Mengurus Sendiri Visa UK untuk Keluarga

Urusan visa sebelum berangkat ke luar negeri, memang jadi salah satu tantangan kita keluarga Indonesia. Kebanyakan negara membutuhkan pengurusan visa untuk si paspor hijau, sehingga kadang walaupun kita sudah menemukan harga ideal di platform travelling, kita masih maju mundur untuk membeli tiket karena kita tahu ada perihal visa yang bisa jadi penghalang rencana bepergian.

Ketika kami berencana melakukan perjalanan ke United Kingdom tahun 2023 ini, kami belum membeli tiket hingga 1 bulan sebelum keberangkatan. Pertimbangannya ya karena visa ini, terlebih dengar-dengar mengurus visa UK setelah pandemi akan lebih sulit, selain memakan waktu lebih lama dari sebelum pandemi.

Kami mengurus sendiri, tidak melalui agen, dikarenakan angkanya lumayan besar untuk kami berempat yaitu sekitar 1,8 juta rupiah (120 USD) per orangnya.

Melalui agen travel tentunya akan dikenakan biaya tambahan lagi, yang mana ketika kami cek ke Dwidaya Travel adalah sebesar Rp 2,75 juta rupiah per orang per informasi Januari 2023.

Lumayan signifikan ya apalagi dikali empat. Ditotal-total selisihnya bisa sampai 3,8 juta rupiah. Lumayan. Syarat pengurusan visa UK sebetulnya bisa dengan mudah diperoleh di website mereka di sini.

Syarat-syarat dokumen yang harus disiapkan bisa dibilang sama dengan yang diminta agen:

1. Paspor masa berlaku minimal 8 bulan + Paspor lama. Jangan lupa, setiap paspor harus discan semua lembarannya (ya, semua). Jadi kalau satu paspor isinya 48 halaman, ya 48 halaman tersebut harus discan. Dan harus dibuat ke dalam file PDF sebesar max 2 MB. Lebih dari itu seingat saya tidak bisa diupload ke sistem.

2. Surat Sponsor dari tempat kerja/tempat usaha

3. Pas foto berwarna 3,5cm x 4,5cm = 2 lembar terbaru,background putih, sebisa mungkin memakai baju warna gelap supaya kontras dengan background foto yang harus berwarna putih. Saran saya lebih baik dibuat di studio foto yang biasa membuat foto visa, karena mereka sudah berpengalaman dengan komposisi wajah kita yang harus mendominasi 80% dari area foto.

4. Copy rekening/tabungan 3 bulan terakhir dengan nama jelas pemilik tabungan (cover depan) dan rekening/tabungan yang menunjang dengan memiliki saldo minimal rata-rata (50 juta) dan Surat Referensi dari bank yang menyatakan kita betul-betul nasabah mereka.

Waktu itu kami mengajukan hanya menggunakan rekening atas nama suami. Saya baca-baca banyak kasus yang ditolak salah satunya karena rekening yang diajukan baru diisi dengan nominal uang menjelang pengajuan visa. Jadi pastikan Anda tidak melakukan hal ini

5. Copy KTP, KK, Copy Akte Nikah. Untuk dokumen KTP saya tidak mengurus translation ke dokumen bahasa Inggris, tapi dua dokumen lainnya saya urus.

6. Anak sekolah. Copy Akte Lahir Anak, Surat Keterangan Sekolah bahwa anak terdaftar sebagai siswa di sekolah tersebut, jika ada hak asuh untuk anak apabila orangtua bercerai, harus ada juga suratnya.

7. Print Out Tiket, nama dan alamat hotel UK. Ketika kami mengajukan visa, kami belum mengurus ini sama sekali, dan tetap disetujui. Ini diminta oleh travel agent, mungkin untuk memudahkan pengajuan

8. Copy SIUP (apabila bekerja sebagai karyawan maka SIUP dari kantor tempat bekerja juga harus dilampirkan)

Semua dokumen harus dalam bahasa Inggris (kecuali dalam pengalaman saya dokumen KTP tidak saya terjemahkan dan tidak dipermasalahkan), dan harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah bukan diterjemahkan sendiri oleh kita. Untuk penerjemah tersumpah tidak harus penerjemah yang ditunjuk, tapi saran saya gunakan penerjemah yang memang memiliki badan usaha.

Jadi proses yang saya lakukan adalah sebagai berikut:

1. Saya mendaftarkan diri ke website di atas. Setiap orang satu account. Jadi kalau ada 4 orang dalam keluarga, saya mendaftar sebanyak 4 kali.

Tips: jangan gunakan email yang sama. Saya mendaftar dengan email yang sama, dan ketika saya harus mencari salah satu akun yang kurang lengkap dokumennya, sangat sulit karena semua informasi login terkirim ke email yang sama. Jadi meskipun Anda mendaftar untuk 4 orang dalam satu keluarga, usahakan gunakan 4 alamat email yang berbeda untuk memudahkan proses ke depannya. 

2. Saya mengisi semua form yang diminta (memang agak makan waktu ya karena pertanyaan-pertanyaannya relatif banyak)

3. Saya mengupload semua dokumen yang diminta di atas. Saya membutuhkan login ulang beberapa kali dalam pengisian semua dokumen sampai lengkap, karena seperti saya sebutkan di atas, kadang dokumen paspor ternyata filenya lebih dari 2 MB sehingga harus saya kecilkan terlebih dahulu filenya.

4. Saya melakukan pembayaran (ya, pembayaran wajib dilakukan SEBELUM menjadwalkan wawancara di kantor VFS) dan tidak akan dikembalikan meskipun visa ditolak. Pembayaran harus dilakukan penuh (120 USD tadi itu) dan tidak ada sistem down payment ;)

5. Saya memilih jadwal (pagi / siang / sore) kapan saya harus datang ke kantor VFS (ada di area Kuningan, Jakarta) 

Foto sendiri, Kantor VFS Global

Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan Ketika Datang ke Kantor VFS

1. Jangan terlambat. Sudah ada slot waktu yang diberikan, kita hanya bisa masuk pada waktu tersebut. Semua anggota keluarga sebisa mungkin datang bersamaan, jangan terpisah-pisah. 

2. Jangan bawa laptop/camera/tablet. Kami melakukan kesalahan ini, sehingga setelah hampir masuk ke dalam kami harus keluar lagi untuk menitipkan laptop di tempat penitipan berbayar yang ternyata tutup pada jam 3 sore.

Memang lokasi penitipan masih ada di lobi di lantai yang sama, hanya saja cukup menyulitkan karena harus keluar lagi dari antrian. Biaya untuk laptop/tablet/camera sebesar Rp 35,000 sementara biaya untuk koper/tas yang agak besar sebesar Rp 55,000.

Foto sendiri, biaya penitipan laptop / tablet / camera dan barang lainnya di kantor VFS

3. Ada dokumen final yang harus diprint ketika datang, satu dokumen untuk setiap orangnya.

Dokumen ini semacam ringkasan bahwa semua dokumen yang diminta sudah kami submit di sistem. Kami tidak membawa dokumen ini karena berpikir toh semua dokumen sudah kami submit, sehingga setelah masuk ke dalam antrian kami harus keluar lagi dan mencetaknya.

Untungnya di sebelah kantor VFS ada tempat mencetak namun biayanya cukup lumayan dan bisa dihindari apabila kita sudah membawa semua dokumen lengkap. 

Masuk ke kantor VFS kami hanya ditanya selintas lalu apa tujuan travel, itupun sambil kami mengajukan dokumen ulang. Jadi tidak seperti visa Amerika yang akan diwawancara secara khusus. Memang anak saya ditanya secara terpisah, tapi itupun sifatnya bukan wawancara. Setelah itu petugas memasukkan semua dokumen ke dalam sebuah amplop putih besar dan kami diminta antri ke ruang foto. That's it.

Foto sendiri, di VFS Ketika Submit Dokumen Fisik

Sekitar dua minggu kemudian kami menerima email bahwa paspor sudah bisa diambil di kantor VFS. Status diterima atau tidak, tidak diinformasikan di email, hanya bisa ketahuan setelah kita menerima paspor dan membukanya, yang mana untuk status visa yang disetujui, akan ada satu lembar paspor yang dicetak visa UK. (Untuk privasi saya tidak lampirkan fotonya di sini)

Oh ya apabila hanya satu orang yang mengambil, pastikan surat kuasa dari orang lainnya sudah ditandatangani dan dibawa oleh orang yang bersangkutan ya.

Jadi menurut pendapat saya, pengurusan visa UK ini relatif mudah dan tidak berbelit-belit, selama kita rajin membaca dan mengikuti semua list dokumen yang diminta, kemudian bisa memberikan bukti finansial yang memadai untuk pemerintah UK yakin bahwa kita akan bisa membiayai perjalanan kita di sana (dan bisa kembali pulang, tentunya). 

Semoga berhasil!