Hal yang perlu dilakukan sebelum memulai menggunakan sistem ERP
1. Kenali bisnis Proses
Dalam pemilihan ERP, hal yang terutama harus dilakukan adalah mengenali bisnis proses. Beberapa pertanyaan mengenai bisnis proses adalah sebagai berikut:
- Bisnis proses yang berjalan saat ini apakah sudah cukup efektif?
- Seberapa detil bisnis proses ini bisa diidentifikasi.
- Apakah bisnis proses saat ini ada dokumentasinya
2. Tujuan dan strateginya
Memakai sistem ERP adalah bagian dari investasi, karena itu akan berkait dengan nilai balik dari investasi itu. Tetapkan tujuan dahulu dari investasi ini,lalu susun rencana strateginya.
3. Sesuai dengan Kebutuhan
lakukan analisa terlebih dahulu terhadap kebutuhan pemakaian sistem ERP. Seringkali investasi ERP memilih vendor besar dengan alasan akan menambah kredibilitas perusahaan. Padahal belum tentu. Proses bisnis masing-masing ERP berbeda-beda, pilihlah yang betul-betul sesuai dengan kebutuhan.
4. Adaptable Technology & Business
Investasi ERP adalah investasi jangka panjang, karena itu sangat wajib untuk ditanyakan mengenai support terhadap perubahan teknologi yang ada. Sistem ERP diharapkan akan selalu bisa mengikuti perkembangan teknologi. Misalnya saja tren perkembangan mobile application saat ini ataupun Perubahan Sistem yang ada
Hal yang perlu dilakukan Saat Implementasi ERP
Setelah anda mendapatkan SIstem ERP yang tepat untuk keperluan bisnis anda, anda perlu menyiapkan berbagai hal saat implementasi ERP berjalan. Umumnya dalam dalam pengembangan Perangkat lunak ada berbagai macam metode pengembangan, Waterfall, Spiral, Prototype dan lainnya. Sedangkan yang biasanya digunakan untuk mengembangkan sistem ERP adalah Model Spiral.
Model Pengembangan
Sebuah metode melingkar (spiral) yang terdiri dari Design, Develop, Execute/Evaluate, Planning.. Design dan seterusnya melingkar. Hal in memungkinkan pengembangan terus menerus. Penggalian sistem yang semakin baik dari waktu kewaktu. Ataupun metode Waterfal yang terdiri dari (gather required, Design, Implement, Testing, Deploy, Maintenance) dan lalu kembali ke gather required.
Metode spiral meski dinilai mahal akan tetapi memungkinkan analisa cost dan resiko yang lebih matang sehingga sangat cocok digunakan untuk mengembangkan sistem ERP dan bisnis tujuannya adalah untuk pengembangan long-term dikemudian hari. Dimana Model Waterfal itu digunakan jika analisa kebutuhan sudah snagat jelas, model waterfall akan terkendala jika menemukan perubahan yang mungkin terjadi.
Planning & Resources & Schedule
Sebelum memulai sebuah projek, kita akan berpatokan kedalam jadwal implementasi yang akan berlangsung, jadwal tersebut menjadi acuan dalam implementasi sebuah ERP. Strict  to the schedule merupakan suatu hal yang sangat penting. Umumnya sebelum memulai Implementasi, Konsultan atau vendor ERP akan meminta data apa saja yang akan dibutuhkan untuk proses developing hal tersebut perlu dipersiapkan dengan matang. Project besar sangat bergantung dengan schedule dengan begitu sangat penting untuk mematuhi setiap jadwal yang ada.Komitmen dari kedua belah pihak Supplier dan Customer ERP sangat penting untuk menyukseskan implementasi ERP
Dokumentasi & Perubahan
Setelah Developing sistem berjalan maka vendor akan meminta user untuk melakukan uji coba dan testing dan juga training user. Dalam setiap tahapan tersebut sangat penting untuk melakukan dokumentasi atas apa yang sudah dilakukan dan perlu dilakukan sebgaai catatan dikemudian hari. Implementasi ERP terkadang masih mengalami banyak perubahan setelah masa development. Namanya juga membangun sistem sudah barang tentu setiap perubahan yang terjadi perlu dicatat apalagi yang mempengaru proses bisnis (workflow) yang sudah dibuat sebelumnya. Oleh karena itu perubahan yang terjadi perlu dilakukan analisa mendalam dan terperinci mengenai impact yang mungkin terjadi akibat perubahan tersebut serta prioritas perubahan itu sendiri.
Â
