Tulis Email Saja Tidak Bisa, Apa kata Dunia?

Sahabat  yang saya hormati,
Kali ini saya akan mencoba membagikan tips menuliskan email yang baik dan benar, semoga sahabat berkenan untuk membacanya.
Terkadang menuliskan email adalah hal yang tidak asing lagi bagi kita (Khususnya bagi pelajar). Namun pada kenyataannya masih banyak dari kita yang tidak bisa menuliskannya dengan baik dan benar. Bukan masalah yang terpenting terkirim atau tidaknya, tapi lebih pada penggunaan etika dan Estetika dalam menuliskan email itu sendiri.
Ketika saya membaca salah satu dari blog dosen yang mengeluhkan banyaknya mahasiswa yang belum bisa mengirimkan email dengan baik dan benar, maka sepatutnya saya berbagi info untuk sahabat semuanya.

Berikut saya kutip tulisan dosen tersebut sebagai bahan renungan bersama, semoga bermanfaat :

"Bagi seorang pengajar di perguruan tinggi, hal yang paling menggelisahkan adalah ketika melihat anak-anak didiknya tidak mengetahui cara berkomunikasi yang baik. Bahkan, meskipun berkomunikasi pada tingkat dasar. Misalnya, beberapa waktu yang lalu ketika saya memberikan tugas kuliah dan mewajibkan para mahasiswa untuk mengirimkan tugas tersebut via e-mail, saya mendapatkan beberapa hal yang mengejutkan. Pertama, ternyata tidak semua mahasiswa mengetahui etika berkirim e-mail. Kedua, ternyata hampir 80% memang tidak punya etika!!! Seharusnya ketika berkirim e-mail, sang pengirim sewajarnya menulis pada kolom “subject” tentang apa isi e-mail tersebut. Lalu, namanya juga kirim e-mail, seharusnya ada isi e-mailnya. Namun kenyataannya adalah, baik “subject” maupun “isi” e-mail KOSONG! Yang ada hanya lampiran tugas tersebut. Apa susahnya sih menulis beberapa kalimat pengantar untuk mengirimkan tugas tersebut? Misalnya, pada “Subject”: Tentang Tugas Pengantar Sastra. Lalu pada “Isi”: Bapak XXX Yth. Selamat siang. Berikut ini saya kirimkan file tugas pengantar sastra. Mohon untuk memeriksanya. Terima kasih atas perhatian Bapak. Salam, XXX. Tidak susah kan? Namun pada kenyataannya “common sense” seperti ini saja tidak mereka punyai. Sungguh menyedihkan! Bagaimana kalau anak-anak ini sampai lulus perguruan tinggi namun tetap tidak tahu cara berkomunikasi dengan baik? Ujung-ujungnya tidak hanya memalukan dosen pengajarnya, melainkan juga akan memalukan almamater mereka saja. Yang jelas, mahasiswa-mahasiswa “gagap” seperti ini tidak boleh diluluskan dari perguruan tinggi. Lebih baik dikembalikan saja ke SD atau SMP!"

Tulisan Dosen ini sangat menggelitik hati saya untuk kembali menyadarkan sahabat semuanya agar mulai belajar menuliskan email yang baik dan benar.

Berikut tips menulis email yang baik dan benar :

1.  Judul atau subject

Dalam mengirim email menulis judul sangat diperlukan agar penerima email memahami apa yang kita kirimkan. Dalam menuliskan judul harus singkat, padat dan jelas. Misalkan, "Tugas Asuhan Keperawatan Endokrin".

2. Kalimat Pembuka

Biasanya kalimat pembuka yang dipakai antara lain. "Assalamualaikum... Dengan Hormat", "Kepada Yth, Bapak xxx"
atau "Bapak xxx Yth. Selamat (siang, malam,pagi)". ini sangat perlu mengingat yang kita kirimkan tugas adalah dosen kita sendiri maka tidak baik ketika ini di abaikan.

3. Isi (kandungan)

Dalam hal ini isi merupakan bagian terpenting dalam mengirimkan email. pada bagian isi menyangkut apa yang hendak kita kirimkan. Misalnya "Nama saya xxx, saya ingin mengirimkan tugas tentang Asuhan Keperawatan Endokrin. Mohon kiranya bapak/ibu untuk dikoreksi.
Atau bisa mengunakan bahasa-bahasa yang baik lainnya.

4.  Penutup

Pada kalimat penutup ini berupa salam penutup dan ucapan terima kasih. Misal, "Terima kasih atas perhatiannya, wassalamualaikum..." atau ucapan penutup lainnya. :)

Tips dalam mengirim email juga harus perhatikan :
1. Tulisan harus singkat, padat, dan jelas

2. Tidak neko-neko

3. Maksud dan tujuan tersampaikan

4. Gunakan kalimat yang baku (tata bahasa sangat berpengaruh terhadap penilaian pembaca)

5. Hindari menggunakan singkatan, agar mudah dibaca

6. Hindari kesalahan dalam ejaan tulisan (agar tidak di anggap tergesa-gesa), di baca ulang-ulang sebelum mengirimkan email.
7. Jangan lupa berdo'a sebelum mengirim agar bisa diterima oleh dosennya.

Demikian sedikit tips dan cara mengirim email yang baik dan benar. :)

Setelah membaca tulisan diatas marilah kita berpikir sejenak, sudah baik kah kita dalam menuliskan email? sudah benarkah kita? apakah kita masih sekedar melampirkan filenya saja tanpa kalimat pembuka ataupun subject yang jelas, dan kalimat penutup yang baik?

semoga bermanfaat.. :)