Menurut Bovee dan Thill melalui buku Business Communications Today, terdapat proses komunikasi yang terdiri dari 6 tahap, yaitu sebagai berikut:
- Pengirim memiliki suatu ide atau gagasan
- Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
- Pengirim menyampaikan pesan
- Penerima menerima pesan
- Penerima menafsirkan pesan
- Penerima memberi tanggapan serta umpan balik kepada pengirim pesan
Dapat diartikan bahwa komunikasi ialah sarana atau alat yang diciptakan untuk dapat menjalin pengertian yang sama, serasi, dan akan menimbulkan dasar dari suatu tindakan dan terbentuknya suatu kerja sama. Maka berikut ini bentuk dari peranan komunikasi, yaitu:
- Sebagai alat untuk menciptakan kesamaan dalam hal pengertian
- Sebagai alat untuk penggerak tindakan atau reaksi pesan dari komunikator. Elemen –elemen dalam komunikasi, yaitu:
- Pengirim, misal: penulis, pembicara, pembuat pesan
- Isi dari pesan yang akan disampaikan
- Media yang digunakan, misal: surat, memo, laporan, peta, dan sebagainya
- Penerima pesan, misal: pendengar, pengamat
Motivasi untuk melakukan komunikasi adalah:
- Memcahkan masalah
- Mengurangi ketidakpastian (konfirmasi)
- Meningkatkan keyakinan
- Pengawasan situasi (controlling)
- Umpan balik (feedback)
Hambatan Komunikasi
Beberapa faktor penghambat dalam komunikasi adalah
- Masalah dalam pengembangan pesan
- Kadangkala dalam proses pengembangan pesan terdapat beberapa masalah, misal keraguan mengenai isi pesan, merasa asing dengan situasi yang terjadi, terjadi pertentangan dalam hal emosional, terdapat kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
- Masalah dalam menyampaikan pesan
- Masalah yang dapat muncul secara umum adalah tempat duduk yang kurang nyaman, penerangan ruangan yang kurang, konsentrasi audiens yang terganggu, pandangan audiens yang terhalang pilar atau tiang, jarak audiens yang terlalu jauh, dan sebagainya.
- Masalah dalam menafsirkan pesan
- Salah tafsir dapat terjadi karena perbedaan latar belakang usia, tingkat pendidikan, status sosial, jenis kelamin, keadaan ekonomi, dan sebagainya yang akan mempengaruhi tingkat pemahaman suatu masalah pada seseorang atau kelompok.
Kesalahan dalam penafsiran kata dapat memiliki makna ganda atau ambigu yang dapat disebabkan majemuknya latar belakang budaya.
Untuk dapat melakukan komunikasi secara efektif, maka perlu diperhatikan beberapa hal berikut:
- Ketelitian saat membuat pesan
Selalu perhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi, serta kenali bagaimana audiens yang akan di tuju. Menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele-tele, serta jelas. Memberikan penekanan dan pengulangan untuk beberapa hal yang penting.
- Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi
Memilih media atau saluran komunikasi yang baik, jika diperluukan mengatur sedemikian rupa agar dapat menarik perhatian dan konsentrasi dari audiens (penerima pesan). Jika komunikasi yang disampaikan secara lisan, mengusahakan mencari lokasi atau tempat untuk proses penyampaian pesan tersebut lebih nyaman, rapi, teratur, dan sejuk.
- Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan
Jika seorang komunikator atau pengirim pesan dapat menghendaki suatu umpan balik yang cepat, maka memilih media komunikasi yang cepat misal saluran telepon atau proses tatap muka secara langsung. Namun apabila sebaliknya, maka dapat memilih dengan cara lain untuk penyampaiannya, seperti melalui tulisan misal menggunakan surat, kuesioner, atau email.
Keberhasilan dari suatu usaha atau bisnis tentu tidak dapat lepas dari adanya kelancaran dalam hal berkomunikasi, baik secara individu maupun organisasi dan perusahaan yang memiliki keberhasilan dalam hal komunikasi, tentu akan lebih sukses dibandingkan dengan perusahaan yang lemah akan komunikasinya. Arus dalam komunikasi pada suatu organisasi harus menyesuaikan bentuk struktur organisasi dan etika profesi yang cenderung bersifat formal dan tertulis digunakan untuk mengindari kesalahpahaman yang mungkin akan terjadi dan menghambat jalannya operasional dalam perusahaan.
