Banyak pendapat yang beranggapan bahwa mendengarkan informasi sambil membuat catatan akan lebih memudahkan seseorang untuk mengingat hal-hal yang telah dibahas dan kesepakatan-kesepakatan yang telah diambil.
Mendengar dan menuliskan kembali informasi yang diterima akan membuat ingatan kita lebih kuat untuk menyimpan setiap pesan dalam sistem kognisi kita.
Membuat catatan tentu saja tidak harus menuliskan setiap informasi secara detail tetapi cukup dengan mencatat garis-garis besar dan hal-hal penting dalam rapat. Jika terlalu berkonsentrasi membuat catatan secara detail akan mengurangi perhatian terhadap hal-hal yang dibahas dalam rapat.
Oleh karena itu, penting untuk mencatat hasil rapat dengan tepat dan dalam jumlah yang sesuai agar tidak mengganggu sikap seseorang dalam rapat. Dengan mencatat hasil rapat dengan baik, seseorang dapat menjadi lebih aktif dan terlibat dalam rapat, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan efektivitas rapat secara keseluruhan.
Mengontrol emosi saat diskusi berlangsung
Membuat catatan hasil rapat dapat membantu seseorang untuk mengontrol emosinya, terutama jika rapat tersebut berlangsung dalam suasana yang intens atau memicu emosi yang tinggi.
Ketika seseorang terlibat dalam diskusi atau debat yang sengit, emosi mungkin menjadi terlalu memanas dan sulit untuk diatasi. Namun, dengan membuat catatan hasil rapat, seseorang dapat memfokuskan perhatiannya pada tulisan atau catatan informasi yang relevan. Membuat catatan rapat akan memungkinkan seseorang mengalihkan perhatiannya dari emosi yang memanas.
Selain itu, membuat catatan hasil rapat juga dapat membantu menghindari kesalahpahaman atau konflik yang mungkin terjadi akibat ketidakjelasan atau lupa tentang informasi yang dibahas dalam rapat.
Dengan memiliki catatan yang jelas dan rinci hasil rapat, seseorang dapat memperjelas pemahamannya tentang situasi atau masalah yang dibahas.
Namun, penting juga untuk diingat bahwa membuat catatan hasil rapat tidak selalu dapat mengontrol emosi seseorang sepenuhnya, terutama jika emosi tersebut memang terlalu kuat atau dipicu oleh faktor lain yang tidak terkait dengan rapat.
Oleh karena itu, sangat penting untuk menjaga emosi tetap terkendali dan profesional dalam situasi rapat atau pertemuan apapun, dan mengambil tindakan yang tepat untuk menenangkan diri dan mengatasi emosi yang tidak diinginkan.
Lombok Timur, 04 Mei 2023
