Lima Langkah Meningkatkan Perencanaan Strategis Tenaga Kerja Pemerintah

ImageMemperbaikui kualitas kerja (Photo by Merza Gamal)

Langkah-langkah memperbaiki kualitas kerja daengan perencanaan strategis secara ringkas dapat dikelompokan dalam lima Langkah berikut:

Langkah 1: Buat daftar penggerak permintaan berdasarkan data.

Identifikasi dan katalogkan faktor-faktor yang membuat beban kerja organisasi meningkat atau menurun. Anggaran pemerintah dapat berfungsi sebagai panduan kasar untuk volume pekerjaan atau jenis keluaran dan hasil yang dapat berubah selama tiga hingga lima tahun ke depan, tenaga kerja sektor publik dapat mengambil manfaat dari mempelajari lebih dalam untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menyertainya berdasrkan angka-angka top-line.

Para pemimpin perlu fokus pada bagaimana beban kerja dapat berubah, sehingga dapat membuat keputusan yang lebih tepat tentang di mana harus menetapkan posisi baru dan memungkinkan organisasi untuk menyeimbangkan kembali dari waktu ke waktu.

Langkah 2: Perkirakan seberapa variabel beban kerja untuk berbagai bagian organisasi.

Hubungan antara keluaran dan beban kerja dapat sangat berbeda antar tim dalam sebuah lembaga. Misalnya, untuk fungsi pendukung seperti pengawas keuangan atau SDM, mungkin ada korelasi yang sangat kecil antara keduanya. Keadaan juga dapat mengubah persamaan. Untuk itu, harus dipertimbangkan mana unit kerja yang perlu membeli barang atau jasa dua kali lebih banyak selama periode tiga tahun.

Perkiraan pembelian barang dan jasa tersebut perlu memadukan data kuantitatif dan kualitatif---yang diperoleh dari survei atau wawancara---untuk menentukan beban kerja tetap versus beban kerja variabel. 

Masukan kualitatif diperlukan untuk mendapatkan pandangan yang benar-benar holistik. Model campuran seperti itu dapat membantu memfokuskan diskusi atau perdebatan tentang beban kerja pada input yang tepat, sebagai lawan mengandalkan insting pemimpin.

Langkah 3: Menilai kemampuan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan beban kerja.

Negosiasi antar kantor untuk menentukan dengan tepat apa akan dapat membantu mengurangi tumpang tindih dan membantu pejabat tetap di atas kemajuan teknologi atau keadaan nasional yang dapat memengaruhi persyaratan. 

Manfaat potensial lainnya dari koordinasi yang lebih besar termasuk membantu mengidentifikasi peran baru dan pekerjaan baru, memungkinkan para pemimpin untuk mendapatkan kejelasan yang lebih besar tentang bakat apa yang dibutuhkan.

Langkah 4: Identifikasi berapa banyak orang bekerja sesuai kapasitasnya untuk organisasi.

Kesenjangan personel di pemerintahan sering diisi oleh tenaga ahli dari luar atau orang yang dipinjamkan dari instansi lain. Proses perencanaan tenaga kerja tidak selalu bisa menilai kebutuhan yang benar-benar diperlukan, karena beban kerja dapat berfluktuasi, dan terkadang keahlian dari luar diperlukan. 

Namun, dengan menilai seluruh tim dan apa yang mereka lakukan, rencana tenaga kerja dapat membantu menganalisis biaya yang terkait dengan mengontrak tenaga ahli versus mencari dukungan internal, dan menilai risiko mengunakan tenaga outsourcing atau menngunakan peran inti dari tenaga yang ada.

Langkah 5: Tinjau kesenjangan penawaran-permintaan dan buat keputusan.

Pasangkan perkiraan permintaan beban kerja dan volatilitas untuk menginformasikan keputusan. Langkah selanjutnya adalah meninjau di mana beban kerja cenderung tumbuh atau menyusut relatif terhadap kemampuan yang dibutuhkan, dan untuk mengidentifikasi tim yang akan paling terpengaruh oleh perubahan tersebut.

Buat keputusan perekrutan melalui proses yang jelas dan disepakati bersama. Meskipun keputusan perekrutan mungkin tampak relatif mudah, namun perlu memperluas tim di mana peningkatan beban kerja cenderung bertahan, atau minta dukungan eksternal ketika lonjakan beban kerja cenderung bersifat sementara.

Dalam kenyataan di lapangan, pertaruhan seputar keputusan perekrutan pemerintah sangat tinggi. Beberapa komitmen dapat bertahan selama beberapa dekade. 

Mereka dapat memengaruhi karier orang, yang mendukung proses perekrutan yang jelas dan transparan bagi para pemimpin kantor pemerintahan. Keputusan dapat didasarkan pada memo di mana setiap pemimpin tim memiliki kesempatan untuk mempertimbangkan, dan kemudian kantor/pimpinan tim dapat diberitahukan setelahnya. Atau keputusan dapat diumumkan dalam pertemuan kelompok besar di mana ada kesempatan untuk memberikan komentar secara real time.

Dalam beberapa kasus, keputusan perekrutan mungkin hanya langkah pertama. Pemimpin lembaga mungkin perlu membuat alasan untuk menyelaraskan kembali posisi dalam siklus anggaran yang akan datang (memastikan keputusan berdasarkan data dapat mendukung alasan untuk perubahan). 

Tim SDM dan keuangan mungkin juga perlu mengumpulkan keputusan untuk menerjemahkannya ke dalam tindakan (dan, oleh karena itu, mungkin perlu menjadi bagian dari proses pengambilan keputusan). Misalnya, dalam beberapa kasus, satu aliran pendanaan mungkin terkait secara eksklusif dengan biaya material, sementara aliran dana lainnya lebih fleksibel.