IT Implementation, Moving Forward Smoothly on The Right Track with Full Speed

Sebelum memulai implementasi sistem TI didalam organisasi ada beberapa hal yang dapat dilakukan, secara internal ada beberapa hal yang harus dilakukan. Pertama, adalah penentuan orang yang akan ditugaskan untuk implementasi sistem, ya sistem TI bukan autopilot yang bisa mengimplementasi dirinya sendiri, jadi sangat diperlukan tim internal untuk implementasi. 

Jika sistem yang akan diimplementasi sifatnya luas (melibatkan beberapa fungsi departemen) maka perlu koordinasi antar departemen, jadi ada baiknya melibatkan tim lintas departemen dan ada baiknya seorang pemimpin tim memiliki posisi yang cukup lumayan berpengaruh di organisasi untuk memuluskan koordinasi antar tim.

Kedua, memulai analisa kebutuhan organisasi, membuat daftar semua proses bisnis saat ini, rencana pengembangan yang diurutkan secara prioritas, karena ada kemungkinan kita tidak bisa mendapat semua yang kita butuhkan dalam satu fase implementasi. Momen ini dapat juga digunakan untuk analisa apakah proses bisnis yang berjalan sekarang sudah sesuai SOP.

Ketiga, menentukan apakah menggunakan custom development atau ready made product with limited customization atau kombinasi keduanya. Saat ini product ready made telah sangat banyak beredar di pasaran jadi tidak perlu bingung untuk mencari tetapi mungkin sekarang bingung untuk memilih mana yang paling tepat. 

Jika anda memiliki organisasi yang naturnya mirip dengan organisasi lain, mungkin dapat mencontek sistem di organisasi lain yang serupa dengan catatan sistem yang berjalan disana berhasil. 

Untuk custom development memang memiliki keunggulaan dibandingkan ready made product, logikanya custom development ini seperti kita pergi ke penjahit untuk membuat baju, lalu diukur dan dibuat khusus hanya untuk Anda, sedangkan ready made seperti anda ke toko baju memilih dan mencoba baju yang sudah ada lalu mencari yang paling cocok dengan anda. 

Biasanya custom development ini lebih sesuai dengan keinginan organisasi, tetapi biasanya waktu implementasi lebih lama dan ada kemungkinan trouble yang lebih besar dibandingkan ready made. 

Untuk opsi berikutnya, yaitu kombinasi antara ready made dan custom adalah jalan tengah bagi organisasi untuk mengadopsi sistem yang reliabel (Ready made) tetapi sistem tetap dapat melayani kebutuhan organisasi custom made). Beberapa tahun lalu komunikasi antar sistem memang bukan hal yang mudah, tetapi dengan perkembangan teknologi sekarang, integrasi sistem ready made dan custom bukan sesuatu yang rumit.

Keempat, menentukan partner atau konsultan yang tepat untuk implementasi sistem di perusahaan anda. Penguasaan dan pemahaman terhadap bisnis anda merupakan salah satu kunci yang penting dalam implementasi sistem. Konsultan yang baik harus dapat memahami terlebih dahulu natur proses bisnis dan memberikan solusi bagi organisasi. 

Bekerja sama dengan konsultan juga dapat membantu organisasi untuk melihat suatu permasalahan atau kebiasaan organisasi dari sudut pandang lain, karena biasanya manusia yang berada didalam lebih sulit untuk melihat jalan lain dibandingkan dengan manusia yang melihat dari luar. Selain itu konsultan yang berpengelaman di industri yang sama mungkin bisa memberikan advokasi untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan terjadi yang sudah pernah terjadi di tempat lain.

Intinya organisasi harus sadar dan mungkin harus dijadikan suatu prinsip dasar bahwa implementasi TI bukanlah beban tetapi suatu momentum organisasi untuk bergerak maju dengan kendaraan yang mumpuni. 

Implementasi TI juga dapat dijadikan suatu momentum untuk organisasi kembali ke jalan yang benar jika selama ini ada proses yang salah, contohnya jika ada suatu proses bisnis yang tidak dapat dicover oleh ready made software yang telah dipakai ribuan organisasi lain dengan natur bisnis yang sama maka ada kemungkinan selama ini kita menjalankan bisnis secara salah.