Absensi tidak lepas dari penggajian, begitupun sebaliknya. Karena besarnya gaji karyawan dipengaruhi dari jumlah absensi atau kehadiran karyawan tersebut dikantor. Datang on-timemaupun terlambat tentu akan mempengaruhi gaji yang diberikan perusahaan kepada karyawan. Apabila diamati lebih jauh, absensi juga mempengaruhi evalusi kinerja karyawan. Tapi tahukah Anda, dampak dari penerapan sistem absensi yang buruk dalam perusahaan?
- Job evaluation atau performance evaluation pada setiap periode menjadi tidak subjektif
- Dapat meningkatkan fixed cost perusahaan untuk membayar gaji karyawan karena tidak akuratnya data absensi karyawan
Lalu seperti apa sih sistem absensi yang buruk?
Sistem  absensi dikatakan buruk apabila sistem absensi yang diterapkan perusahaan dapat dimanipulasi oleh  karyawan, termasuk didalamnya kecurangan dengan bekerjasama antar karyawan. Lebih buruk lagi jika tidak  adanya keterangan detil waktu karyawan tiba dikantor dan pulang, atau  melakukan lembur. Serta tidak adanya bukti pasti dan real bahwa karyawan tersebut telah melakukan absen.
Kecurangan tersebut banyak terjadi di perusahaan yang masih menggunakan sistem absensi tradisional. Sehingga, seringkali terjadi kesalahan dan ketidakakuratan data absensi karyawan yang merugikan perusahaan. Selain itu, dalam menjalankan bisnis tentunya prinsip manajemen yaitu efektif dan efisien haruslah selalu dipegang untuk meningkatkan pertumbuhan perusahaan. Sampai saat ini, ada 3 sistem absensi tradisional yang mayoritas digunakan di Indonesia, yaitu:
1. Mesin Ceklok
Apa itu mesin 'ceklok'? Untuk kaum Millenials mungkin tidak terlalu familiar dengan mesin absensi ini. Cara kerja mesin ceklok adalah dengan memasukkan kertas yang sudah dibuat dengan template khusus ke dalam mesin tersebut. Selanjutnya, mesin akan mencatat waktu kedatangan maupun waktu pulang karyawan pada kertas tersebut. Sudah pasti sangat tidak mendukung prinsip manajemen yaitu efektif dan efisien bukan? Mengapa?
Dalam  hal efisiensi, mesin ini mengharuskan perusahaan menyediakan banyak kertas khusus untuk setiap karyawan perusahaan per bulannya. Sedangkan dalam hal efektifitas, mesin ini sangat tidak efektif karena kecurangan absensi yang dilakukan karyawan akan sangat mungkin dilakukan. Karyawan dapat menitipkan kertas tersebut kepada rekan kerjanya, yang biasa  disebut dengan "tipsen"-titip absen.
2. Manual (dengan buku tulis)
Masih banyak perusahaan melakukan pencatatan absensi dengan buku tulis. Kenapa? Karena pencatatan absensi manual menggunakan buku tulis menjadi hal yang  paling mudah dilakukan bagi perusahaan. Terutama untuk UKM dengan jumlah karyawan yang masih belum terlalu banyak. Selain mudah untuk dilakukan, sistem absensi manual seperti ini juga hemat biaya, karena membeli buku tulis dan pulpen dengan biaya Rp 50.000 sudah dapat meng-cover absensi karyawan untuk satu periode. Tapi, apakah sistem absensi ini sudah menerapkan prinsip efektif dan efisien manajemen?
Nyatanya, efektifitas dari sistem absensi ini hampir sama dengan mesin 'ceklok'. Karyawan dapat berbuat curang dengan titip absen atau memanipulasi data di buku tulis. Dan tidak menutup kemungkinan bahwa buku tulis absen itu dapat hilang begitu saja.
Pencatatan absen secara manual memang hemat biaya, tapi apa jadinya jika catatan tersebut hilang dan dimanipulasi oleh karyawan? Pembengkakan fixed costperusahaan untuk membayar gaji karyawan hasil dari ketidakefektifan sistem absensi manual akan terjadi.
