Pada dasarnya laporan merupakan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi, di mana (where) kejadian tersebut berlangsung, bilamana (when) kejadian itu terjadi dan mengapa (why) hal itu terjadi, siapa (who) yang bertanggung jawab terhadap sesuatu yang telah terjadi, serta bagaimana (how) kejadiannya. Konsep ini dikenal dengan istilah SW 1H.
 Tujuan Laporan
Tujuan penyusunan laporan adalah untuk menjadikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Oleh karena itu, materi laporan yang disampaikan hanya yang perlu diketahui oleh pihak pembaca.
Pada umumnya laporan digunakan untuk menyampaikan tujuan yang bersifat umum sebagai berikut:
Memantau dan mengendalikan suatu kegiatan.
Membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditentukan
Memenuhi persyaratan.
Mendokumentasikan kegiatan
Merupakan pedoman untuk persoalan tertentu
Fungsi Laporan
Fungsi Laporan Fungsi laporan dapat dijabarkan sebagai berikut:
