Sistem Pengarsipan

Kearsipan adalah proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian dan perawatan, serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. 

Keunggulan dari fungsi kearsipan adalah aktivitas organisasi akan berjalan dengan lancar, dapat dijadikan bukti tertulis apabila ada masalah, dapat dijadikan bahan dokumentasi, sebagai alat pengingat, dan berfungsi sebagai alat penyimpan warkat. 

Sisterm pengarsipan yang masih berlaku di perusahaan:

- Sistem Sentralisasi: Semua surat disimpan dalam suatu ruangan, bukan dalam kantor terpisah

- Sistem Desentralisasi: Pelaksanaan pengarsipan tidak terpusat pada satu unit kerja karena masing-masing unit kerja menyimpan arsipnya sendiri

5 Sistem Pengarsipan:

- Abjad

 Pengarsipan dilakukan secara alphabetical (contoh: daftar nama tamu, daftar pustaka, daftar karyawan, dll)

- Masalah

Sistem penyimpanan menurut isi pokok / perihal surat (contoh: guarantee letter dari guest dan voucher)

- Nomor

Pemberian nomor pada folder (contoh: nomor kamar tamu, surat-surat keluar yang sifatnya general sehingga memiliki nomor surat)

- Tanggal

Pengarsipan dilakukan berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan tahun (contoh: reservasi)

- Wilayah

Penyimpanan dilakukan berdasarkan daerah atau wilayah (contoh: surat yang diterima)