Membangun Koneksi dan Kolaborasi di Lingkungan Kerja Hybrid

Setelah pembatasan keamanan Covid-19 dilonggarkan, semua tanda menunjukkan insan perusahaan kembali ke lingkungan kerja "hybrid" di mana mereka memiliki fleksibilitas untuk menghabiskan sebagian hari kerja mereka di kantor dan sebagian waktu lainnya bekerja di rumah atau dari jarak jauh.

Kemungkinan perubahan terbesar bagi pekerja yang mulai bekerja dari jarak jauh penuh waktu pada tahun 2020 adalah penurunan tajam jam yang dihabiskan untuk bersosialisasi dengan teman dan kolega kerja.

Manusia adalah makhluk sosial dan mengandalkan hubungan positif dengan orang lain untuk dorongan, perkembangan dan dukungan.

Faktanya, menurut studi Gallup, orang Amerika merasakan tingkat kebahagiaan tertinggi ketika mereka menghabiskan enam hingga tujuh jam per hari untuk bersosialisasi.

Perangkat lunak konferensi video memungkinkan tim dan kolega untuk terus bertemu dan berinteraksi saat bekerja dari jarak jauh, tetapi bagi banyak orang, pesona bekerja melalui panggilan video segera diganti dengan perasaan lelah dan kehilangan.

Bekerja dari rumah meningkatkan produktivitas bagi banyak orang, tetapi juga menghilangkan peluang untuk koneksi cepat, obrolan di lorong, dan waktu tatap muka dengan kolega, klien, dan manajer.

Pekerjaan di tempat menawarkan lingkungan yang kaya dengan pilihan untuk interaksi antarpribadi, dan pengisian ulang sosialisasi. Bahkan ada alasan bisnis untuk mendorong insan perusahaan menghabiskan lebih banyak waktu bersosialisasi dan memiliki sahabat di tempat kerja.

Penelitian Gallup menunjukkan, sosialisasi dan koneksi persahabatan memiliki tujuh kali lebih mungkin untuk terlibat dalam pekerjaan insan perusahaan, lebih baik dalam melibatkan pelanggan, dan menghasilkan kualitas kerja lebih tinggi- kualitas kerja.

Menciptakan tempat kerja yang memberikan peluang untuk interaksi sosial tidaklah sulit, tetapi mempertahankan budaya koneksi bisa jadi, terutama di dunia kerja hybrid yang meningkat.

 Hal ini membutuhkan lebih banyak intensionalitas di pihak manajer untuk memastikan bahwa budaya organisasi, nilai-nilai dan ekspektasi mendorong pembangunan hubungan. Insan perusahaan membutuhkan koneksi dengan manajer mereka, anggota tim lain, jaringan lintas fungsi, dan, tentu saja, sahabat mereka di tempat kerja.

Menyeimbangkan produktivitas dan koneksi untuk tim hybrid membutuhkan komunikasi dan fasilitasi yang efektif dari manajer. Hal-hal yang perlu seorang diperhatikan pemimpin dalam membangun koneksi di lingkungan kerja hybrid adalah sebagai berikut:

1. Bina hubungan tim dengan memberikan kesempatan kepada rekan satu tim untuk terlibat, berbagi, serta mendiskusikan pekerjaan dan topik yang tidak terkait dengan tempat kerja. Sasaran untuk beberapa pertemuan dan hubungan bisa terkait masalah interaksi atau hanya terkait produksi.
2. Insan perusahaan masih membutuhkan waktu bersama pemimpinnya, yakni waktu yang terfokus dan disengaja di mana pemimpin dapat memberikan perhatian penuh untuk mendengarkan, belajar, dan melatih. Pertimbangkan cara-cara kreatif untuk meningkatkan percakapan empat mata antara pemimpin sebagai coach dengan insan perusahaan: Adakan perbincangan santai, lakukan "check-in" pada hari-hari tatap muka bahkan jika koneksi yang lebih lama harus dilakukan secara virtual, tahan slot waktu terbuka untuk "jam kerja" untuk percakapan "drop-in".
3. Dorong insan perusahaan untuk saling berkomunikasi tentang jadwal hybrid mereka. Temukan satu atau dua hari ketika sebagian besar jadwal tumpang tindih, dan dorong insan perusahaan untuk memprioritaskan pekerjaan di tempat untuk hari itu.
4. Sebagai coach, bersikaplah sengaja untuk makan siang bersama dan minum kopi saat insan perusahaan berada di kantor.
5. Ciptakan lingkungan yang mendorong koneksi. Rencanakan acara sosial di tempat untuk mendorong orang terlibat dengan kolega dan teman. Pastikan kebijakan dan praktik menunjukkan bahwa perusahaan menghargai persahabatan yang produktif di tempat kerja.

Saat ini sangat sedikit pekerjaan yang ada dalam silo. Insan perusahaan, organisasi, dan pelanggan sama-sama mendapat manfaat dengan berkolaborasi. Berkolaborasi di tempat kerja memungkinkan tim untuk memanfaatkan kekuatan dan kontribusi setiap orang dengan cara yang menghasilkan kinerja yang lebih baik atau tingkat produktivitas yang lebih tinggi daripada yang dimungkinkan dari jumlah upaya individu.

Kolaborasi tidak berhenti ketika dunia bergeser ke pekerjaan jarak jauh. Bagi mereka yang memiliki hubungan kerja yang sudah ada, teknologi memungkinkan saat-saat ketika kolaborasi dilanjutkan di antara anggota tim yang ditempatkan terpisah jauh.

Namun, bagi banyak tim, periode kerja jarak jauh yang berkepanjangan menjelaskan tantangan kolaborasi virtual, seperti pembatasan pada arus bebas komunikasi, ketidakmampuan untuk mempertahankan fokus dan energi, serta keterbatasan berbagi layar dan interaksi.

Kerja jarak jauh membuat koordinasi tugas yang sangat saling bergantung menjadi lebih sulit, sekaligus menciptakan beban kognitif yang lebih berat untuk setiap anggota tim. Kembali ke kantor akan meningkatkan kerja tim dan efisiensi dalam situasi yang membutuhkan interaksi yang sangat saling bergantung atau kompleks.

Bekerja bersama secara efektif tidak hanya meningkatkan produktivitas, namun juga memupuk dan memelihara kepercayaan. Saat bekerja secara kolaboratif secara langsung, ada visibilitas seputar kinerja dan kontribusi setiap orang yang menopang kepercayaan tim satu sama lain, bahkan saat tim sedang tidak bersama.

Saat insan perusahaan merasa nyaman dengan teknologi kolaborasi dan semakin banyak tim yang kembali ke tempat kerja, beberapa tantangan terkait kolaborasi akan teratasi. Akan tetapi, masalah potensial baru muncul untuk tim hybrid, yakni insan perusahaan yang bekerja dari jarak jauh akan "tidak terlihat" dan dapat dilupakan pada saat-saat penting.

Pengabaian yang tidak disengaja ini dapat menimbulkan masalah dengan inklusivitas dan kesetaraan. Sangat mudah bagi insan yang berada di lokasi untuk menjadwalkan waktu untuk bekerja bersama di ruang bersama, saling mengunjungi secara spontan untuk meminta bantuan, dan memberikan umpan balik dan dukungan ketika mereka melihat anggota tim membutuhkan.

Pekerja jarak jauh mungkin menemukan diri mereka kehilangan peluang kunci untuk partisipasi dan pengembangan, yang pada akhirnya dapat menghambat kemajuan karir mereka.

Apabila demografi insan tertentu - seperti ibu yang bekerja - menghabiskan lebih banyak waktu di rumah daripada rekan kerja lain yang lebih suka menghabiskan lebih banyak waktu di tempat, lingkungan hybrid berpotensi mendorong ketidakadilan sistemik yang dapat menghambat karier dan sulit untuk dibatalkan. Hal tersebut akan terjadi jika norma baru untuk praktik kerja jarak jauh yang adil tidak terbentuk.

Pemimpin dan anggota tim harus menciptakan norma "virtual pertama" baru yang memastikan pekerja jarak jauh dengan sengaja dibawa ke momen-momen penting kolaborasi dngen memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

• Jadwalkan dengan intensionalitas. Pertimbangkan tugas mana yang akan mendapat manfaat dari kolaborasi tim dan kerja yang saling bergantung saat tim berada di lokasi. Prioritaskan sesi papan tulis kolaboratif saat sebagian besar atau semua anggota tim berada di kantor.
• Dengarkan pekerja hybrid dan jarak jauh untuk memahami platform dan sistem pendukung mana yang memberikan pengalaman paling menarik dan memfasilitasi interaksi kolaboratif yang lebih autentik dengan tim.
• Belajar menggunakan platform dan teknik teknologi kolaborasi baru bersama-sama sebagai satu tim.
• Libatkan anggota jarak jauh dalam diskusi dan pengambilan keputusan saat dalam pertemuan kolaboratif. Minta masukan dari orang-orang yang telah bergabung melalui telepon atau video, dan pastikan semua materi atau dokumentasi tersedia atau dapat dilihat oleh semua orang dalam rapat.
• Tinjau praktik pengembangan dan bimbingan untuk memastikan pekerja jarak jauh mendapatkan tingkat investasi yang sama, karena pengembangan (dan karenanya kemajuan) sering kali terjadi secara lebih alami dan cepat ketika mentor dan mentee bekerja sama - terutama secara langsung.

Penulis,

Merza Gamal

Author of Change Management & Cultural Transformation

Former AVP Corporate Culture at Biggest Bank Syariah