Hallo sobat!, apakah kalian tahu bahwa peran arsip dalam organisasi itu sangat penting? memangnya seberapa penting sih pengelolaan arsip di lembaga atau organisasi itu. Yuk mari kita bahas.
Apa itu arsip? arsip terbagi menjadi beberapa bagian pada pembahasan kali ini kita akan fokus pada 2 jenis arsip saja yaitu arsip statis dan arsip dinamis, secara garis besarnya arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang memiliki tingkat kepentingan yang sangat tinggi bagi keberlangsungan suatu lembaga atau komunitas yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara. Arsip statis adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan memiliki nilai kesejarahan bagi pencipta arsip kemudian masa retensinya sudah habis, sedangkan arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan untuk keberlangsungan lembaga dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
dari penjelasan diatas tentunya dalam melakukan pengelolaannya pasti berbeda menurut Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun 2018 tentang pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efeisien, efektif, dan sistematis meliputi pencipataan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efesien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
dalam hal ini tentunya membutuhkan pusat arsip untuk mengelola dengan baik dan sesuai standar yang berlaku. Apa itu pusat arsip? Pusat arsip adalah tempat untuk mengelola dan menyimpan arsip inaktif yang telah dibuat dari suatu lembaga dengan dilengkapi sarana dan prasarana yang sesuai standar nasional. pendirian ini dilatar belakangi oleh beberapa hal diantaranya sebagai berikut
1. Cost Saving
Menurut Imam Gunarto dalam tulisan yang berjudul Manajemen Pusat Arsip mengungkapkan 70% arsip tercipta adalah rekod inaktif sedangkan biaya yang digunakan untuk sewa perkantoran sangat mahal, maka diperlukan tempat penyimpanan rekod inaktif yang lebih murah untuk mengurangi biaya pengelolaan (ruang simpan, alat, sumber daya manusia dll)
2. Penyelamatan aset organisasi
dengan adanya pusat arsip tentunya aset -- aset yang ada akan terpindai dari yang sudah tidak berguna hingga aset yang masih berguna
3. Kenyamanan ruang kerja
dengan adanya pusat arsip sudah pastinya memiliki ruang yang terpisah antara berkas dan ruang kerja lainnya, itu pastinya akan membuat kenyamanan.
Pusat arsip juga memiliki fungsi yaitu tempat penyimpanan rekod indaktif, pusat referensi organisasi, pusat pengelolaan rekod inaktif dan melayani penggunaan, pemeliharaan, pemusnahan rekod. dengan tujuannya adalah pengurangan volume rekod organisasi, pengamanan rekod seluruh organisasi, pencipataan kontrol yang tepat untuk menjamin aliran rekod dari tempat yang mahal ke ketempat yang lebih murah, serta melakukan pembebasan ruang kerja dari tumpukan rekod.
Salah satunya kunjungan yang diadakan Universitas Yarsi Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi ke Dispusip Jakarta penulis menemukan salah satu yang menarik perhatian yaitu tentang pengamanan arsip yang dimana disalah satu ruangan ada tempat penyimpanan arsip vital yang ada pada jaman Belanda masih disimpan sampai sekarang dan disimpan dalam brankas tersebut yang menariknya adalah brankas tersebut didatangkan langusng dari Jerman tentunya dengan teknologi khusus yaitu tahan api. Ini yang membuat penulis tertarik karena brankas ini hanya ada 1 di Indonesia dan hanya bisa dimiliki oleh Dispusip Jakarta.
mungkin segitu saja sobat pembahasan kita mengenai arsip. semoga ini menjadi pengetahuan baru bagi para sobat diluaran sana yang masih awam tentang kerasipan ini atau yang ingin terjun kedalam dunia kearsipan.
akhir kata saya ingini mengucapkan terima kasih kepada Bapak/Ibu dosen yang telah membimbing sampai akhir dalam melakukan penulisan ini. Dosen Pembimbing, Ibu Nita Ismayati dan Bapak Farli Elnumeri Universitas Yarsi Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi
