Pentingnya Pengujian Pengendalian terhadap Siklus Penggajian

Misni Widya Pratiwi

Mahasiswa S1 Fakultas Ekonomi Universitas Islam Sultan Agung Semarang  

Dosen Pengampu : Ibu Sri Dewi Wahyundaru, SE,MSi,Ak,CA,ASEANCPA,CRP

Di dalam suatu organisasi maupun perusahaan di dalamnya pasti memiliki sistem yang berfungsi untuk melakukan control yang secara umum bertujuan untuk memastikan apakah organisasi maupun perusahaan tersebut telah berjalan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tidak menyimpang dari aturan yang telah ditetapkan. Sistem ini sendiri disebut dengan Sistem Pengendalian Internal.

Apa itu Sistem Pengendalian Internal ?

Berikut pengertian Sistem Pengendalian Internal menurut beberapa ahli:

• Menurut Mulyadi (2001, 183) Sistem pengendalian internal meliputi organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipenuhinya kebijakan manajemen.
• Menurut Bambang Hartadi, (1993,3) Sistem Pengendalian Internal adalah: Sistem Sosial yang mempunyai wawasan dalam organisasi perusahaan, terdiri dari kebijakan, teknik, prosedur, alat-alat fisik, dan dokumentasi orang-orang yang berinteraksi satu sama lain.
• Menurut Warren, Reeve, & Fees (1999, p183) Pengendalian internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi akurat dan memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.

Sehingga dapat disimpulkan betapa pentingnya Sistem Pengendalian Internal terhadap suatu organisasi maupun perusahaan untuk menjaga kestabilan manajemen dalam menjalankan proses efisiensi dan efektivitas perusahaan, sehingga output yang dihasilkan salah satunya adalah laporan keuangan yang valid dan mampu dipertanggungjawabkan.

Salah satu proses operasional perusahaan yang sangat rentan terhadap lemahnya Sistem Pengendalian Internal adalah proses penggajian karyawan. Gaji merupakan sesuatu yang diterima karyawan di setiap perusahaan atas jasa yang telah diberikan dalam kurun waktu tertentu. Seperti yang jelaskan oleh Rivai (2009: 360) yakni Gaji adalah suatu balas jasa yang berbentuk uang yang diterima oleh suatu karyawan sebagai konsekuensi kedudukannya sebagai karyawan yang telah memberikan kontribusinya dan juga pikirannya untuk mencapai suatu tujuan bagi perusahaan. Dalam hal ini gaji dianggap sangat penting bagi karyawan utamanya untuk memenuhi kebutuhan hidup yang kian kemari kian bertambah. Sehingga sering terjadi kecurangan kecurangan terhadap proses penggajian karyawan entah itu didalangi oleh karyawan itu sendiri maupun beberapa oknum yang berulah.

Ada beberapa kecurangan yang lazim terjadi pada proses penggajian, diantaranya:

• Kecurangan Pegawai (Employee Fraud)
  Pelaku kecurangan ini biasanya dilakukan oleh pegawai yang memiliki akses lebih terhadap proses yang berkaitan dengan penggajian. Hal yang dilakukan untuk memanipulasi diantaranya melakukan pembayaran gaji yang berlebih, melakukan penggelapan dana yang digunakan untuk kepentingan pribadi, dan kecurangan dalam mencatat penjualan maupun pembelian ke dalam buku besar.
• Kecurangan Managemen (Management Fraud)
• Pihak manajemen biasanya melakukan kecurangan dengan memanipulasi laporan keuangan untuk menipu investor. Pelaku dalam kecurangan ini memiliki kedudukan yang tinggi dalam perusahaan seperti CEO dan juga melibatkan audit internal perusahaan.
• Kecurangan Pihak Ketiga (Third Parties Fraud)
• Kecurangan yang dilakukan pihak ketiga biasanya dengan memberikan false billing dimana pihak ini akan memberikan tagihan palsu dengan menyamar sebagai supplier yang mengakibatkan perusahaan harus membayar kepada supplier dengan dibukakannya akun-akun palsu. Biasanya pelaku false billing ini akan melakukan berbagai cara supaya perusahaan mau memberikan uang kepada supplier.

Dari kecurangan yang sangat rawan terjadi, maka kontribusi auditor dalam melakukan pengujian pengendalian sangatlah penting. Selain untuk menyelidiki kasus yang mungkin sudah terjadi, alangkah lebih baik jika mampu mencegah sebelum kasus terjadi.  

Berikut Langkah Langkah yang dapat diambil dalam melakukan pengujian pengendalian dalam system penggajian :

• Pengujian Pengendalian Biaya Gaji dan Upah
• Meminta daftar gaji karyawan yang telah sesuai dengan mesin absensi atau finger print kemudian sandingkan dengan laporan perusahaan setiap bulan dan setiap tahun ke KPP terkait berupa Pajak Penghasilan Pasal 21, kemudian pilih samper karyawan secara acak dan periksa kebenarannya dengan melakukan konfirmasi langsung dengan karyawan by phone untuk memastikan tidak adanya penggajian fiktif yang terjadi.
• Menelusuri arsip dari bagian personalia, kemudian periksa kelengkapan dari arsip tersebut dan lakukan perbandingan lagi atas informasi penambahan maupun pengurangan gaji yang mungkin terjadi.
• Melakukan pengecekan terhadap bonus bulanan ataupun tahunan yang diberikan perusahaan kepada karyawan. Pastikan bahwa hitungan bonus telah sesuai dengan prosedur pengeluaran bonus terhadap karyawan. Karena dalam melakukan manipulasi atas bonus sangat mudah terjadi.
• Pengujian Pengendalian Pendistribusian Gaji dan Cek
• Meminta sampel gaji yang sudah dibayarkan oleh Finance, kemudian atas sampel tersebut lakukan konfirmasi ulang ke bank dan karyawan yang bersangkutan apakah gaji tersebut benar dibayarkan sesuai jumlah yang tertulis atau tidak.
• Membandingkan tanda tangan cek penerima dengan tanda tangan di dalam arsip. Jika terjadi perbedaan yang cukup signifikan maka auditor mampu memanggil yang bersangkutan untuk melakukan konfirmasi apakah benar itu tanda tangan dia atau bukan.
• Melakukan pengamatan pendistribusian gaji dan cek secara langsung untuk memastikan bahwa proses yang terjadi telah sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.