UK Chartered Institute of Public Relations sebagaimana dikutip oleh Gregory (2010 : 3) mendefinisikan Humas sebagai disiplin ilmu yang menjaga reputasi dengan tujuan untuk mendapatkan dukungan serta mempengaruhi opini dan perilaku. Untuk mencapai tujuan tersebut tentunya memerlukan perencanaan dan proses yang berkelanjutan sehingga hubungan baik antara organisasi dengan publiknya dapat terjalin dengan rasa saling pengertian.
Perencanaan humas yang dilakukan tanpa melakukan riset atau analisis apapun diistilahkan oleh Smith (2005 : 15) sebagai aktivitas "Shooting In The Dark" atau "menembak di dalam kegelapan". Tanpa adanya riset dalam perencanaan, hal ini tentunya berdampak kepada efektifitas kinerja humas karena ada kesulitan bagi humas untuk mencapai target sasaran humas tidak dapat "melihat" situasi dan kondisi yang ada. Kebutaan humas akan hal ini berpotensi kepada program yang dihasilkan bisa saja tidak akan menarik perhatian publik.
Penyusunan perencanaan tersebut memerlukan proses penelitian. Proses penelitian tersebut menurut cutlip center dan broom meliputi berbagai tahapan yang dimulai dari Riset Formatif, Riset Program, Riset Pemantauan hingga Riset Evaluasi. Masing-masing tahapan ini memiliki berbagai kegunaan.
Terkait Riset Formatif diperlukan untuk mengumpulkan data dan menafsirkan data sehingga praktisi humas dapat mengidentifikasikan isu, permasalahan dan peluang yang dimungkinkan akan dihadapi organisasi. Riset formatif ini memiliki beberapa tahapan yakni (a) analisis situasi, (b) analisis organisasi dan (c) analisis publik.Â
Analisis situasi diperlukan untuk mendapatkan pengetahuan tentang peluang atau hambatan yang harus diatasi di dalam program yang akan ditetapkan. Selanjutnya, analisis organisasi diperlukan untuk memahami kondisi lingkungan internal. Persepsi publik dan analisis terhadap lingkungan eksternal. Terakhir ada yang dikenal dengan analisis publik. Analisis ini ditujukan untuk mengetahui keinginan, kebutuhan dan harapan dari publik terhadap suatu isu yang ada di organisasi.
Selanjutnya Riset program ditujukan untuk memastikan bahwa rencana tindakan yang sudah diusulkan telah difikirkan dan diinformasikan secara baik. Dalam tahapan riset program, terhadap 3 tahapan yaitu (a) menetapkan tujuan dan sasarana, (b) merumuskan strategi aksi dan respons serta (c) menggunakan komunikasi yang efektif. Tahapan riset program ini merupakan inti dari suatu perencanaan karena berhubugan erat dengan bagaimana pengambilan keputusan hingga dampak yang diharapkan dari komunikasi yang telah dilakukan organisasi.
Ada juga yang dikenal dengan riset pemantauan yakni ditujukan untuk memeriksa apakah program berjalan sesuai dengan rencana pada saat dilaksanakan. Pada tahap ini terdapat pertimbangan berbagai alat komunikasi yang akan digunakan. Adapun beberapa tahapan yang berkaitan dengan riset pemantauan yakni (a) memilih taktik komunikasi (b) Penerapan rencana strategi.
Terakhir ada riset evaluasi yakni ditujukan untuk melihat apakah program telah mampu mencapai tujuan yang diinginkan. Â Tahap ini penting karena melihat sejauh mana tujuan yang sudah dibuat mampu dipenuhi atau tidak. Jika mampu dipenuhi maka aktivitas komunikasi yang sudah ada dilanjutkan. Adapun jika belum mampu dipenuhi tentu perlu penyesuaian untuk mengubah atau melanjutkan aktivitas komunikasi. Selanjutnya dalam hal evaluasi perencanaan diperlukan metode spesifik untuk mengukur efektifitas setiap taktik yang telah direkomendasikan dalam upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Ramadani, Thoriq. (2022 : 46 -47) menjelaskan tentang pentingnya humas untuk melibatkan segenap karyawan dalam penyusunan rencana komunikasi tahunan. Pelibatan tersebut dapat diwujudkan dengan membangun komunikasi internal yang baik serta mengkomunikasikan tujuan yang realistis. Jangan sampai ketidakpuasan karyawan terhadap internal organisasi membuat pihak internal justru menjadi penggagal terhadap rencana yang sudah disusun.
Tanpa perencanaan yang baik tentu dapat berakibat tidak tercapainya tujuan humas secara optimal. Sebagai contoh ketika humas tidak mampu mendefinisikan publiknya, maka bisa saja informasi-informasi yang disampaikan tidak sesuai dengan harapan dan ekspektasi publik. Berbagai contoh dapat dengan mudah kita temukan salah satunya melihat kepada bagaimana humas dikelola di instansi pemerintah yang tidak professional. Pemanfaatan berbagai macam media seringkali dikelola secara intuitif saja atau bahkan mengikuti "selera pimpinan" sehingga melahirkan konten-konten yang tidak sesuai dengan kebutuhan publiknya.
Contoh nyata di Indonesia, berbagai instansi pemerintah masih menyajikan pesan yang tidak sesuai dengan kebutuhan publiknya. Pesan yang disajikan lebih berorientasi kepada upaya untuk "menyenangkan pimpinan" dibandingkan memberikan upaya untuk memberikan layanan kepada masyarakat.Â
Oleh karena itu hendaknya dengan penyusunan perencanaan yang didukung dengan riset yang baik, praktisi humas dapat menyajikan data dan informasi sebagai landasan dalam penetapan dokumen perencanaan humas. Melalui penyediaan hasil analisis dan riset ini ini diharapkan pimpinan organisasi yang masih menganggap media instansi sebagai media pribadinya mulai tersadarkan bahwa ada kepentingan publik yang lebih luas yang berkaitan dengan tujuan organisasi.
Daftar Pustaka
Gregory, Anne. (2010). Planning and Managing Public Relations Campaigns A. Strategic Approach (PR in Practice). London: Kogan Page
Ramadani, Thoriq. (2022). The Government Public Relations Handbook. Yogyakarta: Penerbit CV. Bintang Semesta Media.
Ronald D. Smith (2005) Strategic Planning for Public Relations. New Jersey : Lawrence Erlbaum Associates Publisher.
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H