Fokus Penurunan Biaya dan Risiko pada Enterprise Resource Planning (ERP)

Fungsi dan kapabilitas dalam sistem ERP (Enterprise Resource Planning) terbagi dua kelompok. Pada kelompok pertama, terdapat elemen pembeda yang memberikan nilai bagi bisnis. Sedangkan pada kelompok kedua, merupakan fungsi komoditas yang bukan inti untuk mendorong keunggulan kompetitif.

CIO (Chief Information Officer) membedakan elemen ERP pada kelompok pertama harus mendorong peningkatan segera. Akan tetapi, untuk kelompok kedua, mereka harus mengurutkan pemutakhiran dengan cermat untuk mengelola biaya dan risiko. Melalui cara tersebut, pemutakhiran diubah dari satu proyek multi-tahun menjadi serangkaian proyek perangkat lunak (software) yang lebih kecil dan masing-masing berlangsung selama beberapa bulan.

Pengurangan ruang lingkup akan menurunkan risiko (proyek kecil= risiko kecil) dan menunda pengeluaran yang dapat dialokasikan dengan lebih baik untuk program transformasi yang mendorong nilai dengan cepat. Information Technology (TI) dapat menangkap keuntungan tersebut dengan mengambil tiga langkah untuk mengurangi kerumitan pengaturan ERP monolitik .

Baca juga: Mengatur Platform Enterprise Planning Agar Lebih Murah, Cepat, dan Baik

Langkah  Pertama, Pisahkan koneksi yang tidak perlu

Penggantian sistem inti bisa menjadi tugas yang menakutkan karena banyaknya koneksi ke aplikasi lain. Seringkali terdapat banyak koneksi antara bagian-bagian sistem yang merupakan solusi atau solusi ad hoc yang ada karena berbagai alasan. Beberapa dari koneksi ini membantu melakukan fungsi standar mengikuti semua pedoman arsitektur dari vendor, dan mudah dipelihara. Koneksi dari vendor tersebut melakukan pekerjaan yang dirancang untuknya dan tidak boleh disentuh. Namun, seperti keputusan pengembang bahwa lebih mudah untuk mengakses database secara langsung dengan membuat sesuatu yang dipesan lebih dahulu daripada menggunakan interface modular. Volume yang besar dan keunikan dari koneksi tersebut membuat upaya modernisasi apa pun menjadi rumit dan memakan waktu.

Langkah pertama yang perlu dilakukan untuk mengurangi kerumitan tersebut adalah membuat lapisan baru antara sistem inti dan aplikasi yang terhubung dengannya, atau sering disebut fasad. Semua koneksi baru akan masuk ke lapisan fasad melalui API yang mengakses data dari sistem ERP. Dengan cara ini, banyak koneksi dipisahkan dari sistem inti yang dapat memberikan keuntungan besar. Hal tersebut dapat membuat perubahan di dalam sistem, seperti mengimplementasikan faset arsitektur modular, tanpa memengaruhi semua aplikasi penghubung. Pengembangan fasad dapat dilakukan dalam waktu kurang dari setahu, walau tidak 100 persen sempurna karena hanya diperlukan untuk fungsional.

Untuk melakukan dengan mudah, misalnya, dengan memungkinkan tim produk mengakses fitur inti tanpa melalui mekanisme persetujuan yang panjang dan menunggu seseorang di tim inti untuk membuat interface individual. Selain itu perlu reward dan punishment yang jelas bagi mereka yang tidak mengikuti protokol baru, jika diperlukan.

Baca juga: Tantangan Membangun Model Kecerdasan Artificial Generatif

Langkah Kedua, Lakukan ekstrak kustomisasi

Baca juga: Pembelajaran dari Transformasi Digital Perusahaan yang Berhasil

Sebagian besar sistem inti telah dibakukan, mulai dari fungsi pelaporan yang rumit hingga protokol akses yang dipesan terlebih dahulu. Ketika penyesuaian perlu dilakukan migrasi, seringkali diperbaiki dengan cara tertentu  ke dalam lingkungan baru. Migrasi tersebut dapat berisiko karena adanya kompleksitas. Oleh karena itu, agar dapat mengatasi masalah ini, perusahaan perlu membangun platform digital (umumnya dengan cloud) yang dapat diakses melalui layanan mikro. Jumlah dan fungsi platform digital dapat bervariasi tergantung kebutuhan perusahaan. Beberapa perusahaan membuat dalam satu platform untuk fungsi yang berhubungan dengan pelanggan, satu platform untuk rantai pasokan, dan satu platform lagi untuk sistem ERP itu sendiri. Platform menjadi tempat di mana fungsi yang disesuaikan dapat dipindahkan dan di mana kode baru dikembangkan.

Penyesuaian yang dilakukan perlu dinilai mana yang paling penting. Proses penyesuaian akan dapat menghapus beberapa item yang tidak diperlukan lagi atau memang sebenarnya tidakpernah diperlukan, sehingga menyederhanakan pemutakhiran sistem.

Langkah Ketiga, Kecilkan intinya

Setelah melakukan penyesuaian inti, hal yang penting dilakukan adalah memulai mengecilkan inti itu sendiri ke fungsi yang paling diperlukan. Penyesuaian tersebut pada dasarnya adalah proses disagregasi yang menghilangkan banyak koneksi rumit yang sering dibangun ke dalam sistem besar. Melalui proses disagregasi tersebut, pengembang dan engineer kemudian dapat mengganti atau meningkatkan fungsionalitas tertentu tanpa memengaruhi bagian lain dari sistem. Proses disagregasi umumnya juga mencakup pembersihan basis kode dan membuatnya lebih mudah dipahami.

Proses disagregasi, sebagaimana disebutkan sebelumnya, tidak perlu menyentuh domain fungsional, seperti akuntansi atau pengendalian, yang menjalankan operasi standar dalam sistem ERP. Fungsi-fungsi yang bisa dikeluarkan dari sistem ERP seperti manajemen gudang, perkiraan permintaan, atau transportasi. Fungsi-fungsi tersebut sering menjadi bagian dari inti yang digabungkan secara ketat tanpa alasan fungsional,

Tekanan bisnis yang meningkat dan penyedia cloud dan ERP meluncurkan software dan layanan baru, membuat perlu pembaruan ERP yang sangat besar dan kompleks. Namun demikian, perusahaan dapat memprioritaskan pemutakhiran yang menciptakan nilai dan mengurangi risiko pemutakhiran dengan tidak mengambil pendekatan produk dan platform. Perusahaan dapat mengelola biaya dengan lebih baik dan meningkatkan hasil dengan cara tersebut.

Terakhir perlu diingat dengan maraknya penggunaan ChatGPT, belum saatnya digunakan untuk menganalisa penyusunan Enterprise Resource Planning karena keakuratannya belum bisa dipertanggungjawabkan. ChatGPT baru mampu melakukan hal repetitif, belum mampu berpikir atau menciptakan sesuatu yang baru. Jika apa yang dibuat oleh ChatGPT dijadikan dasar dalam ERP, maka kemungkinan bukan semakin mengurangi biaya dan memitigasi risiko, tetapi bisa jadi sebaliknya.