Manfaat Budaya Umpan Balik bagi Insan Perusahaan

Insan perusahaan membutuhkan umpan balik dari para pemimpin, manajer, dan rekan kerja mereka. Mereka ingin mendapatkan wawasan yang meningkatkan kemampuan dan potensi masa depan mereka. Umpan balik sangat penting untuk melibatkan insan perusahaan, bahkan lebih dari masa sebelumnya. Data Gallup menunjukkan bahwa ketika insan perusahaan sangat setuju bahwa mereka menerima "umpan balik yang berarti" dalam sepekan terakhir, mereka hampir empat kali lebih mungkin untuk terlibat rekannya.

Namun dengan bisnis yang bergerak dengan kecepatan melengkung, alih-alih memberikan umpan balik, pemimpin biasanya langsung beralih ke tugas atau tujuan berikutnya setelah presentasi klien atau shift yang sibuk. Sesungguhnya, umpan balik yang berarti tidak menghalangi kinerja, justru mendorongnya.

Namun perlu diperhatikan bahwa tidak semua umpan balik adalah sama. Dalam pengalaman Gallup dengan klien mereka, umpan balik sering kali merupakan diskusi panjang antara insan perusahaan dengan manajer yang memerlukan pra-kerja bagi manajer untuk menilai kinerja anggota tim selama beberapa bulan terakhir. Di dunia yang serba cepat saat ini, skenario ini tidak praktis, tidak efektif, dan sulit untuk dieksekusi.

Cara yang lebih bermakna dan dapat didekati untuk memberikan umpan balik dengan cepat dan sering, itulah sebabnya organisasi mungkin merasa terbantu untuk mengubah citra pendekatan mereka menjadi "Umpan Balik Cepat".

Pendekatan Umpan Balik Cepat membuat pemberian umpan balik lebih mudah dan lugas bagi para manajer, yang sering kali merasa aktivitasnya mengintimidasi dan membebani. Ketika umpan balik mudah dan biasa, semua orang bisa merasa nyaman dan pergi dengan mengetahui apa dan bagaimana meningkatkannya. Dan saat Umpan Balik Cepat menjadi bagian dari norma, budaya umpan balik yang bermakna  tujuan akhir  akan muncul.

Manfaat dari budaya umpanbalik bermakna sangat banyak. Lingkungan kerja di mana umpanbalik cepat dan sering adalah:

• Mendukung kelincahan: Umpan Balik Cepat memberi energi kepada insan perusahaan dan memungkinkan tim untuk membuat penyesuaian kinerja secara real-time dan on-the-fly yang menciptakan keunggulan kompetitif.
• Menginspirasi keunggulan: Insan perusahaan 3,6 kali lebih mungkin untuk sangat setuju bahwa mereka termotivasi untuk melakukan pekerjaan yang luar biasa ketika manajer mereka memberikan umpan balik harian (vs tahunan).
• Mempertahankan talent: Insan perusahaan saat ini mencari pekerjaan yang didorong oleh tujuan dan manajer yang mengakui dan mempercepat kemajuan mereka.
• Mengaktifkan perilaku berkelanjutan: Banyak organisasi tahu bahwa umpan balik berkelanjutan adalah yang terbaik, tetapi berjuang dengan yang diperlukan untuk mencapainya dalam skala besar. Jadi, mereka tetap berpegang pada pendekatan tradisional (seperti tinjauan tahunan) di mana manajer menunda umpan balik sampai mereka menemukan "waktu yang tepat".

Para pemimpin dapat mengatasi masalah ini dengan menumbuhkan budaya di mana umpan balik sering dan efektif dipertukarkan. Langkah pertama yang paling cerdas untuk dilakukan adalah: memberdayakan manajer Anda untuk memberikan umpan balik yang menginspirasi.

Manajer memiliki peran sentral dalam Budaya Umpan Balik dengan terus-menerus mendengarkan, mengajukan pertanyaan, mendapatkan konteks, dan mendorong dialog hingga berkembang menjadi pola pikir pembinaan. Manajer terbaik di kelasnya akan menggunakan percakapan berkelanjutan untuk menyampaikan umpan balik yang membangkitkan semangat yang merayakan keberhasilan dan mengkalibrasi kinerja.

Umpan balik yang efektif memiliki tanggal kedaluwarsa. Umpan balik harus menjadi kejadian umum untuk sebagian besar pekerjaan, beberapa kali per pekan. Orang-orang paling ingat pengalaman terbaru mereka, jadi umpan balik paling berharga ketika itu terjadi segera setelah suatu tindakan.

Manajer harus menjaga dialog berkelanjutan dengan insan perusahaan dengan menggunakan percakapan yang menawarkan umpan balik tepat waktu, yang menginspirasi, instruktif, dan dapat ditindaklanjuti. 

Misalnya, seorang manajer mungkin menyimpulkan rapat tim dengan komentar tentang betapa mereka menghargai tim yang datang ke rapat dengan ide-ide yang dipikirkan dengan matang tentang inisiatif baru. Komentar manajer menyoroti manfaat dari persiapan tim dan menyarankan strategi untuk membuat pertemuan berikutnya menjadi lebih efisien.

Manajer terbaik di kelasnya menggunakan percakapan berkelanjutan untuk menyampaikan umpan balik yang membangkitkan semangat yang merayakan keberhasilan dan mengkalibrasi kinerja.

Manajer terbaik juga memprioritaskan mendengarkan secara aktif, menjadikan umpan balik sebagai jalan dua arah daripada hanya menyatakan pengamatan subjektif mereka. 

Ketika seorang manajer bertanya kepada karyawan tentang perspektif mereka, karyawan tersebut cenderung memiliki bagian mereka, menjadi kolaborator yang luar biasa dan melakukan yang terbaik untuk organisasi.

Umpan balik yang tidak efektif tidak jelas dan tidak menginformasikan perubahan. Misalnya, memberi peringkat semua anggota tim pada ukuran umum yang sama tidak akan menangkap kekuatan unik setiap individu dan pekerjaan sehari-hari.

Manajer terbaik mengindividualisasikan umpan balik untuk bakat alami dan kebutuhan kinerja insan perusahaan. Mereka memastikan umpan balik relevan dengan kontribusi individu dan tujuan organisasi dengan menunjukkan kepada insan perusahaan bagaimana upaya mereka sehari-hari memengaruhi gambaran besar.

Ketika umpan balik difokuskan, akan terasa adil dan otentik bagi insan perusahaan karena itu mencerminkan kontribusi mereka dan dalam kemampuan mereka untuk mengendalikan. Dan dengan memperjelas harapan, manajer membantu insan mengarahkan upaya mereka ke arah tujuan dan KPI yang tepat.

Menyalahkan kesalahan insan perusahaan yng terjadi sebelumnya sama sekali tidak memotivasi. Manajer dapat menginspirasi pertumbuhan dengan menekankan momen saat ini dan masa depan dengan mengakui pencapaian insan perusahaan dan menghilangkan hambatan untuk hari esok. Apa yang bisa kita lakukan untuk menjadi lebih baik? Bagaimana kita bisa mempersiapkan masa depan? Apa yang Anda pelajari dari fase ini?

Hal tersebut di atas, bukan berarti manajer tidak boleh mengakui masa lalu sebagai refleksi memfasilitasi pembelajaran. Pekerja dengan talenta terbaik tidak hanya mencari umpan balik "merasa baik", tetapi mereka ingin didorong untuk menjadi yang terbaik.

Manajer terbaik mengindividualisasikan umpan balik untuk bakat alami dan kebutuhan kinerja insan perusahaan. Manajer dapat mengatasi kekurangan dengan cara yang konstruktif dengan berfokus pada perilaku yang dapat dilihat daripada karakteristik insan perusahaan. Mereka harus menjaga pengembangan insan perusahaan sebagai tujuan mereka.

***

Penulis: MERZA GAMAL 

• Pengkaji Sosial Ekonomi Islami
• Author of Change Management & Cultural Transformation
• Former AVP Corporate Culture at Biggest Bank Syariah