Mengatur Platform Enterprise Planning Agar Lebih Murah, Cepat, dan Baik

Perusahaan berbasis teknologi menghargai kecepatan, fleksibilitas, dan skala untuk menciptakan nilai bagi bisnis. Hal tersebut berarti harus mampu membuat keputusan teknologi yang memaksimalkan kebebasan dan kemandirian pengembang dengan mengurangi ketergantungan dan kompleksitas sistem. Meningkatkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan/ Enterprise Resource Planning (ERP) adalah salah satu keputusan terbesar dan termahal yang akan dibuat oleh para pemimpin Teknologi Informasi (TI), dan menentukan elemen penting dari model operasi bisnis untuk dekade berikutnya.

Sebelum mengambil keputusan, CIO (Chief Information Officer) mesti memahami bagaimana pendekatan perusahaan teknologi mengubah lanskap sistem mereka. Perusahaan digital native memberikan kemandirian dengan mengatur teknologi mereka di seputar produk dan platform modular yang dijalankan sebagai layanan. Pendekatan ini memungkinkan tim membuat keputusan terbaik untuk produk atau platform mereka mengelola.

CIO dapat mengurangi ketergantungan, membelanjakan lebih sedikit, mendapatkan lebih banyak, mengurangi risiko, dan melakukannya lebih cepat. Hal tersebut dilakukan dengan memfokuskan upaya peningkatan ERP pada modul di dalam sistem daripada pada keseluruhan sistem dan dengan memahami apa yang penting untuk mendorong nilai bisnis,.

Baca juga: Tantangan Membangun Model Kecerdasan Artificial Generatif

Pelajaran awal yang dapat dipelajari dari perusahaan teknologi digital adalah, pertama, menetapkan strategi terlebih dahulu, dan kedua, merancang arsitektur platform perusahaan. Menetapkan strategi yang jelas, misalnya dilakukan dengan meningkatkan jumlah pelanggan baru dan mengurangi churn pelanggan, mengikuti logika tanpa henti dalam mengidentifikasi "produk", seperti perjalanan pelanggan (membeli produk, menemukan toko, mendapatkan info tentang suatu produk).

Setelah itu, identifikasi platform (seperti otentikasi pengguna dan perbandingan produk) yang diperlukan untuk mengirimkan produk tersebut. Untuk masing-masing platform tersebut, perusahaan kemudian membentuk tim yang bertanggung jawab atas hasil dan kinerja platform tersebut.  Akhirnya, putuskan apakah menggunakan fungsionalitas yang sudah ada dalam sistem ERP.

Dua prinsip yang jelas dalam pendekatan produk dan platform adalah: Pertama, perlakukan sistem ERP sebagai sejumlah kemampuan daripada tumpukan monolitik. Kedua, produk mendorong keputusan tentang bagian mana dari sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang akan digunakan, bukan sebaliknya.

Bagi sebagian besar organisasi TI, mengambil langkah menuju model operasi produk dan platform membutuhkan perubahan pola pikir. Perusahaan, secara tradisional,  telah berfokus pada membeli solusi ERP dan mengelola vendor dan integrator sistem untuk melakukan kustomisasi. Pada proses standar hal tersebut masih cukup baik untuk area di mana sebagian besar bergantung, tetapi tidak cukup untuk area di mana perusahaan memerlukan sesuatu yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka.

Baca juga: Inovator yang Berkomitmen Mengembangkan Bisnis Mereka

Sebagian besar vendor ERP memahami kondisi tersebut, dan mulai mendorong lebih banyak modularitas dan inti ramping. Sementara itu, TI warisan biasanya mengatasi masalah tersebut dengan membangun di atas sistem ERP, yang menyebabkan kerumitan yang signifikan dalam mengelola setiap perubahan.

Baca juga: Green IT Revolution untuk Memerangi Perubahan Iklim

TI harus lebih aktif dalam mengelola sistem ERP sebagai implikasi dari pergeseran model operasi. Hal tersebut berarti perlunya mengembangkan keterampilan teknik yang mendalam, secara aktif mengelola kompleksitas dan ketergantungan sistem, dan bekerja sama dengan bisnis untuk memastikan perubahan menghasilkan nilai bisnis.

Langkah penting setelah mendapatkan kejelasan seputar strategi dan fokus pada model operasi produk dan platform, adalah menentukan elemen mana dari sistem ERP yang secara langsung mendukung strategi bisnis. Pada tingkat tinggi, analisis nilai ini membagi fungsi dan kapabilitas dalam sistem ERP menjadi dua kelompok:

• Kelompok pertama, terdapat elemen pembeda yang memberikan nilai bagi bisnis. Untuk retailer yang ingin memberikan pengiriman tercepat, berarti memprioritaskan pemenuhan dan kemampuan logistik. Dalam banyak kasus, kemampuan tersebut diberikan melalui layanan mikro dan sepenuhnya independen dari sistem ERP.
• Kelompok kedua, fungsi komoditas yang bukan inti untuk mendorong keunggulan kompetitif. Dalam banyak kasus, fungsi ini mencakup manajemen hukum atau properti.

Keuntungan ERP dalam memberikan stabilitas, pelacakan, dan fungsionalitas manajemen kemampuan sudah cukup. Perusahaan seringkali mendapat manfaat dari inovasi vendor jika standar industri diterapkan, dan menciptakan nilai tanpa menyimpang dari standar. Penyesuaian apa pun yang dibuat oleh TI, perlu memberikan nilai yang cukup untuk mengimbangi pekerjaan yang diperlukan untuk mempertahankannya.

Pengelompokan kedua sistem tersebut akan menghasilkan peta kapabilitas  ERP yang membedakan dan yang tidak membedakan dan bagaimana mereka diatur.  Sebagian besar klasifikasi dapat dibuat pada tingkat tertinggi, namun ada beberapa area yang harus dipisah lebih jauh. Misalnya, mayoritas manajemen bermacam-macam dianggap sebagai fungsi komoditas, tetapi peramalan permintaan adalah hal yang membedakan perusahaan dari pesaingnya.

Peta kapabilitas ERP yang dirancang dengan baik juga akan membantu menentukan kelompok modul mana yang perlu ditingkatkan berdasarkan nilai bagi bisnis. Pandangan tersebut memberikan penyeimbang yang kuat terhadap norma yang berlaku di mana vendor menentukan batas fungsionalitas dan kebutuhan modernisasi. Situasi ini sering tercermin dalam fakta lapangan, dimana banyak perusahaan, pemangku kepentingan non-TI berbicara tentang proyek peningkatan "vendor ERP X" daripada proyek modernisasi "keuangan" atau "rantai pasokan". Sehingga akhirnya tidak sesuai dengan tujuan bisnis, malah memberikan keuntungan vendor yang dekat dengan pengambil keputusan no-TI.

Bagaimana agar fokus pada penurunan biaya dan risiko untuk peningkatan ke bagian sistem yang bernilai rendah dengan membagi fungsi dan kapabilitas dalam sistem ERP menjadi dua kelompok sebagaimana yang disampaikan di atas? Ikuti artikel selanjutnya, yang akan Kakek Merza posting, jika banyak Kompasianer yang berminat mengetahuinya setelah membaca artikel ini.