Tahukah kalian bahwa proposal adalah hal paling utama dan terpenting untuk dibuat apabila ingin menjalankan sebuah acara? Mengapa begitu? Jujur simpel, anggap saja proposal adalah seorang ibu kepada suatu anak. Ibaratkan seorang ibu selalu menjadi landasan utama seorang anak untuk bertindak, sikap dan tindakan seorang ibu selalu menjadi landasan bagi anaknya, sama alangkahnya dalam proposal. Dimana, proposal selalu menjadi landasan utama untuk membangun dan menjalankan sebuah acara.
Landasan ini itu, memangnya apa sih proposal? Menurut KBBI, proposal merupakan rencana kerja yang ditulis secara sistematis, terperinci, dan formal mengenai rancangan suatu kerja atau kegiatan. Isi sebuah proposal terdapat beragam. Isinya dapat dimulai dari nama kegiatan, tujuan umum dan khusus, lokasi, waktu, target audiensi, target yang ingin dicapai, penentu kesuksesan, bahaya pemberlakuan kegiatan dan solusi, serta lembar pengesahan. Dengan membuat sebuah proposal, tim penyelenggara atau pembuat dapat memiliki visibilitas penuh tentang apa yang dibutuhkan dan apa yang mereka harapkan.
Terdapat banyak sekali jenis proposal tetapi yang paling umum tentunya proposal kegiatan. Proposal kegiatan dibuat sedemikian rupa untuk mendapatkan banyak hal. Apabila proposal kegiatan merujuk di sekolah dalam naungan Organisasi Siswa Intra Sekolah atau OSIS tentunya dibuat untuk mendapatkan perizinan, anggaran, dan dukungan dari pihak sekolah sendiri. Sedangkan, apabila merujuk di depan umum dalam naungan pemerintah atau pemilik lokasi tentunya proposal kegiatan dibuat untuk mendapatkan perizinan menjalankan suatu kegiatan atau proyek di lokasi tertentu.
Proposal kegiatan digunakan selain sebagai dokumen permintaan izin juga digunakan sebagai alat komunikasi dengan pihak luar. Komunikasi ini bertujuan untuk mendapatkan berbagai bentuk dukungan berupa sponsor-sponsor yang berpotensial, peserta sebagai peramai acara, dan pihak-pihak terkait lainnya.Â
Mungkin sponsor-sponsor tidak terlalu dibutuhkan apabila merupakan proposal kegiatan yang tertuju di dalam suatu sekolah, akan tetapi apabila berada di depan umum tentu membutuhkan dukungan berupa uang demi bisa melancarkan kegiatan yang ingin dibuat. Proposal yang dibuat dengan baik dapat membantu memotivasi dan meyakinkan pihak-pihak tersebut terkait tentang nilai dan manfaat dari acara yang ingin dibuat. Informasi yang jelas dan terstruktur dalam proposal memudahkan pihak sponsor untuk mengambil keputusan dengan lebih cepat dan yakin.
Proposal bukan hanya tentang sebuah dokumen yang berisikan perencanaan sebelum acara tetapi juga tentang pemantauan dan evaluasi setelahnya. Dokumen ini menciptakan dasar untuk mengevaluasi kesuksesan acara, mengidentifikasi area untuk perkembangan, dan memberikan pembelajaran berharga untuk kegiatan-kegiatan di masa depan.Â
Dalam dunia yang penuh dengan acara dan kegiatan, proposal kegiatan berperan sebagai pilar terdepan yang sangat penting. Proposal kegiatan membantu merinci dan mengkomunikasikan rencana, memfasilitasi pengambilan keputusan, dan menjadi alat yang efektif untuk mendapatkan dukungan. Dengan menyusun proposal kegiatan dengan cermat, sebuah acara memiliki peluang yang lebih besar untuk menjadi sukses dan memberikan dampak yang positif.
