Baik tidaknya suatu prosedur dinilai dari manfaat dan efektivitas penggunaannya, bukan dari dari sedikit banyaknya jumlah halaman, atau tebal tipisnya halaman. Prosedur yang sarat narasi selain sulit dipahami juga akan membuat penggunanya tidak tertarik untuk menelaah isinya. Prosedur hendaknya memuat peta pengendalian yang menjelaskan bagaimana suatu proses seharusnya dijalankan agar hasilnya bisa efektif secara konsisten.
Pembuatan prosedur perlu memperhatikan prinsip-prinsip komunikasi agar prosedur memiliki daya tarik. Komunikasi adalah masalah siapa menyampaikan apa kepada siapa, dengan menggunakan media apa. Media yang dipakai bisa memberikan efek positif tapi juga bisa sebaliknya. Bila apa yang ingin disampaikan tidak jelas maka kemungkinan besar apa yang ingin dicapai tidak akan tercapai.
Dua prinsip utama dalam menyiapkan prosedur adalah :
1. Tujuan harus jelas, harus spesifik, realistis dan tidak sarat narasi. Menggunakan gambar atau diagram alir akan lebih baik
2. Bahasanya harus ringkas tapi jelas. Seperti prinsip KISS. Keep it sweet and simple
Sumber : Buku "101 Kesalahan Konsepsi - Pengembangan dan Implementasi Sistem Manajemen Mutu Standar Internasional ISO 9001" By WIlly Susilo
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
