Rapat di kantor sepertinya sekarang sudah menjadi bagian dari masa lalu. Ruang kaca mewah tempat biasanya pertemuan karyawan berlangsung telah berubah menjadi ruang nyaman dalam rumah, kamar, atau kafe nongkrong favorit. Apa pun itu yang penting tetap mendukung kita melakukan aktivitas tanpa batas.
Sayangnya beberapa rapat virtual tim berakhir bagai mimpi buruk, terutama mereka yang tidak tahu banyak tentang fitur-fitur Zoom, Google Meet, CloudX Meeting, dan aplikasi konferensi video lainnya, ditambah lagi tak didukung kualitas jaringan internet terbaik.
Gelaran rapat virtual tak semudah kedengarannya. Apalagi kalau rapatnya melibatkan tim besar dengan jumlah di atas 20 orang, sampai ratusan orang. Anggota rapat mudah bosan karena mungkin mereka tidak memiliki kesempatan cukup untuk berbicara.
Para pemimpin rapat perlu diorganisir dan mengembangkan cara untuk membuat rapat online semakin efektif, singkat, tetapi tetap mencakup semua poin penting.
Tips Meningkatkan Efektivitas Rapat Online
Dua bulan terakhir, saya mengelola sebuah subkonten salah satu media online nasional. Cukup sering kami mengadakan rapat online, berikut pelatihan jarak jauh.
Cara lain saya melakukan aktivitas tanpa batas adalah bergabung dengan beberapa tim penulis menghasilkan buku-buku antologi. Alhamdulillah 2022 ini insya Allah saya dan teman-teman melahirkan empat buku antologi.
Dua buku telah terbit Januari dan Februari, sedangkan dua buku lainnya menyusul Maret dan April 2022. Salah satunya adalah buku alumni yang saya garap bersama teman-teman kuliah.
Bisa dibayangkan bagaimana intensnya rapat online kami. Tanpa dukungan provider terbaik, timeline yang sudah  kami sepakati tidak akan berjalan mulus.
Nah, berikut lima tips dari saya untuk meningkatkan pengalaman dan efektivitas rapat online melalui konferensi video untuk menunjang aktivitas tanpa batas dari rumah.
1. Sediakan perlengkapan konferensi video terbaik
Salah satu masalah paling sering dihadapi peserta rapat online adalah kualitas audio dan video dari perangkatnya buruk. Banyak orang yang terpaksa bekerja jarak jauh tidak siap dengan perubahan ini.
Mereka terus mengandalkan mikrofon bawaan dari laptop, atau menggunakan mikrofon jadul alias model lama yang membuat suara mereka terdengar seperti sedang menggunakan walkie talkie.
Oleh sebabnya hal pertama yang harus kita ingat adalah menyediakan peralatan konferensi video berkualitas baik. Harganya tak harus mahal, tetapi berfungsi bagus dan layak dibeli.
2. Kamera harus aktif
Kalau kita di kantor, rapat berjalan lancar karena seluruh peserta rapat berada di ruangan sama. Kita bisa membaca bahasa tubuh mereka, bahkan merasakan ketika ada peserta rapat yang kurang nyaman atau sedang kesulitan.
Kalau kita rapat online, misalnya Zoom Meeting, kita tidak bisa melihat itu. Satu-satunya cara untuk mengetahuinya adalah mewajibkan seluruh peserta rapat mengaktifkan kamera.
Banyak dari mereka berdalih tidak bisa mengaktifkan kamera karena takut video lag dan koneksi tiba-tiba terputus. Padahal sekiranya mereka menggunakan internet terbaik dari provider terbaik, pasti tidak akan menemukan masalah serupa.
Nyalakan selalu kamera video kita jika ingin menjadikan suasana rapat lebih erat kebersamaannya. Ketika kamera wajah terus ON, kita bisa saling melihat satu sama lain dan menjalin hubungan baik sesama karyawan atau dengan atasan.
3. Bandwidth jaringan yang oke
Bandwith jaringan juga komponen penting yang menentukan apakah pengalaman rapat virtual kita akan berhasil atau tidak. Kita boleh saja punya solusi konferensi video yang menghadirkan video berkualitas tinggi, tetapi jika bandwith jaringan kita hanya mencapai batas minimal atau super standar, semuanya sia-sia.
Ada webinar yang pesertanya mencapai 200 orang, 300 orang, bahkan lebih. Oleh karenanya kita perlu memastikan bandwith jaringan internet terbaik sesuai aplikasi konferensi video yang kita pilih. Jika tidak, kita mungkin akan berhadapan dengan masalah konektivitas, video lag, freezing, video delay, dan sebagainya.
4. Patuhi etika rapat online
Kebanyakan penyelenggara rapat atau kantor hanya mengirimkan link Zoom atau link meeting online ke grup chat karyawan. Padahal jauh lebih baik jika mereka menyiapkan informasi lengkap tentang tujuan rapat online tersebut.
Kita bisa menuliskan 2-3 poin yang akan dibahas dalam rapat online, sehingga seluruh peserta rapat bisa tetap fokus pada inti pembahasan. Jangan lupa, luangkan waktu untuk mendengarkan ide, saran, keluhan, masalah, apa pun itu dari semua orang.
5. Koneksi wi-fi mumpuni dengan internetnya Indonesia
Bandwith jaringan salah satu alasan mengapa video atau audio kita berkualitas rendah. Namun, koneksi internet adalah aspek lain yang patut diprioritaskan.
Jika koneksi internet di rumah kita buruk atau bukan dari provider terbaik, pertimbangkan untuk mencari penyedia lainnya. Jika tidak, kita akan selalu menghadapi masalah sama.
Memang ada opsi lain, yaitu kita pindah tempat kerja ke kafe atau restoran misalnya, tetapi belum tentu juga koneksinya sebagus koneksi internetnya Indonesia di rumah kita.
Solusi lain untuk meningkatkan koneksi wi-fi internet rumahan adalah posisikan perangkat gawai yang kita gunakan untuk rapat online mendekat ke router, setidaknya selama rapat berlangsung.
Cara ini bisa meminimalisir penghalang antara wi-fi dengan laptop atau ponsel kita misalnya. Bisa jadi dinding, lantai, atau televisi rumah kita mengganggu sinyal nirkabel.
Indonesia Mean Speeds 2021 yang dirilis Ookla menyebutkan rata-rata kecepatan mengunggah (upload) di Indonesia mencapai 19,7 Mbps dan kecepatan mengunduh (download) mencapai 30,7 Mbps.
Artinya rasio upload berbanding download adalah 1:2, sedangkan rata-rata latencynya mencapai 17,0 ms. Latency adalah berapa banyak waktu yang dibutuhkan paket data untuk melakukan perjalanan dari satu titik ke titik lain.
Nah, realisasi performa kecepatan download yang dirasakan pelanggan dengan kecepatan download yang dijanjikan provider sering kali tak semanis iklan mereka. Provider-S misalnya menggencarkan promosi dengan paket-paket super murah. Pelanggan mana yang tak akan tergoda, ya ‘kan?
Namun, jangan sampai kita terkecoh iming-iming promo paket data murah, tetapi layanannya tidak sesuai harapan. Enciety Business Consult pernah melakukan riset mendalam terkait kualitas provider fixed broadband ini dengan observasi langsung di delapan kota, mencakup Medan, Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Denpasar, Balikpapan, dan Makassar.
Hasilnya lembaga riset profesional ini menyimpulkan lima provider terbaik dengan rata-rata throughput performance paling oke, yaitu IndiHome (102 persen), diikuti MyRepublic (96 persen), CBN (84 persen), Oxygen (82 persen), dan Firstmedia (80 persen). Biznet menempati urutan terakhir dengan rata-rata throughput performance 33 persen.
Throughput performance menunjukkan berapa jumlah data yang dapat dikirim dan diterima pengguna dalam jangka waktu tertentu. Throughput mengukur tingkat keberhasilan pesan, dalam hal ini bisa berupa video atau audio kita yang sampai di tujuan atau yang bisa dilihat oleh pengguna lainnya.
Menurut highspeedinternet, bekerja dari rumah membutuhkan sekitar 10 Mbps kecepatan download dan 1 Mbps kecepatan upload per orang. Kecepatan minimum untuk konferensi video adalah 1 Mbps, tetapi tergantung pada siapa kita berbagi koneksi. Sebaiknya kita memilih provider yang memberikan layanan di atas 3 Mbps.
Singkatnya, semakin tinggi throughput performance sebuah provider, semakin nyaman kita menikmati rapat online dan konferensi video dari rumah. Dapat disimpulkan IndiHome menempati posisi pertama dengan throughput performance terbaik.
Selamat beraktivitas tanpa batas ya. Tetap percaya diri selama meeting online berikutnya dengan jaringan internetnya Indonesia tentunya.
