Pentingnya Mengatur Pengelolaan Administrasi yang Baik di Suatu Lembaga Pendidikan

Ketika berbicara mengenai Lembaga, tentunya tidak lepas dari suatu metode yang memiliki visi dan misi agar tercapainya suatu tujuan serta memiliki program kerja yang telah disepakati bersama. Keberhasilan suatu Lembaga dalam mencapai tujuan tentunya didukung oleh berbagai hal salah satunya SWOT. SWOT merupakan salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengontrol serta mengevaluasi lingkungan didalam suatu Lembaga baik itu internal maupun eksternal.

Setiap Lembaga sudah pasti didalamnya terdapat sumber daya manusia yang berperan penting dalam mengelola, mengatur dan menjalankan roda organisasi yang sudah disusun secara struktural guna mencapai tujuan bersama, salah satunya ialah mengatur tata Kelola administrasi yang baik (Good Governance)

Pengelolaan administrasi bagi mahasiswa sangat penting khususnya kita sebagai calon pendidik maupun tenaga kependidikan. Oleh karena itu kitapun harus lebih memperhatikan bagaimana sistem tata kelola administrasi yang baik disuatu Lembaga pendidikan berdasarkan pedoman yang berlaku dalam menyesuaikan perkembangan zaman.

Agar pengelolaan administrasi dapat terlaksana dengan baik, tentu semua pihak pun harus ikut terlibat dan perlu mengetahui serta mengimplementasikan prinsip dasar umum yang harus dilaksanakan ketika sudah terjun langsung di lapangan. Prinsip pengelolaan administrasi yang dimaksud ialah:

1. Paham antara Hak dan Kewajiban

Disetiap Lembaga memegang teguh prinsip memahami arti penting hak dan kewajiban. Artinya pihak dalam suatu Lembaga harus memiliki kesadaran arti penting hak dan kewajiban, terlebih jika sudah memasuki ranah kelembagaan.

2. Adanya prosedur dan kebijakan yang kuat

Penetapan prosedur dan kebijakan administrasi juga sangat penting serta ditulis secara rinci, jelas, dan rapih. Dalam penetapan prosedur tersebut mencakup berbagai aspek didalamnya seperti pengelolaan data, sumber daya manusia, mengelola keuangan, dan sarana prasarana (logistik). Harus dipastikan semua pihak yang terlibat harus memahami dan mengikuti prosedur yang sudah diarahkan oleh masing-masing Lembaga.

3. Keterbukaan (Transparency)

Suatu Lembaga harus mengimplementasikan prinsip keterbukaan dalam pencapaian kinerja yang sudah terlaksana maupun tidak terlaksana dengan tepat dan akurat. Prinsip keterbukaan ini berkaitan dengan kondisi keuangan, kinerja organisasi, pengelolaan organisasi. Oleh karena itu, pihak lembaga yang terkait tentu harus melakukan pemeriksaan internal terkait kinerja semua pihak secara independen.

4. Akuntabilitas (Accountability)

Dalam prinsip akuntabilitas, suatu lembaga wajib memonitor, mencatat laporan kinerja dari kegiatan yang sudah terlaksana yang diperintahkan secara resmi oleh pimpinan, serta proses yang dilakukan, hingga kepada hasil/output yang didapatkan dalam suatu kegiatan tersebut secara rinci, jelas, dan dapat dipertanggung jawabkan.

5. Kemandirian (Independecy)

Prinsip kemandirian yang harus ada dalam suatu lembaga, yakni bisa mengelola dan bertindak secara mandiri dalam penyusunan dan pembagian jobdesck sesuai dengan keahlian dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat. Serta delegasikan pembagian jobdesck tersbut dengan bijaksana sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku.

Lalu, Bagaimana menerapkan tata Kelola administrasi yang baik?

Prinsip tata Kelola administrasi yang baik pada prakteknya harus terus dikembangkan dan dibangun secara bertahap dengan melibatkan semua pihak yang ada didalam masing-masing lembaga. Dalam lembaga tentu adanya organisasi yang mengharuskan dalam membangun sistem dan pedoman tata Kelola yang terintegrasi. Sumber daya manusia pun harus mendapatkan bekal pemahaman dan pengetahuan tentang prinsip-prinsip pengelolaan administrasi dengan baik. Selain itu, perlunya pengawasan secara berkelanjutan terhadap proses-proses yang terjadi dalam sistem tata Kelola administrasi yang telah dirancang secara struktural.

Pengelolaan administrasi yang baik tidak hanya dilihat dari aspek pengolahan data nama-nama saja, akan tetapi mencakup keseluruhan dari berbagai bidang, baik melalui pelayanan publik, kemudian pelaksanaan program life skill sehingga dapat menghasilkan sumber daya manusia yang memiliki nilai dan siap ditempatkan dimana saja dalam menghadapi dunia kerja. Selain itu, perlu adanya evaluasi terhadap pengelolaan administrasi sebagai Upaya preventif  dalam pelaksanaan program yang akan dijalankan.