Continuous Improvement di Lembaga Keuangan Syariah

Continuous Improvement (CI) merupakan sebuah filosofi dasar mengenai bagaimana mencapai standar kualitas yang optimal melalui beberapa langkah perbaikan yang sistematis dan dilaksanakan secara berkesinambungan. CI lebih menekankan pada beberapa tindakan perbaikan yang sederhana namun dilakukan secara terus menerus yang kemudian akan menumbuhkan banyak ide atau inovasi sebagai sebuah solusi atas masalah yang timbul. Tindakan tersebut tidak hanya dilakukan untuk satu tahun atau merupakan aktivitas bulanan, melainkan secara berkesinambungan dan dilakukan oleh setiap pribadi dalam organisasi mulai dari manajemen puncak hingga ke pegawai dasar. Sebagai contoh di perusahaan Jepang, seperti Toyota dan Canon, setiap pegawai memberikan 60-70 saran perbaikan yang ditulis, kemudian dipresentasikan serta didiskusikan, dan kemudian diimplementasikan.

Filosofi Continuous Improvement merupakan transformasi dari konsep "Kaizen", yang memperbaiki setiap kesalahan yang muncul dalam proses produksi secara bertahap dan dimulai dengan memperbaiki kesalahan yang besar hingga ke yang kecil sampai tidak ditemukan lagi kesalahan dalam proses produksi (zero defect).

Ajaran Islam juga mengenal konsep Continuous Improvement. Dalam Al Qur'an disebutkan bahwa "... Sesungguhnya Allah tidak merubah keadaan suatu kaum sehingga mereka merubah keadaan yang ada pada diri mereka sendiri. ..." (Surah Ar Ra'd/13:11). Hadist Rasulullah juga menyebutkan bahwa jika kondisi hari ini sama dengan kemarin merupakan sebuah kerugian dan jika kondisinya lebih buruk maka merupakan sebuah kecelakaan. 

Di samping itu, Rasulullah mengajarkan pula bahwa "sebaik-baiknya pekerjaan adalah yang dilakukan penuh ketekunan walaupun sedikit demi sedikit" (hadist riwayat Tirmidzi). Hadist tersebut mengajarkan bahwa suatu pekerjaan kecil yang dilakukan secara konstan dan professional lebih baik dari sebuah pekerjaan besar yang dilakukan secara musimam dan tidak professional. Dengan demikian semangat Continuous Improvement sangat didorong dalam ajaran Islam. 

Konsep Continuous Improvement dapat diterapkan pada setiap jenis perusahaan, termasuk Lembaga Keuangan Syariah. Keuntungan penerapan Continuous Improvement adalah akan terbentuknya paradigma process oriented thinking dan tumbuhnya budaya inovasi dalam perusahaan. 

Beberapa penghalang penerapan Continuous Improvement dalam sebuah perusahaan adalah adanya proses pekerjaan yang belum sempurna, pengetahuan dalam lingkungan kerja yang tidak dibagi atu didistribusikan, lebih focus kepada teknologi dibandingkan dengan kebutuhan atau kemampuan pemakai dalam bekerja.

Untuk menerapkan Continuous Improvement perlu ditempuh empat tahap dasar.

Pertama, Perusahaan harus mampu mendefinisikan proses manajemen yang bermanfaat dan berguna yang bukan hanya generic, melainkan juga mampu menjelaskan aliran pekerjaan yang jelas, deskripsi kerja langkah demi langkah, pedoman & identifikasi yang jelas, sumberdaya, informasi, metode yang akan digunakan, dan mekanisme saling membantu satu sama lain;

Kedua, perlunya persamaan persepsi antara Unit IT dan Unit Pengguna dengan berkolaborasi dalam menentukan teknologi yang bukan hanya mutakhir namun juga dapat diadopsi oleh unit pengguna;

Ketiga, menggunakan yang sudah ada dalam organisasi dengan mengekplorasi lebih dalam dan membagi pengetahuan tersebut kepada seluruh personal; dan

Keempat, memaafkan kesalahan manusia karena dapat ditingkatkan melalui manajemen, coaching, training, dan pengalaman yang berkesinambungan dalam dunia kerja.

Setelah keempat tahap dasar tersebut dilalui, maka proses Continuous Improvement dapat diterapkan dengan baik sehingga tidak ditemukan lagi kesalahan (zero defect) dalam proses produksi. Dengan demikian mengharapkan suatu hasil tanpa kesalahan (zero defect) tanpa melalui proses Continuous Improvement hanya akan menjadi angan-angan. Penerapan Continuous Improvement secara umum, akan bermanfaat untuk menurunkan biaya dan meningkatkan kinerja yang dimungkinkan dalam suatu penciptaan lingkungan kerja yang lebih baik.

Penulis: MERZA GAMAL

• Pengkaji Sosial Ekonomi Islami
• Author of Change Management & Cultural Transformation
• Former AVP Corporate Culture at Biggest Bank Syariah