Fungsi dan kapabilitas dalam sistem ERP (Enterprise Resource Planning) terbagi dua kelompok. Pada kelompok pertama, terdapat elemen pembeda yang memberikan nilai bagi bisnis. Sedangkan pada kelompok kedua, merupakan fungsi komoditas yang bukan inti untuk mendorong keunggulan kompetitif.
CIO (Chief Information Officer) membedakan elemen ERP pada kelompok pertama harus mendorong peningkatan segera. Akan tetapi, untuk kelompok kedua, mereka harus mengurutkan pemutakhiran dengan cermat untuk mengelola biaya dan risiko. Melalui cara tersebut, pemutakhiran diubah dari satu proyek multi-tahun menjadi serangkaian proyek perangkat lunak (software) yang lebih kecil dan masing-masing berlangsung selama beberapa bulan.
Pengurangan ruang lingkup akan menurunkan risiko (proyek kecil= risiko kecil) dan menunda pengeluaran yang dapat dialokasikan dengan lebih baik untuk program transformasi yang mendorong nilai dengan cepat. Information Technology (TI) dapat menangkap keuntungan tersebut dengan mengambil tiga langkah untuk mengurangi kerumitan pengaturan ERP monolitik .
Langkah  Pertama, Pisahkan koneksi yang tidak perlu
Penggantian sistem inti bisa menjadi tugas yang menakutkan karena banyaknya koneksi ke aplikasi lain. Seringkali terdapat banyak koneksi antara bagian-bagian sistem yang merupakan solusi atau solusi ad hoc yang ada karena berbagai alasan. Beberapa dari koneksi ini membantu melakukan fungsi standar mengikuti semua pedoman arsitektur dari vendor, dan mudah dipelihara. Koneksi dari vendor tersebut melakukan pekerjaan yang dirancang untuknya dan tidak boleh disentuh. Namun, seperti keputusan pengembang bahwa lebih mudah untuk mengakses database secara langsung dengan membuat sesuatu yang dipesan lebih dahulu daripada menggunakan interface modular. Volume yang besar dan keunikan dari koneksi tersebut membuat upaya modernisasi apa pun menjadi rumit dan memakan waktu.
Langkah pertama yang perlu dilakukan untuk mengurangi kerumitan tersebut adalah membuat lapisan baru antara sistem inti dan aplikasi yang terhubung dengannya, atau sering disebut fasad. Semua koneksi baru akan masuk ke lapisan fasad melalui API yang mengakses data dari sistem ERP. Dengan cara ini, banyak koneksi dipisahkan dari sistem inti yang dapat memberikan keuntungan besar. Hal tersebut dapat membuat perubahan di dalam sistem, seperti mengimplementasikan faset arsitektur modular, tanpa memengaruhi semua aplikasi penghubung. Pengembangan fasad dapat dilakukan dalam waktu kurang dari setahu, walau tidak 100 persen sempurna karena hanya diperlukan untuk fungsional.
Untuk melakukan dengan mudah, misalnya, dengan memungkinkan tim produk mengakses fitur inti tanpa melalui mekanisme persetujuan yang panjang dan menunggu seseorang di tim inti untuk membuat interface individual. Selain itu perlu reward dan punishment yang jelas bagi mereka yang tidak mengikuti protokol baru, jika diperlukan.
Langkah Kedua, Lakukan ekstrak kustomisasi
Sebagian besar sistem inti telah dibakukan, mulai dari fungsi pelaporan yang rumit hingga protokol akses yang dipesan terlebih dahulu. Ketika penyesuaian perlu dilakukan migrasi, seringkali diperbaiki dengan cara tertentu  ke dalam lingkungan baru. Migrasi tersebut dapat berisiko karena adanya kompleksitas. Oleh karena itu, agar dapat mengatasi masalah ini, perusahaan perlu membangun platform digital (umumnya dengan cloud) yang dapat diakses melalui layanan mikro. Jumlah dan fungsi platform digital dapat bervariasi tergantung kebutuhan perusahaan. Beberapa perusahaan membuat dalam satu platform untuk fungsi yang berhubungan dengan pelanggan, satu platform untuk rantai pasokan, dan satu platform lagi untuk sistem ERP itu sendiri. Platform menjadi tempat di mana fungsi yang disesuaikan dapat dipindahkan dan di mana kode baru dikembangkan.
Penyesuaian yang dilakukan perlu dinilai mana yang paling penting. Proses penyesuaian akan dapat menghapus beberapa item yang tidak diperlukan lagi atau memang sebenarnya tidakpernah diperlukan, sehingga menyederhanakan pemutakhiran sistem.
