan prasarana. Jenis sistem informasi tersebut yaitu Smart Asset Management. Sistem ini memungkinkan rumah sakit mengelola aset yang dimilikinya dengan lebih mudah, efektif, dan efisien.

Berdasarkan bahasan mengenai hospital asset management system ini, dapat dipahami jika implementasi sistem informasi terbukti efektif dalam meningkatkan kualitas pengelolaan aset sarana dan prasarana di rumah sakit. Untuk itu, rumah sakit skala kecil ataupun besar dapat mulai mengimplementasikan sistem informasi untuk mendapatkan berbagai kemudahan dan kepraktikan penggunaan. Tunggu apa lagi, yuk sigap dan siap hadapi era Society dengan digitalisasi!