Belajar Menulis Komprehensif dari Konsep Horenso ala Jepang

Jepang adalah salah satu negara di Asia yang sangat maju. Kemajuan negara yang terletak di barat laut Samudra Pasifik itu telah menjadi inspirasi bagi bangsa-bangsa lain di belahan dunia ini, termasuk di negara kita, Indonesia.

Salah satu indikator keberhasilan negara ini sehingga bisa begitu maju pesat, terutama dalam industri manufaktur, yaitu mereka menerapkan konsep Horenso dalam dunia kerja. Lantas apa yang dimaksud dengan Horenso? Horenso adalah singkatan dari Houkoku (Pelaporan), Renraku (Menginformasikan), dan Soudan (Konsultasi).

Sacho (boss besar) ditempat aku bekerja selalu menekankan bahwa orang boleh pandai setinggi langit, tapi selama ia tak mampu menulis, maka ia adalah orang yang tak berguna dalam hidupnya. Yang ia maksud yaitu melakukan houkoku (Pelaporan) dengan tools 5W2H (What, Where,When, Why, Who, How & How Much).

Seseorang tak akan mungkin bisa menyelesaikan masalahnya tanpa houkoku (Pelaporan). Konsep houkoku (Pelaporan) ini, yaitu cara menulis laporan, apa tujuan tulisan laporan itu, bagaimana cara menentukan format tulisan, bagaimana menuangkan isi pikiran, pendapat, opini, analisa dan identifikasi masalah, lalu ditutup dengan solusinya harus bagaimana.

Tulisan laporan harus dibuat sesimpel mungkin dengan gaya bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti, jangan dibuat ribet dengan istilah yang canggih-canggih karena rata-rata orang Jepang tak suka dengan segala sesuatu yang lebay.

Selain itu, budaya kerja orang Jepang juga lebih mementingkan kerja sama daripada kemampuan yang ditonjolkan secara individu. Secerdas apapun Anda, tapi kalau kemampuan team work Anda kurang, maka cepat atau lambat Anda akan didepak. Selain itu, jangan pernah memutuskan sendiri, harus konsultasi dulu, baik itu dengan team work maupun dengan atasan. Orang yang lebih banyak konsultasi dalam alur pekerjaannya, lebih dipercaya sama orang Jepang.

Bekerja di perusahaan Jepang dituntut harus mampu menyelesaikan rantai proses dalam sebuah proyek serta solusi atas masalah yang dihadapi. Biasanya Sacho (boss besar) aku akan menanyakan berbagai hal di lapangan, apa kendala dan masalah yang paling sering dihadapi, termasuk analisa risikonya bagaimana.

Maka untuk menghindari salah pengertian, ia selalu meminta aku membuat laporan tertulis secara ringkas (houkoku) melalui email yang akan dibacanya secara singkat sehingga ia mudah memahami apa masalah yang dihadapi di lapangan dan segera mengambil keputusan.

Berikut ini telaah singkat tentang horenso, semoga sedikit banyak dapat menjadi inspirasi bagi Anda dalam membuat tulisan atau artikel.

Houkoku (Pelaporan)
Pada dasarnya prinsip horenso bertujuan untuk menciptakan kultur kerja yang nyaman dengan pola komunikasi yang efektif. Houkoku berarti laporan atau melaporkan sesuatu. Sekecil apapun yang Anda alami, Anda rasakan, Anda temukan dan Anda lihat, harus dilaporkan.

Bagaimanapun juga, dalam setiap proses menulis pasti selalu ada saja kemungkinan terjadinya penyimpangan atau nonconformity, jika hal ini ditemukan pada proses kerja yang sedang berlangsung, maka atasan bisa segera mempertimbangkan untuk menghentikan proses dan melakukan perbaikan yang dianggap perlu sebelum penyimpangan kecil itu menjadi masalah besar dan berdampak pada kegagalan proyek secara total.

Maka dalam setiap tulisan yang kita buat hendaknya menyertakan bukti-bukti yang akurat, bukan alasan yang dibuat-buat, disertai analisis yang tajam karena biasanya masalah besar berawal dari kesalahan persepsi terhadap suatu laporan yang disampaikan.

Untuk menghindari salah tafsir  pada saat kita membuat suatu tulisan, tentukan terlebih dahulu metode apa yang akan kita gunakan, jika menggunakan analisa statistik dalam tulisan, pastikan metode yang digunakan itu simpel dan mudah dimengerti dengan gaya bahasa yang sederhana karena melibatkan angka-angka. Sebab tulisan yang sulit dipahami akan berpotensi salah pengertian yang fatal sehingga menimbulkan masalah yang besar.

Renraku (Menginformasikan)
Renraku berarti komunikasi yang efektif atau sharing segala sesuatu, sekecil apapun itu, yang dilihat, ditemukan, atau terpantau di lapangan. Intinya, tujuan renraku yaitu sharing informasi. Renraku menjadi sangat penting manakala kita rutin sharing informasi, insiden, dan masalah-masalah yang ditemukan dalam kehidupan kita hari lepas hari.

Begitu pula dengan pola tulisan kita di media sosial, konsep Renraku merupakan nyawa dalam suatu tulisan. Itulah sebabnya, karena sudah terbiasa dengan Horenso ini, sekecil apapun yang aku temukan di jalan yang sekiranya menarik untuk di-share dan bermanfaat bagi orang lain, aku share dalam bentuk artikel di Kompasiana plus foto-foto hasil jepretan ku sendiri.

Soudan (Konsultasi)
Soudan diartikan sebagai konsultasi, biasanya dilakukan oleh bawahan kepada atasannya atau sebaliknya, atau dalam team work, manakala seseorang menemukan masalah atau potensi masalah dalam mata rantai pekerjaan dengan tujuan untuk meminimalisasi resiko dan preventive Action (tindakan pencegahan) sejak dini.

Dalam konsep Soudan, diwajibkan mengedepankan fakta dan data yang akurat dalam konsultasi sebelum dibuatkan laporan tulisan. Jangan pernah Anda menyembunyikan atau memanipulasi data jika ingin karir Anda lama. Banyak rekan kerjaku yang dipecat tanpa ampun karena melaporkan yang baik-baik saja, padahal banyak masalah yang dihadapi.

Dengan banyak meminta petunjuk, berkonsultasi dengan team work dan atasan, melaporkan setiap detil pekerjaan termasuk hal yang sekecil apapun, maka semakin hari akan semakin terlatih proses kematangan dan kemapanan kerja untuk prestasi yang lebih baik.

**

Setiap kali morning briefing, Sacho (boss besar) aku seringkali menekankan bahwa setiap orang memiliki karakter dan energi sendiri-sendiri dalam membuat laporan tertulis. Ketika memulai sesuatu yang baru dalam tulisan, tinggalkan cara-cara lama yang sudah usang dan monoton dengan mengedepankan kekuatan kreatifitas.

"Kalau Anda selalu puas dengan apa yang telah Anda tulis dan Anda laporkan hari ini, maka Anda memiliki paradigma yang salah besar karena Anda tak akan pernah mampu memanfaatkan kemampuan Anda sampai pada batas maksimal," begitu ia selalu briefing setiap pagi.

Menulis adalah adalah aktivitas yang menyenangkan, baik itu di tempat kerja maupun di media sosial. Hal yang terpenting yaitu memiliki tujuan menulis yang berasal dari hati. Dengan hati yang bersih dan jujur, maka akan menghasilkan kualitas tulisan dan laporan yang membawa kebaikan bagi orang lain, sekalipun bentuk penyampaiannya dilakukan secara tak lazim.

Ya sudah itu saja.

Salam HORENSO.