Pentingnya Pengarsipan sebagai Penunjang Kegiatan Bisnis

[caption caption="Sumber Gambar: Dian4anggraeni.wordpress.com"][/caption]Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

       Setiap kegiatan atau pekerjaan di suatu perusahaan memerlukan data dan informasi, salah satu sumber dan informasi yang dibutuhkan adalah arsip, arsip merupakan bukti dan rekaman yang berisi tentang kegiatan-kegiatan suatu perusahaan sampai pada pengambilan keputusan-keputusan. Arsip dapat disimpan secara baik secara manual atau komputerisasi. Pengolahan arsip disesuaikan dengan kebijakan suatu perusahaan dalam manajemen arsip di perusahaannya.
       Dalam suatu organisasi arsip mempunyai peranan sebagai memori suatu organisasi, karena karyawan dalam suatu organisasi mempunyai memori ingatan yang terbatas, sehingga suatu saat arsip berperan sebagai wadah informasi dan barang bukti. Dan arsip juga memiliki peran sebagai kegiatan manajemen yang dapat menentukan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
       Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi kegiatan pengumpulan dokumen atau surat, pemeriksaan terhadap arsip, penentuan kata tangkap dari arsip tersebut, pemberian kode, penyortiran, penempatan, pemeliharaan arsip, juga cara penyingkiran dan pemusnahan untuk dokumen atau surat atau arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna atau arsip non essential yang sudah tidak digunakan lagi.
       Mengingat peranan arsip dalam suatu organisasi sangat penting, maka pengelolaan arsip dalam suatu organisasi haruslah baik dan benar, karena jika pengelolaan kurang baik maka akan mengakibatkan organisasi sulit memperoleh dan menerima informasi baik dari dalam organisasi (intern) atau dari luar kantor (ekstern) sehingga akan menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Suatu organisasi dapat terbentuk karena adanya pengaruh dari beberapa aspek yaitu seperti penyatuan visi, misi, dan tujuan yang sama dengan perwujudan dari eksistensi sekelompok orang terhadap masyarakat. Untuk mecapai visi, misi, dan tujuan tersebut suatu organisasi haruslah mempunyai sumber informasi baik dari luar maupun dalam organisasi. Arsip merupakan sumber informasi yang sangat baik dalam suatu organisasi dan juga berisi informasi tentang fungsi dan kegiatan dari organisasi tersebut. 

Arsip mempunyai dua fungsi yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
a. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan oleh suatu organisasi dalam guna perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan suatu bangsa pada umumnya atau yang digunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip ini dibagi menadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
a) Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang digunakan secara langsung dan terus-menerus diperlukan atau dipergunakan oleh  organisasi dalam penyelenggaraan administrasi.
b) Arsip dinamis inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun dalam penyelenggaraan administrasi.

b. Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung dalam penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya ataupun untuk penyelenggaraan kegiatan sehari-hari dalam administrasi Negara.
Peranan utama arsip adalah sebagai alat ingat atau memori suatu perusahaan atau organisasi. Mengingat pentingnya memori dalam kehidupan manusia, dalam organisasipun memori sangatlah penting, sehingga memori tersebut jangan sampai hilang atau sebagai akuntabilitas. Yang dimaksud peran arsip sebagai pengambilan keputusan adalah menentukan berhasil atau tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu agar tujuan dari organisasi dapat dicapai, maka pemeliharaan arsip haruslah baik dan benar.
       Peranan arsip sebagai bahan bukti adalah sebagai bahan bukti untuk informasi yang tercatat dalam suatu kertas, atau direkam melalui recorder, karena mengingat ingatan manusia atau karyawan itu memiliki batasan sedangkan informasi yang lama ataupun terkini dalam suatu organisasi haruslah diingat. Jadi arsip juga mempunyai peranan sebagai bahan bukti yang otentik dalam suatu organisasi. Yang terakhir dari peranan arsip adalah sebagai akuntabilitas. Maksudnya adalah sebagai tekanan dari luar untuk meminta laporan pertanggungjawaban suatu organisasi mengharuskan mempunyai alat bukti yang kuat dan benar.

 

 

 

Judul TA: "Perancangan Aplikasi Sistem Penyimpanan Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) dan Laporan Hasil Pemeriksaaan di PT Perkebunan Nusantara VIII"