Perlukah Administrasi Sebuah Kegiatan Outdoor?

Foto didepan basecamp.| dok pri

Respon terhadap Situasi dan Siap apa yang ditanyakan setelah Pulang

Pepatah mengatakan lain padang lain ilalang, beda orang ya beda penyesuaian beda cara berkomunikasi, selang beberapa bulan berlalu, tepatnya awal november saya dan teman-teman desa pergi  ke kawasan pantai Kukup Gunung Kidul, Yogyakarta, lagi-lagi kami putuskan membuat rencana. Ketika saya sedang mencatat, teman bilang, “itu membuang waktu saja tak usah dibikin sulit, yang penting kita iuran pergi bersenang-senang soal biaya kurang kita patungan lagi,” katanya.

Anggapan itu tidak ada salahnya, saya pun menanggapi permintaan teman tadi, apa yang terjadi karena kami berjumlah 8 personil setelah dikroscek kami gunakan mobil jenis MPV milik teman dengan batas 24  jam, akhirnya satu per satu personil muncul keraguan bahwa rencana itu perlu dimatangkan terutama rasio antara waktu tempuh tujuan dengan biaya yang dibutuhkan tiap personil kami, bila dana kurang di luar dugaan, jadi ada cadangan.

Ketelitian mengantarkan kegiatan yang saya agendakan berjalan lancar, tapi tidak mudah untuk membuat perhitungan bersama teman-teman, pikiran dan kemauan saat dilokasi tujuan menjadi berbeda-beda tidak terkontrol, bila dari awal kami tidak rembugan secara terbuka, meskipun teman satu desa, walau rute tidak terlalu jauh antara Pekalongan-Gunung Kidul sekitar 6 jam perjalanan, susunan harus matang.

Berangkat malam hari sambil menikmati perjalanan, tepat waktu subuh, tibalah kami di kawasan Gunung Kidul, cuaca cerah menyambut kami di Pantai Kukup, berfoto dan merasa puas, istirahat sejanak, sorenya kami putuskan mampir di  malioboro, akhirnya kami pulang setelah sampai di rumah  pukul 11 malam tubuh kami terasa capek sekali, dan yang menjadi pertanyaan kami, yap, apakah dana masih tersisa? tanya seorang teman, saya sodorkan kembali rincian biaya untuk apa saja sudah tercatat diatas kertas mari kita lihat rincian pengeluaran kita, setelah dijelaskan secara gamblang barulah tahu, semuanya terlacak mana yang diprioritaskan dan mana yang dikesampingkan sehingga di jalan tidak membuang-buang waktu, untuk dana ternyata masih ada sisa, mumpung perut masih lapar, langsung malam itu pun kami sepakati untuk beli nasi goreng, asyik.

Menyapa pagi di pantai kukup.| dok pri

Sebagai Bukti Pendukung

Jadi Perlu atau tidak dan administrasi tidak melulu tentang surat-surat, dalam lingkup kegiatan outdoor tergantung dari kepentingan kita  masing-masing, namun harus dilihat dari aspek lamanya kegiatan dan banyak-sedikitnya  orang yang terlibat sehingga tahu skala besar kecilnya, sebagai contoh diri kita menjadi panitia atau peserta sebuah agenda suatu kegiatan tentunya kita dihadapkan berupa dokumen formulir pendaftaran, kuitansi pembayaran dan undangan, nah termasuk administrasi tersebut, beberapa orang mengatakan tidak perlu, karena yang penting adalah iuran, nimbrung teman baru, puas habiskan waktu setelah itu  selesai. 

Namun ada pula yang perlu dibuat administrasi tujuannya untuk mengelola kegiatan, mengontrol jumlah orang dan meminimalisir kesalahpahaman antar individu sebelum-sesudah kegiatan berlangsung, Sekali lagi, bagaimana enaknya kembali ke diri kita masing-masing. Walhasil, toh administrasi semata-mata dapat digunakan sebagai pendukung sebuah kegiatan berupa bukti autentik, atas kegiatan yang sudah direncanakan, sehingga apabila di lain hari ditemukan atau terdapat suatu kejanggalan, maka bisa di klaim sesuai prosedur dan sebagai bahan referensi apabila kita mau mengadakan lagi kegiatan outdoor di waktu yang akan datang.