Pelayanan Online SIP OK MUBA : Inovasi dalam pengurusan Dokumen Kependudukan

Pelayanan Online SIP OK MUBA: Inovasi dalam Pengurusan Dokumen Kependudukan

oleh :

Miranda Maharani Putri (Mahasiswa Jurusan Administrasi Publik )

Junaidi (Dosen  Administrasi Publik UNSRI)

Inovasi Layanan SIP OK MUBA sebuah Solusi ?

Digitalisasi Pelayanan Publik sangat penting untuk meningkatkan kualitas dan kenyamanan layanan bagi masyarakat. Dengan bantuan teknologi, proses yang dulunya ribet dan memakan waktu, seperti mengurus dokumen kependudukan, kini menjadi lebih praktis dan cepat. Contohnya, kalau dulu kita harus antri panjang di kantor untuk mengurus dokumen, sekarang cukup melalui aplikasi atau website. Ini menghemat waktu dan biaya, karena tidak lagi bergantung pada kertas atau dokumen fisik. Selain itu, layanan digital dapat diakses kapan saja dan dari mana saja, tanpa batasan jam kerja kantor. Bagi masyarakat yang tinggal di daerah terpencil, hal ini sangat membantu karena tidak perlu jauh-jauh datang ke kota.

Dalam era digital yang terus berkembang, pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin (MUBA) telah mengambil langkah maju dengan meluncurkan Sistem Informasi Pelayanan Online Kependudukan atau yang dikenal dengan nama SIP OKE MUBA. Inovasi ini dirancang untuk memberikan kemudahan kepada masyarakat dalam pengurusan dokumen kependudukan secara online, sehingga mengurangi beban administrasi yang selama ini dirasakan masyarakat.

Terhitung sejak 9 Maret 2020, Pemerintah Kapubaten Musi Banyuasin melalui Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil telah melakukan pelayanan online administrasi kependudukan, dimana penduduk dapat mengurus dokumen kependudukan dari mana saja. Perubahan ini sesuai dengan yang diamanatkan dalam permendagri nomor 109 tahun 2019 dimana pada pasal 16 menyebutkan formulir dan pencetakan kartu kelaurga serta register dan kutipan akta-akta pencatatan sipil akan menggunakan kertas HVS putih 80 gram ukuran A4. Inovasi pelayanan administrasi kependudukan secara online ini sampai pada dokumen yang dihasilkan, selain KTP-el dan KIA (masih menggunakan blanko security printing). Inovasi ini diberi nama Sistem Informasi Pelayanan Online Kependudukan Musi Banyuasin (SIP OK MUBA).

Secara normatif dalam Undang-Undang No. 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, Pasal 386, disebutkan bahwa inovasi pemerintah daerah adalah semua bentuk pembaruan dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah. Pembaruan ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja tata kelola pemerintahan daerah, termasuk dalam peran pemerintah untuk penyelenggaran pemerintahan daerah, pelaksanaan pembangunan dan pelayanan publik.

Inovasi Pelayanan SIP OK MUBA adalah sebuah platform digital yang dikelola oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten MUBA. Sistem ini memungkinkan warga untuk mengajukan berbagai layanan administrasi kependudukan seperti pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, Akta Kematian, dan dokumen lainnya tanpa harus datang langsung ke kantor pelayanan.

Melalui SIP OK MUBA, masyarakat dapat mengakses layanan ini hanya dengan menggunakan perangkat ponsel atau komputer yang terhubung dengan internet. Platform ini diakses melalui situs web resmi yang dirancang user-friendly agar mudah digunakan oleh semua kalangan, termasuk mereka yang kurang familiar dengan teknologi.

 

Bagaimana Masyarakat Memanfaatkan SIP OK MUBA

Sistem Informasi Pelayanan Online Kependudukan Musi Banyuasin (SIP OK Muba) merupakan inovasi yang diluncurkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Musi Banyuasin. Layanan ini dirancang untuk mempermudah masyarakat dalam mengurus dokumen kependudukan secara berani, seperti KTP-el, Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, Akta Kematian, dan dokumen lainnya, tanpa harus datang langsung ke kantor Disdukcapil. Kehadiran SIP OK Muba memberikan berbagai manfaat signifikan bagi masyarakat.

Plt kadisdukcapil Muba, Sunaryo,SSTP,MM, Menjelaskan layanan SIP OK MUBA merupakan  layanan online untuk mempermudah urusan adminitrasi kependudukan masyarakat Muba." Jadi Layanan ini mempermudah urusan administrasi kependudukan warga sehinggga bisa diakses secara online saat berada dimanapun," jelasnya.

Layanan ini telah mendapatkan pengakuan luas, termasuk penghargaan Top 6 Inovasi dari Gubernur Sumatera Selatan, yang menandai kualitas dan efektivitas pelayanan publik yang diberikan. Dengan inovasi ini, SIP OK Muba telah menjadi solusi modern yang memudahkan masyarakat Musi Banyuasin untuk mengakses layanan administrasi kependudukan dengan lebih mudah, cepat, dan aman.

Beberapa manfaat dari pelayanan online SIP OK Muba yaitu Pertama. Efisiensi Waktu dan Tenaga. Dengan layanan online, masyarakat tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk antre di kantor Disdukcapil. Proses pengurusan dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja. Kedua, Mengurangi Biaya Transportasi.  Adanya layanan online ini dapat menghilangkan kebutuhan untuk bepergian ke kantor pelayanan, sehingga akan menghemat biaya transportasi terutama bagi warga yang tinggal berdomisi cukup jauh dari Kantor Disdukcapil. Ketiga, Meningkatkan Kepuasan Pelayanan. Dengan adanya sistem yang lebih cepat dan mudah, SIP OKE MUBA diharapkan dapat meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik.

Untuk menggunakan layanan ini, masyarakat hanya perlu mengikuti langkah-langkah berikut. Pertama, Pengajuan Layanan Setelah masuk ke website SIP OK MUBA, pengguna dapat memilih jenis layanan yang diinginkan dan mengunggah dokumen pendukung yang diperlukan. Kedua, Verifikasi dan Pemrosesan Data yang diunggah akan diverifikasi oleh petugas Disdukcapil. Jika dokumen memenuhi syarat, proses pengajuan akan dilanjutkan hingga selesai. Ketiga, Pengambilan atau Pengiriman Dokumen. Dokumen yang telah selesai diproses dapat diambil langsung di kantor Disdukcapil atau dikirimkan ke alamat pemohon melalui layanan pos.

 

Masa Depan Pelayanan Publik melalui SIP OK MUBA : Sebuah Harapan

Meski memiliki banyak keunggulan, SIP OK MUBA juga menghadapi beberapa tantangan. Pertama, Keterbatasan Akses Internet Tidak semua warga memiliki akses internet yang memadai, terutama di wilayah terpencil. Untuk mengatasi ini, pemerintah dapat bekerja sama dengan penyedia layanan internet untuk memperluas jaringan di daerah-daerah tersebut. Kedua, Literasi Digital yang Rendah Sebagian masyarakat, terutama yang berusia lanjut, mungkin kurang memahami cara menggunakan platform digital. Solusi yang dapat diterapkan adalah menyediakan pelatihan atau panduan penggunaan platform secara berkala.

Menurut Agus Ferdinand sebagai asisten Perwakilan Ombudsman RI Kalimamtan Timur Mengatakan" Faktor penting dalam tranformasi digital adalah infrastruktur yang memadai. Tanpa Infrastruktur yang kuat, sulit bagi pemerintah untuk menyedikan layanan digital yang andal dan efisien bagi masyarkat. Selain Infrakstruktur, kompetenesi sumber daya manusia juga memainkan peran penting. Faktor sumber daya manusia tidak hanya melibatkan pihak pemerintah dan penyelenggara, namun juga masyarakat sebagai pengguna utama pelayanan publik. Tidak jarang tantangan muncul dari ketidaksiapan masyarakat dalam mengadopsi dan menggunakan teknologi baru. Banyak warga masyarakat yang terjebak kenyamanan dengan proses manual yang sudah familiar bagi mereka."

Menyikapi tantangan dan tantangan di atas, diperlukan strategi dalam hal percepatan pemahaman digital bagi penyelenggara dan masyarakat. Salah satu langkah adalah pelatihan dan pengembangan keterampilan di bidang teknologi informasi untuk mendukung implementasi SPBE. Dari sisi pemerintah, para pelaksana pelayanan perlu dibekali dengan pengetahuan dan keterampilan yang mumpuni untuk mengelola dan mengoperasikan sistem digital. Pengetahuan ini akan mendukung penyelenggaraan layanan publik yang lebih baik dan lebih efisien.

Inovasi Pelayanan SIP OK MUBA menjadi contoh nyata bagaimana teknologi dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan publik. Dengan terus dilakukan penyempurnaan, sistem ini tidak hanya dapat mempercepat proses administrasi, tetapi juga menjadi langkah strategis dalam mewujudkan pemerintahan yang lebih transparan dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Melalui inovasi seperti SIP OKE MUBA, diharapkan pengelolaan administrasi kependudukan di Kabupaten Musi Banyuasin semakin modern dan inklusif, memberikan manfaat yang nyata bagi seluruh lapisan masyarakat. 

Untuk memaksimalkan implementasi Sistem Informasi Pelayanan Online Kependudukan Musi Banyuasin (SIP OK Muba), berbagai teori dan konsep dapat dijadikan referensi. Salah satu pendekatan yang relevan adalah teori Technology Acceptance Model (TAM). Technology Acceptance Model (TAM) adalah pendekatan yang membantu memahami bagaimana masyarakat menerima teknologi baru. Dalam konteks SIP OK Muba, TAM dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan, sehingga layanan ini lebih mudah diterima dan digunakan.

TAM menyoroti dua hal utama yang mempengaruhi penerimaan teknologi: 1. Kegunaan yang Dirasakan (Manfaat yang Dirasakan) Kegunaan yang dirasakan mengacu pada keyakinan masyarakat bahwa SIP OK Muba dapat membantu mereka mengurus dokumen dengan lebih cepat dan efisien. Apa yang bisa dilakukan? 1. Menunjukkan kelebihan SIP OK Muba, seperti hemat waktu, hemat biaya, dan bisa diakses kapan saja tanpa harus datang ke kantor. 2. Sampaikan informasi ini secara luas melalui kampanye di media sosial, website resmi, dan kegiatan langsung di lapangan. 3. Berikan contoh nyata dari warga yang telah merasakan manfaatnya, sehingga semakin banyak orang percaya bahwa layanan ini benar-benar membantu. 2. Kemudahan Penggunaan (Perceived Ease of Use) Kemudahan penggunaan adalah sejauh mana masyarakat merasa SIP OK Muba mudah digunakan tanpa perlu usaha besar. Bagaimana caranya? 1. Desain antarmuka SIP OK Muba yang sederhana dan jelas, sehingga masyarakat mudah memahami cara penggunaannya. 2. Buat video tutorial, FAQ, dan panduan langkah-langkah untuk membantu masyarakat yang baru pertama kali mencoba. 3. Siapkan layanan bantuan seperti chatbot, call center, atau konsultasi langsung di kantor kecamatan bagi mereka yang mengalami kesulitan.

Implementasi Strategi TAM untuk SIP OK Muba, Peningkatan Literasi Digital : Memberikan pelatihan kepada masyarakat yang belum terbiasa dengan teknologi, terutama di daerah terpencil. Penyediaan Infrastruktur Penunjang : Menjamin akses internet yang stabil dan ketersediaan perangkat keras di wilayah dengan keterbatasan teknologi. Umpan Balik Pengguna : Menggunakan survei untuk mengidentifikasi kendala penggunaan dan memperbaiki fitur layanan. Kemitraan dengan Komunitas Lokal : Mengandalkan masyarakat atau relawan untuk membantu memandu warga menggunakan layanan ini.

Dengan memanfaatkan prinsip TAM, SIP OK Muba dapat dirancang dan dikembangkan untuk memastikan bahwa layanan ini dirasakan bermanfaat dan mudah digunakan oleh semua lapisan masyarakat, sehingga tingkat adopsi dan efektivitasnya dapat meningkat secara signifikan.