Revitalisasi Fungsi Umum dan Administrasi Pasca Pandemi Covid-19

Pada tahun 2020, bisnis menghadapi gangguan yang belum pernah terjadi sebelumnya, didorong oleh dampak langsung pandemi Covid-19 dan percepatan tren yang sudah ada sebelumnya dalam lingkungan bisnis, politik, dan sosial. Sebagai tanggapan, perusahaan dipaksa untuk berkembang pesat, baik dalam proses manajemen maupun model bisnis mereka.

Dalam lingkungan yang bergerak cepat dan tidak pasti ini, laju perubahan dalam fungsi umum dan administratif (G&A/ General & Administrative) seperti SDM, TI, dan keuangan dapat tertinggal di belakang organisasi yang lebih luas. Fungsi-fungsi ini telah menghabiskan waktu bertahun-tahun dengan fokus pada pengurangan biaya dan peningkatan efisiensi dalam mencapai efektivitas, sementara koordinasi yang buruk antar fungsi memperlambat pengambilan keputusan dan menghambat mobilisasi sumber daya untuk masalah paling mendesak yang dihadapi bisnis.

Kondisi seperti tersebut di atas menjadi sumber frustrasi yng signifikan bagi para pemimpin bisnis. Mengonfigurasi ulang rantai pasokan, menerapkan kerja jarak jauh skala massal, atau menanggapi perubahan dramatis dalam kebutuhan pelanggan adalah tugas seorang pemimpin yang cukup berat. Pemimpin menjadi lebih sulit jika fungsi bisnis internal yang penting tidak dapat memberikan dukungan penting.

Tantangannya melampaui dampak langsung dari krisis dan akibatnya. Selama dekade mendatang, berbagai tren yang saling terkait akan menekan para pemimpin G&A untuk mengubah pekerjaan yang mereka lakukan dan cara mereka melakukannya. Kekuatan eksternal, seperti peningkatan volatilitas dan kebutuhan untuk menyeimbangkan kinerja keuangan dan persyaratan lingkungan, sosial, dan tata kelola yang ketat akan membuat G&A bekerja lebih kompleks dan lebih bervariasi. Sementara itu, dalam bisnis, fungsi G&A perlu menyesuaikan alat, proses, dan keterampilan mereka untuk memanfaatkan teknologi digital canggih dan mendukung tenaga kerja yang tersebar secara global.

Para pemimpin perlu memikirkan kembali peran fungsi G&A dalam organisasi modern. G&A dapat mengubah posisinya dari pos biaya dalam operasional bisnis menjadi pendukung utama, membantu bisnis mengelola risiko yang kompleks, memanfaatkan peluang yang muncul, dan membuat keputusan strategis dan operasional yang lebih cerdas.

Model baru untuk fungsi G&A yang lebih gesit, bahkan lebih produktif, dan lebih mudah beradaptasi dirancang untuk memanfaatkan kemajuan dalam digital dan analitik, dan dapat memberikan wawasan yang lebih relevan secara komersial dan operasional. Model G&A di masa depan harus didasarkan pada beberapa prinsip sebagai berikut:

1. Sederhanakan administrasi bisnis dengan menghilangkan silo fungsional G&A tradisional. Sebaliknya, pekerjaan harus direncanakan dan dilaksanakan sepanjang perjalanan ujung ke ujung yang dilakukan oleh pemangku kepentingan bisnis, seperti manajer yang perlu mengisi lowongan, atau tim manajemen produk yang mencari bantuan untuk mengembangkan perkiraan penjualan.
2. Menanamkan orientasi berwawasan ke luar yang berfokus secara komersial pada staf G&A, sehingga mereka dapat membantu bisnis mengantisipasi dan menanggapi lingkungan yang berkembang pesat.
3. Gunakan teknologi digital dan analitik untuk menghasilkan wawasan yang relevan untuk bisnis, didukung oleh otomatisasi yang kuat, alur kerja, dan praktik manajemen data untuk mendorong efisiensi.
4. Pisahkan kegiatan G&A menjadi dua jenis yang berbeda. Tugas yang diperlukan untuk menjalankan bisnis harus disampaikan menggunakan proses yang sangat mudah diprediksi dan diaktifkan secara digital. Di tempat lain, perusahaan akan menggunakan sumber daya berbasis proyek yang fleksibel yang dapat dengan cepat dipindahkan di antara inisiatif untuk memberikan kemampuan baru dan mendukung perubahan prioritas bisnis.

Prinsip-prinsip di atas diwujudkan melalui struktur baru G&A yang menata kembali peran G&A sebagai pilar pendukung utama bisnis perusahaan. Melalui digitalisasi fungsi G&A yang menyediakan layanan yang dapat diandalkan oleh bisnis lainnya untuk operasi sehari-hari. Layanan ini akan diatur dari perspektif "perjalanan pelanggan" yang diambil oleh pengguna mereka, yang mencakup staf di seluruh bisnis yang lebih luas bersama dengan pemangku kepentingan eksternal seperti pemasok atau calon insan perusahaan.

Dalam kebanyakan kasus, penyampaian layanan ini akan membutuhkan lebih sedikit pekerjaan langsung oleh staf G&A. Pemangku kepentingan akan mendapatkan apa yang mereka butuhkan melalui antarmuka layanan mandiri yang ramah pengguna, seperti portal insan perusahaan dan vendor atau dasbor pelaporan manajemen. Tugas back-office akan menjadi sangat otomatis.

Pergeseran sumber daya G&A saat ini sedang berlangsung. Perusahaan telah secara signifikan mengurangi biaya dukungan G&A sehari-hari dengan menggunakan teknik otomatisasi dan swalayan. Di seluruh industri, biaya keuangan turun 25 persen dalam dekade hingga 2019. Penelitian McKinsey menunjukkan bahwa 64 persen tugas pengumpulan data saat ini dan 69 persen tugas pemrosesan data dapat diotomatiskan menggunakan teknologi yang ada.

Untuk memanfaatkan sepenuhnya potensi otomatisasi dalam tugas-tugas transaksional, perusahaan perlu bergerak lebih dari sekadar menggabungkan proses yang terfragmentasi atau tidak efisien dengan koneksi digital. Proses G&A masa depan dapat dibangun dari awal untuk lingkungan digital, memungkinkan mereka untuk memanfaatkan sepenuhnya perangkat lunak perusahaan generasi berikutnya.

Saat perusahaan merancang proses digitalisasi, juga harus mempertimbangkan faktor manusia sepenuhnya. Proses yang didefinisikan dengan buruk atau kaku pasti akan menimbulkan masalah dan pengecualian yang membutuhkan intervensi manusia untuk menyelesaikannya. 

Organisasi terkemuka meminimalkan pengecualian ini dengan merancang proses yang fleksibel seputar perjalanan spesifik yang diikuti pengguna yang berbeda. Sebagai contoh, satu perusahaan Eropa dengan miliaran dolar pengeluaran eksternal tahunan menggunakan pemikiran desain dan pendekatan perjalanan pelanggan untuk mengkonfigurasi ulang proses pengadaannya untuk peran yang berbeda (seperti vendor pihak ketiga, manajer produksi, teknisi lab, dan manajer kategori). Hal ini memberikan setiap peran pengalaman yang efisien dan diaktifkan secara digital yang membutuhkan intervensi minimal, yang menyalurkan pengeluaran ke pemasok pilihan dan memberikan hasil yang transparan.

Penulis,

Merza Gamal

Author of Change Management & Cultural Transformation

Former AVP Corporate Culture at Biggest Bank Syariah