Munculnya Revolusi Industri 4.0 dan krisis pandemi Covid-19 membuat fungsi umum dan administratif (G&A/ General & Administrative) berada di bawah tekanan untuk menjadi lebih digital, lebih gesit, dan lebih selaras dengan kebutuhan bisnis yang lebih luas. Model yang lebih strategis bisa menjadi kuncinya.
Masalah umum fungsi G&AÂ tradisional adalah alokasi sumber daya cenderung lengket. Staf disesuaikan dengan peran dan bagian tertentu dari bisnis dan tetap di sana selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun pada suatu waktu. Akibatnya, beban kerja dapat bertambah untuk mengisi kapasitas peran saat ini sebagaimana ditentukan, sementara proyek dengan prioritas tinggi dan penting secara strategis mungkin berjuang untuk mendapatkan sumber daya yang mereka butuhkan.
Untuk mengatasi tantangan ini, organisasi telah mulai bereksperimen dengan cara kerja yang lebih gesit, termasuk model flow-to-work di mana kolega ditugaskan untuk inisiatif di berbagai area bisnis berdasarkan proyek-per-proyek. Dengan menyiapkan kumpulan staf G&A dengan rangkaian kemampuan yang berbeda, bisnis dapat secara dinamis menyediakan kapasitas besar untuk mendukung inisiatif prioritas di bagian bisnis saat dibutuhkan, kemudian meningkatkan dan mengalokasikan kembali staf ke area lain saat tidak dibutuhkan. Kumpulan ini juga dapat berfungsi sebagai peluang pengembangan keterampilan yang memaparkan kolega ke pengalaman yang lebih luas.
Melengkapi pencocokan yang lebih dekat antara staf G&A internal dengan prioritas organisasi yang selalu berubah, pasar tenaga kerja eksternal menciptakan peluang baru untuk mengelola pasokan talenta secara lebih dinamis melalui berbagai pengaturan kontrak yang lebih luas di luar staf penuh waktu, peran kontraktor tradisional, atau bisnis multi-tahun. -pengaturan outsourcing proses. Meskipun regulasi berubah-ubah, evolusi pengaturan pertunjukan dan kerja paruh waktu memungkinkan organisasi melenturkan kapasitas staf G&A ke kebutuhan yang berfluktuasi, sehingga mereka dapat mengelola sumber daya dengan lebih baik dengan cara berbasis nol dari satu periode penganggaran ke periode berikutnya.
Selain itu, perubahan dalam pasar tenaga kerja yang lebih luas — didorong oleh teknologi dan preferensi sosial yang berkembang — mendorong organisasi untuk mengakomodasi staf yang bekerja sebagian atau sebagian besar waktu dari jarak jauh. Tren ini akan memungkinkan fungsi G&A mengakses sumber bakat baru, tetapi juga memerlukan praktik dan norma kerja yang berbeda untuk memastikan integrasi yang efektif antara karyawan yang melakukan pekerjaan sinkron dan asinkron, dan berpotensi beroperasi di zona waktu yang berbeda.
Bagian dari model operasi akan bertanggung jawab untuk mengembangkan kebijakan dan praktik tata kelola yang diperlukan untuk mematuhi standar internal dan persyaratan pemangku kepentingan eksternal. Pusat kebijakan dan tata kelola akan menampung kelompok-kelompok ahli materi pelajaran yang mendalam tentang topik-topik tertentu, seperti perencanaan pajak, kompensasi, manajemen kategori pengeluaran, atau keamanan siber. Meskipun serupa dengan "pusat keunggulan" (Center of Excellence/ CoE) yang umum dalam fungsi G&A saat ini, satu pembeda utama adalah penekanan pada pengembangan fokus eksternal dan penggunaan analitik bisnis secara ekstensif untuk mendorong wawasan. Misalnya, CoE peramalan akan bekerja dengan sumber daya digital untuk memasukkan tren pasar eksternal yang paling relevan dan data makroekonomi ke dalam model mereka.
Lingkungan yang bergejolak dan tidak pasti akan terus menghadirkan tantangan baru, yang mengharuskan organisasi mengantisipasi, mengidentifikasi, dan bereaksi cepat terhadap perubahan yang cepat. Pusat kebijakan dan tata kelola dapat membantu bisnis yang lebih luas dengan kemampuan pemodelan dan dukungan keputusan yang canggih, dengan memanfaatkan sumber data internal dan eksternal yang lebih luas serta keterampilan analitis tingkat lanjut.
Dalam pengadaan, misalnya, beberapa perusahaan sudah menggunakan teknologi kecerdasan buatan untuk mengidentifikasi pemasok potensial dari database yang tersedia untuk umum yang mencakup jutaan perusahaan. Dalam satu pendekatan yang berhasil, alat pembelajaran mesin membandingkan deskripsi bahasa alami dari karakteristik pemasok yang diperlukan dengan deskripsi pemasok tentang kemampuan mereka sendiri. Selain mengidentifikasi pemasok berpotensi tinggi tertentu, alat ini juga dapat membuat peta konseptual pemasok yang memiliki karakteristik serupa. Fitur tersebut telah membantu pembeli mengidentifikasi peluang untuk mendapatkan sumber dari sektor di luar basis pasokan tradisional mereka.
Kebutuhan untuk menyampaikan inisiatif yang kompleks dengan cepat akan membutuhkan peningkatan koordinasi antar fungsi. Transisi massal tahun lalu ke pekerjaan rumahan, misalnya, membutuhkan tim TI untuk menyediakan infrastruktur dan peralatan, tim SDM untuk mengembangkan kebijakan baru, dan fungsi lain untuk menyesuaikan proses mereka agar sesuai dengan model baru.
Untuk mendukung inisiatif seperti itu dengan lebih baik, organisasi G&A ingin memecah silo fungsional tradisional dan mengembangkan kemampuan untuk mengembangkan layanan baru yang kompleks dengan cepat. Untuk melakukan itu, diperlukan koordinasi yang efektif antara fungsi G&A dan pelanggan mereka dalam bisnis yang lebih luas. Peran koordinasi ini akan menjadi tanggung jawab sekelompok mitra bisnis G&A. Manajer senior ini akan bekerja dengan para pemimpin bisnis untuk memahami persyaratan mereka, kemudian mengumpulkan spesialis fungsional dari kelompok tangkas — dan pakar dari pusat kebijakan dan tata kelola — untuk memenuhi persyaratan tersebut.
Peran mitra bisnis G&A tidak umum saat ini, tetapi memiliki kesamaan di tempat lain dalam organisasi modern. Dalam pengembangan perangkat lunak dan perangkat keras, misalnya, perusahaan sering menunjuk pemilik produk atau manajer produk, yang bertindak sebagai suara pelanggan dalam organisasi, mengoordinasikan pekerjaan di seluruh fungsi, dan bertanggung jawab atas kinerja keuangan suatu produk atau proyek.
