Beberapa Metode Analisis Kebutuhan Diklat (TNA)

Pengantar

Analisis Kebutuhan Diklat (Traing Needs Analiysis) digunakan untuk mengukur kebutuhan Diklat suatu organisasi. Prinsip utama dari TNA adalah menganalisis kesenjangan, yang merupakan penilaian terhadap kesenjangan antara pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang dimiliki saat ini (current Competencies) oleh orang-orang atau karyawan dalam organisasi dengan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan organisasi.
Jadi sebelum merancang, menganggarkan dan melaksanakan Diklat, sebaiknya harus dimulai dengan melakukan TNA.
Hasil dari TNA akan menjadi sebuah dokumen yang akan menentukan dan mampu menjawab pertanyaan :

Mengapa peserta memerlukan diklat ?
Keterampilan apa yang perlu dilatihkan ?
Siapa yang akan mengikuti diklat ?
Kapan mereka membutuhkan keterampilan baru ?
Di mana mungkin diklat dilakukan ?
Bagaimana mungkin keterampilan baru akan disampaikan ?

Metode Analisis Kebutuhan Diklat
Berikut adalah tiga skenario yang dapat dilakukan untuk menemukan kebutuhan diklat yang kita inginkan :

1. Penilaian Kinerja Karyawan

Dalam banyak organisasi, manajer membahas kebutuhan diklat dan pengembangan berdasarkan penilaian kinerja setiap karyawan.             Biasanya, manajer bekerja sama dengan karyawan yang sedang dinilai untuk membangun sebuah Rencana Pengembangan Kinerja           karyawan dengan mempertimbangkan:

· rencana dan strategi organisasi
· tujuan dan target karyawan
· hasil kinerja karyawan
· deskripsi peran karyawan
· umpan balik dari pelanggan internal / eksternal dan stakeholder, dan

· karyawan menyatakan aspirasi karir

Dalam hal ini, organisasi meninjau dan mengklasifikasikan setiap kebutuhan dari karyawan dan menyusunnya menjadi program diklat yang tepat (atau intervensi lainnya).
Langkah berikutnya adalah untuk memprioritaskan kepentingan mereka dan agregat hasil dengan membuat daftar kursus dan nomor peserta terhadap satu kebutuhan. Kemudian menegosiasikan jadwal pengiriman karyawan ketempat dimana yang sesuai

2. Proyek Perbaikan

Kebanyakan, jika tidak semua, proyek perbaikan memiliki beberapa diklat karyawan yang terkait dengan mereka. Contoh proyek    perbaikan mencakup upaya terencana dan terstruktur untuk mengurangi timbulnya cacat produk, meningkatkan volume penjualan dan   mengurangi jumlah keluhan pelanggan. Di sini, TNA dimulai dengan menjelaskan target peningkatan terukur organisasi dan perilaku karyawan yang diperlukan untuk memenuhi target tersebut. Sebagai contoh, organisasi mungkin menetapkan target pengurangan 50 persen keluhan pelanggan pada akhir tahun. perilaku Karyawan yang diperlukan untuk mencapai target ini mungkin:

• empati mendengarkan keluhan pelanggan
• tindak lanjut rutin dari resolusi pengaduan
... dan sebagainya.

Pendekatan konsultasi kinerja dapat menjadi alat bantu, sehingga dengan pendekatan ini sebagai lembaga professional dalam diklat dapat melakukan konsultasi kinerja pada karyawan/orang-orang untuk mengidentifikasi penyebab kekurangan kinerja untuk selanjutnya diajadikan sebagai bahan untuk merencanakan kebutuhan diklat yang sesuai.
Untuk melakukan hal ini dapat berhasil, konsultan kinerja harus berpengalaman dalam metode perbaikan proses, teori motivasi dan praktek. Untuk proyek-proyek kecil, dapat menggunakan kinerja karyawan diagram alur yang sederhana.

3. Melalui Catatan Portofolio

Menilai kebutuhan diklat cara ini adalah dengan meminta catatan-catatan tentang karyawan dari manajer/piminan sebagai hasil dari suvervisi yang dilakukan secara periodik terencana. Dengan cara ini akan sangat mungkin mendapatkan daftar keinginan dengan kebutuhan riil organisasi. Namun perlu kehati-hatian dalam hal ini, karena ada kemungkinan bahwa manajer kurang terampil dalam mengidentifikasi masalah pada saat supervisi dilakukan. Untuk efektif, perlu disesuaikan dengan kebutuhan riil organisasi tertentu.
Dalam kasus ini, disarankan untuk mempertimbangkan melihat satu atau lebih dari sumber data yang lain.

Penutup

Dalam melakukan analisis kebutuhan diklat, Anda mungkin memiliki berbagai sumber data yang tersedia . Sumber data yang digunakan akan tergantung pada sejumlah faktor. Faktor-faktor ini meliputi:

• jumlah waktu yang telah tersedia
• sumber daya manusia yang telah tersedia
• tingkat akurasi yang Anda butuhkan
• keandalan setiap sumber data
• aksesibilitas dari masing-masing sumber data
Sumber data yang telah tersedia dapat mencakup:
• wawancara / survei dengan supervisor / manajer
• wawancara / survei dengan karyawan
• dokumen penilaian kinerja karyawan
• dokumen perencanaan dan strategis organisasi
• operasional rencana organisasi / departemen
• indikator kinerja utama organisasi / departemen
• keluhan pelanggan
• kritis insiden
• kualitas data produk / jasa

Meskipun tidak ada aturan yang keras dan cepat dalam melakukan Analisis Kebutuhan Diklat, namun setidaknya dengan uraian di atas dapat digunakan sebagai pedoman umum dan petunjuk bermanfaat.

Medan, Maret 2013

Manotar Sihombing/Widyaiswara Madya P4TK Medan

Referensi:

Blanchard P.N and Thacker J.W. (2003). Effective training: Systems, strategies, and practices, 2nd Ed. New Jersey: Pearson Prentice Hall.
Goldstein I.L and Ford J.K. (2002). Training in organizations, 4th Ed. Belmont: Wadsworth. Gray, G.R.
Diamantopoulos, A. and Schlegelmilch, B.B (1997). Taking the fear out of data analysis. London: The Dryden Press.