Mau Menulis Proposal? Perhatikan Hal-hal Ini!

Bagi anda yang senang berorganisasi atau yang sedang beraktivitas di dunia kerja, proposal  telah menjadi kebutuhan. Proposal menjadi bagian yang sulit terpisahkan dari aktivitas suatu organisasi ataupun perusahaan.  Karenanya, keterampilan dalam menulis atau menyusun proposal menjadi penting.

Proposal yang tersusun dengan baik dapat menjadi indikator kualitas organisasi atau panitia atau personil organisasi tertentu. Namun, seringkali ditemukan kesulitan menyusun proposal terutama bagi pemula, atau ditemukan juga banyak kesalahan dalam penyusunan. 

Kemampuan atau skill teknis ini jangan diremehkan. Kesalahan dapat menyebabkan tujuan disusunnya proposal tidak tercapai karena performa yang tidak standar.

Berikut ini secara singkat saya paparkan teknik penulisan atau penyusunan proposal yang merupakan formulasi dari pengalaman serta pengetahuan yang penulis dapatkan selama aktif berorganisasi.

Apa Itu Proposal?

Kata proposal berasal dari Bahasa Inggris "Propose" yang berarti mengusulkan atau menawarkan. Kamus Besar Bahasa Indonesia memberikan pengertian proposal sebagai: rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja. 

Dari penampakan fisiknya, proposal adalah dokumen tertulis. Berdasarkan pemahaman-pemahaman tersebut maka definisi proposal dapat kita formulasikan sebagai: "Sebuah dokumen yang berisikan konsepsi usulan atau penawaran tentang sebuah rencana dalam bentuk rancangan kerja atau hal lainnya dengan maksud tertentu dari pihak pengusul kepada pihak penerima usulan"

"hal lainnya" yang diusulkan atau ditawarkan oleh pihak pengusul dapat berupa: barang, jasa, program/kegiatan (usaha, olahraga, seni, pembangunan, ilmiah dll) atau penawaran bentuk kerjasama.

Proposal dalam prakteknya ada bermacam-macam bentuk tergantung pada apa yang ditawarkan. Bentuk-bentuk atau jenis proposal, misalnya:

• Proposal penjualan barang
• Proposal jasa
• Proposal program/kegiatan
• Proposal pembangunan
• Proposal kerjasama
• Proposal usaha
• Proposal penelitian
• Dan lain-lain.

Proposal sering juga disama artikan dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term Of Refference, karena jika dilihat karakter isi atau bagian-bagian penyusunnya memiliki kesamaan.

Dari keanekaragaman jenis proposal, untuk bahasan kita saat ini, akan difokuskan pada proposal program atau proposal kegiatan.

Memahami Tujuan dan Fungsi Proposal Program/Kegiatan 

Sebelum menulis proposal, harus dipahami dulu apa yang menjadi tujuan orang atau organisasi atau lembaga membuat proposal kegiatan. Secara umum tujuannya adalah untuk mengusulkan atau menawarkan suatu hal (program/kegiatan) kepada pihak lain dengan tujuan supaya pihak lain dapat bekerjasama menyukseskan kegiatan, membantu pembiayaan kegiatan, membantu  kebutuhan kegiatan dalam bentuk barang atau jasa atau mensponsori kegiatan, termasuk juga untuk ikut serta dalam kegiatan.

Proposal program atau kegiatan berfungsi:

Pertama, sebagai media yang menjembatani kesenjangan pemahaman antara pihak pengusul dan penerima usulan, sehingga lewat proposal pemahaman yang sama antara pihak pengusul dan penerima usulan dapat terbentuk.

Kedua, proposal menjalankan fungsi sebagai dokumen yang memberikan gambaran tentang program dan menjadi bahan acuan (kerangka acuan/term of refference/ToR) bagi pihak yang terlibat dalam kegiatan.

Ketiga, proposal berfungsi menjadi dokumen yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dari pihak penerima usulan (misalnya sponsor atau donatur) untuk mengambil keputusan: mau bekerjasama / membantu atau tidak.

Sampai disini sangatlah jelas arti penting proposal bagi suksesnya suatu program atau kegiatan. Jika proposal tidak dapat dibuat sebaik mungkin dan tidak dapat memenuhi peruntukannya, maka proposal tersebut akan mubazir. 

Kriteria Proposal yang Baik

Bagaimana kriteria proposal yang baik, supaya dapat dibaca dan diterima oleh pihak penerima usulan atau bisa memenuhi fungsi di atas? Proposal yang baik, paling tidak harus memenuhi syarat:

1).Keindahan, kerapihan (termasuk bahasa);
2).Jelas, mampu menjelaskan maksud atau mampu menggambarkan dengan jelas tentang kegiatan;
3).Informatif, mampu menginformasikan segala hal yang akan menunjang pemahaman pembaca dan pertimbangan dalam mengambil keputusan untuk membantu atau bekerjasama;
4).Mampu meyakinkan bahwa pihak penerima usulan juga akan mendapatkan keuntungan dengan program tersebut. Atau paling tidak penerima usulan yakin bahwa program tersebut baik, bermanfaat dan perlu dibantu;
5).Rasional, baik dari segi format kegiatan maupun usulan pembiayaan.

Sistematika Penulisan Proposal Kegiatan

Meskipun terdapat variasi, namun umumnya proposal terdiri dari bagian-bagian:

1). Identitas

Mencakup: identitas program dan identitas organisasi pengusul. Biasanya identitas program dan lembaga pengusul sudah terakomodir pada cover proposal atau kertas kop panitia, atau ditulis di bagian awal.

2). Pendahuluan / Dasar Pemikiran / Latar Belakang

Berisikan pertimbangan-pertimbangan rasional / yang masuk akal yang melatarbelakangi sehingga pelaksana program/kegiatan mau melaksanakan program ini. Jadi bagian ini akan menginformasikan mengapa program ini dilaksanakan.

3) Dasar Pelaksanaan / Legalitas Organisatoris Program

Berisikan aturan-aturan organisasi ataupun juga peraturan perundang-undangan yang melegitimasi program yang diusulkan, misalnya: UU tentang Ormas, AD/ART, Surat Keputusan dll.

4). Tujuan

Hal-hal yang hendak dicapai yang sifatnya agak ideal belum konkrit (abstrak), umum.

5). Sasaran/Goal (hasil yang diharapkan)

Tujuan yang bersifat konkrit, terukur. Maksudnya, telah mejelaskan bahwa kegiatan ini akan menghasilkan apa dan berapa banyak.

Contoh: Sasaran Pelatihan ini adalah: menghasilkan minimal 50 orang kader pemuda yang dapat menyusun menulis artikel opini di media online.

6). Manfaat

Apa manfaat dari hasil progam. Manfaat bukan hanya untuk organisasi/pelaksana tetapi untuk semua pihak yang akan terlibat: peserta, pemerintah, lembaga mitra, sponsor, dan masyarakat.

7). Bentuk/Jenis Kegiatan/Metode

Kegiatan apa saja yang hendak dilaksanakan dan bagaimana teknis pelaksanaan kegiatan.

8). Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan

9). Peserta /Target Group (kelompok sasaran)

10). Pengorganisasian (lampiran SK Panitia)

11). Pembiayaan (lampiran: rencana pemasukan-pengeluaran dan rencana sumber dana)

12). Lampiran-lampiran (SK, pembiayaan, jadwal, materi, kriteria sponsorship dan hal lain yang dianggap perlu)

Bagaimana Menulis Proposal?

Secara teknis, untuk bisa menyusun atau menulis proposal, sama juga dengan proses menulis lainnya, hanya dapat kita lakukan kalau kita mau mencobanya. Hilangkan pikiran tidak mampu. If You think can, You can !!!

Langkahnya mengikuti urutan bagian-bagian di atas. Namun akan lebih mudah, jika apa yang hendak dituangkan di proposal sudah dirapatkan terlebih dahulu. Biasanya isi dari proposal menjadi agenda utama rapat perdana. Kalau semua sudah jelas, maka si konseptor, tinggal mengatur bahasa atau narasi tertulis sesuai sistematika di atas.

Semoga bermanfaat.

----------------

Tulisan ini pernah tayang di blog saya, Leadership Center dengan beberapa perbaikan.