Di era perkembangan teknologi yang begitu cepat saat ini, kehadiran internet dan media sosial membuat berbagai organisasi mulai dari pemerintahan, organisasi swasta hingga organisasi non-profit berlomba-lomba untuk memanfaatkan media tersebut sebagai salah satu sarana komunikasi dengan publiknya. Kondisi tersebut menunjukkan adanya penyesuaian bagaimana praktik-praktik hubungan masyarakat dijalankan. Dari semula mengandalkan media cetak dan kegiatan tatap muka, mengalami penyesuaian dengan pemanfaatan website dan media sosial.
Namun demikian seringkali pelaksanaan aktivitas humas menggunakan media internet seolah-olah tidak memberikan manfaat karena informasi yang disajikan terkesan monoton dan seringkali tidak sesuai dengan kebutuhan publik. Bahkan pada beberapa kasus media sosial ataupun website humas diibaratkan sebagai diary pimpinan organisasi karena informasi yang disajikan didominasi oleh berbagai aktivitas dan kegiatan pimpinan organisasi. Akibatnya usaha untuk membangun hubungan dengan publik menjadi tidak berhasil karena apa yang disajikan tidak sesuai dengan kebutuhan publik.
Asisten Deputi Hubungan Masyarakat Kementerian Sekretaris Negara, Eddy Cahyono Sugiarto  di dalam tulisannya pada tahun 2018 menyebutkan saat ini bentuk publikasi yang bersifat formal dan kegiatan seremonial kini tidak lagi menarik perhatian masyarakat, yang kini lebih menuntut akan konten-konten yang menarik dan shareable pendekatan humanisme lebih menjadi sesuatu daya tarik tersendiri.
Berbagai contoh permasalahan yang sudah dikemukakan sebelumnya diduga karena ada salah satu bagian penting dalam konsep humas yang sering dilupakan oleh praktisi humas yakni tentang perencanaan humas. Beberapa hal yang menjadi penyebab diantaranya humas seringkali diisi oleh orang-orang yang tidak kompeten bahkan tidak memiliki passion dalam pelaksanaan tugas tugas humas. Belum lagi adanya masalah terkait birokrasi yang mana adanya keengganan dari praktisi humas untuk memberikan masukan atau saran kepada pimpinan organisasi sehingga pelaksanaan humas berjalan secara intuitif atau dengan kata lain mengikuti keinginan pimpinan. Kegagalan-kegagalan tersebut salah satunya diduga karena tidak adanya perencanaan tentang bagaimana praktik humas akan dijalankan. Oleh karena itu penting bagi praktisi humas untuk terlebih dahulu memahami bagaimana lingkungan eksternal dan lingkungan internal tempat organisasi beraktifitas.
Riyanto dkk (2021 : 11) menjelaskan bahwa Lingkungan eksternal merupakan sekelompok faktor atau kondisi yang berada di luar organisasi tetapi mempengaruhi organisasi dalam beberapa hal. Selanjutnya Organisasi tentunya tidak bisa lepas dengan lingkungan eksternal dimana lingkungan eksternal memberikan pengaruh kepada organisasi dan organisasi harus menyesuaikan atau beradaptasi dengan lingkungan eksternal agar tetap eksis dan terus berkembang.
Selanjutnya lingkungan internal organisasi merupakan semua elemen sumber daya yang ada di dalam organisasi yang terdiri dari pimpinan dan anggota organisasi, pemegang saham dan dewan direksi, manajemen dan aktivitas organisasi, modal dan peralatan fisik, budaya organisasi dan aturan-aturan di dalamnya.
Kembali kepada perencanaan humas, salah satu tahapan yang sangat krusial adalah tentang pentingnya riset awal untuk memahami situasi dan kondisi organisasi. Riset ini diantaranya dilakukan menggunakan metode analisis seperti analisis SWOT. Analisis ini ditujukan agar humas paham betul bagaimana kondisi lingkungan internal dan eksternalnya. Dengan demikian usaha-usaha pembangunan komunikasi dengan publik dapat disesuaikan dengan kebutuhan publik.
Menurut Rangkuti (2021) Analisis SWOT adalah suatu identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan, analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strength) dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weakness) dan ancaman (threats). Â Selanjutnya analisis terhadap kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) merupakan bagian dari faktor internal bagi organisasi. Adapun sisanya yakni analisis terhadap peluang (opportunities) dan ancaman (threats) menjadi tahapan untuk memahami faktor eksternal organisasi.
Gregory (2010 : 58) menjelaskan bahwa analisis SWOT tersebut ditujukan untuk mengidentifikasi dan kemudian memprioritaskan permasalahan utama yang dihadapi organisasi untuk merancang program hubungan masyarakat yang ditujukan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Melalui analisis ini diharapkan organisasi paham apa yang menjadi kekuatan dan kelemahannya untuk kemudian hal hal tersebut menjadi landasan bagi penyusunan perencanaan humas. Begitu juga organisasi diharapkan paham tentang peluang dan ancaman yang menjadi faktor eksternal organisai sehingga peluang yang ada dapat dimaksimalkan dan ancaman yang ada dapat dimitigasi sejak dini.
Sebagai contoh, ketika praktisi humas berdasarkan risetnya memahami adanya kelemahan bahwa organisasi selama ini tidak menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh publik, ini bisa menjadi ide untuk kedepannya bisa menyusun informasi yang berkaitan dengan kebutuhan publik. Contohnya pada Lembaga pemerintahan yang memberikan pelayanan masyarakat tentu akan lebih bijak apabila media-media tersebut memberikan informasi tentang layanan yang disediakan sehingga memudahkan masyarakat dalam mengakses layanan.
Dengan memahami kondisi internal dan eksternal organisasi diharapkan praktik-praktik humas dapat lebih terarah dan fokus kepada usaha membangun komunikasi dengan publiknya. Termasuk penyediaan informasi juga dapat disesuaikan dengan berlandaskan kepada hasil riset terhadap kekuatan, kelemahan, peluang hingga ancaman yang mungkin terjadi pada organisasi. Oleh karena itu humas harus mulai berbenah dengan mengurangi dominasi informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan publik seperti kegiatan seremonial atau bahkan kegiatan pimpinan dengan tujuan agar tercipat komunikasi yang lebih baik dengan publik.
Daftar Pustaka
- Gregory, Anne. (2010). Planning and Managing Public Relations Campaigns A. Strategic Approach (PR in Practice). London: Kogan Page
- Rangkuti, Freddy. (2009). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta : Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama
- Riyanto dkk (2021). Analisis SWOT Sebagai Penyusunan Strategi Organisasi. Yogyakarta : Percetakan Bintang.
- Setneg.go.id. (2018, 17 Desember). Disrupsi dan Humas Pemerintah 4.0. Diakses pada 4 Juli 2024, dari https://setneg.go.id/baca/index/disrupsi_dan_humas_pemerintah_40
