ERP dalam LAZ: Tanda Transformasi Digital Telah Berlangsung (1)

Lembaga amil zakat (LAZ) merupakan organisasi nirlaba yang memiliki peran penting dalam pengelolaan zakat di Indonesia. Zakat adalah salah satu rukun Islam yang wajib ditunaikan oleh umat muslim yang mampu. Pengelolaan zakat yang efektif dan efisien sangatlah penting untuk memastikan bahwa zakat dapat disalurkan kepada mereka yang berhak dengan tepat waktu dan tepat sasaran.

Di era digital ini, transformasi digital menjadi kunci bagi LAZ untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan zakat. Salah satu teknologi yang dapat membantu LAZ dalam transformasi digital adalah ERP (Enterprise Resource Planning). ERP adalah sistem perangkat lunak yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform, seperti keuangan, akuntansi, pengadaan, inventaris, manajemen proyek, dan sumber daya manusia.

Dalam buku Resizing the Organization (De Meuse, Marks, dan Salas, 2003: 384) di bab terakhirnya tentang Quicker, Faster, Cheaper, Smarter dijelaskan bahwa organisasi pada masa depan membutuhkan lebih dari sekedar produk/program yang berkualitas, lokasi strategis, harga rendah, performa keuangan, dan besarnya jumlah karyawan untuk menjadi organisasi yang besar dan hebat. 

Pada masa depan, setiap organisasi membutuhkan "perubahan berkelanjutan", bukan memelihara status quo. Setiap organisasi selalu berhadapan dengan ekspektasi pelanggan/donatur/mitra yang terus meningkat, regulasi negara yang datang dan pergi, teknologi dan kompetisi yang terus di-eskalasi. Karena pastinya pada esok hari, seseorang pasti akan lebih cepat, tangkas, efisien, dan pintar.

Resizing organization membuka peluang pada pembaharuan organisasi dan pengembangan individu di dalam sistem manajemennya: memperbaharui kompetensi staf, memunculkan kelemahan, dan mengevaluasi ulang kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi untuk dikelola menjadi maksimal manfaatnya. 

Saya mengutip, resizing is not an option, it is a mandate namun dengan catatan: tidak asal resizing dengan mengurangi jumlah SDM tanpa perencanaan dan strategi berbasis transformasi. 

Hari ini, pelbagai organisasi membutuhkan banyak hal terkait merespon perubahan zaman. Organisasi hari ini akan berfokus pada 3P: people, people, people yang menjalankan sistem manajemen efisien. Manusia-manusia penggerak organisasi ini harus melanjutkan pertumbuhan kemampuan/skill, menerima cross-training, lebih responsif pada pelanggan/donatur/mitra, dan menjadi lebih aktif sebagai anggota tim/divisi.

Resizing organization tentu harus dilakukan secara efisien dan efektif. Transformasi digital menjadi syarat saat maximizing gain while minimizing pain, karena jika tidak dilakukan maka akan beresiko terjadi sebaliknya. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah metode yang sesuai serta komprehensif untuk melakukan transformasi organisasi dalam menghadapi tantangan masa depan.

Penerapan ERP dalam manajemen LAZ memiliki banyak urgensi dalam transformasi organisasi. Pertama, ERP meningkatkan akurasi dan efisiensi data karena membantu LAZ dalam mengelola data secara terpusat dan terintegrasi. Hal ini dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi data, sehingga LAZ dapat membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang akurat. 

Kedua, ERP meningkatkan transparansi dan akuntabilitas sehingga meningkatkan kepercayaan publik terhadap LAZ dan mendorong lebih banyak orang untuk menunaikan zakat melalui LAZ. 

Ketiga, ERP meningkatkan efektivitas pengelolaan zakat dengan menyalurkan zakat kepada mereka yang berhak dengan tepat waktu dan tepat sasaran. 

Keempat, ERP dapat meningkatkan kepuasan donor karena dapat menyediakan informasi yang lebih mudah diakses dan layanan yang lebih cepat dan akurat. Kelima, ERP meningkatkan daya saing di tengah kompetisi antar LAZ di era digital.

Penerapan ERP dalam manajemen LAZ merupakan tanda bahwa transformasi digital telah berlangsung dalam organisasi zakat. Tentunya, organisasi juga harus melakukan pendefinisian terlebih dahulu karena transformasi digital bukan sekedar digitasi atau digitalisasi saja. 

Transformasi digital adalah kerja menyeluruh dan komprehensif dalam sistem manajemen organisasi. Transformasi digital ini diharapkan dapat membantu LAZ dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan zakat, sehingga zakat dapat lebih bermanfaat bagi umat muslim dan masyarakat luas. 

Penerapan ERP dalam manajemen LAZ misalnya bisa menggunakan SAP Business One, Oracle Cloud, gtERP, dan Microsoft Dynamics 365 Business Central, dan aplikasi ERP lainnya yang mendukung transformasi digital.

Penerapan ERP dalam manajemen LAZ masih tergolong baru dan masih banyak LAZ yang belum menerapkannya. Namun, dengan semakin berkembangnya teknologi digital dan semakin meningkatnya kebutuhan LAZ untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan zakat, maka penerapan ERP diprediksi akan semakin marak di masa depan. 

Transformasi digital dalam manajemen LAZ merupakan sebuah langkah yang tepat untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan zakat, sehingga zakat dapat lebih bermanfaat bagi umat muslim dan masyarakat luas.

Salam,
Yogyakarta, 7 Mei 2024