Rumah Sakit Umum Daerah dr. Zainoel Abidin (RSUDZA) yang berdiri pada tanggal 22 Februari 1979 ini merupakan salah satu instansi pelayanan publik yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada masyarakat khususnya pelayanan rawat jalan maupun rawat inap.
RSUD dr. Zainoel Abidin adalah rumah sakit negeri kelas A dengan meraih akreditasi paripurna dari Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS) pada 2015. Rumah sakit ini mampu memberikan pelayanan kedokteran spesialis dan subspesialis luas oleh pemerintah ditetapkan sebagai rujukan tertinggi atau disebut pula sebagai rumah sakit pusat.
Sesuai dengan Peraturan Gubernur Aceh Nomor 04 Tahun 2010 tentang Status Rumah Sakit Umum Daerah dr. Zainoel Abidin, RSUDZA telah menjalankan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum menerapkan PPK - BLUD secara bertahap. Dengan menimbang fleksibilitas PPK - BLUD yang belum diatur maka telah dilakukan perubahan dengan dasar diterbitkannya Peraturan Gubernur Aceh Nomor 67 Tahun 2010.
Manajemen logistik merupakan aktivitas yang sangat penting dalam rumah sakit karena menjamin ketersediaan pasokan baik untuk obat – obatan maupun perlengkapan operasional lainnya pada biaya yang minimum. Untuk menangani arus persediaan barang - barang persediaan dan material yang tinggi di rumah sakit, diperlukan manajemen logistik yang baik. Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara umum.
Sekitar beberapa pekan lalu sempat dikabarkan bahwa Rumah Sakit Umum Daerah dr. Zainoel Abidin mengalami Krisis Keuangan sehingga beberapa kebutuhan logistik rumah sakit tidak dapat diperoleh termasuk beberapa tindakan operasi harus dibatasi disebabkan logistik rumah sakit yang berupa BHP maupun obat-obatan belum dapat dipenuhi sebagaimana mestinya. Akibatnya aktivitas rumah sakit menjadi terhambat dan bahkan harus dihentikan sementara waktu.
Manajemen rumah sakit menghimbau kepada seluruh tenaga kesehatan termasuk dokter dan perawat serta nakes lainnya di Rumah Sakit Umum dr. Zainoel Abidin untuk sementara melakukan operasi kepada pasien-pasien yang bersifat mengancam (emergency) yang artinya apabila pasien bisa ditunda maka lebih baik ditunda terlebih dahulu.
Krisis keuangan sudah pasti sewaktu-waktu dapat terjadi di instansi manapun termasuk Rumah Sakit Umum Daerah dr. Zainoel Abidin, namun yang harus kita pahami bahwa logistik mestinya mempunyai manajemen yang baik dalam pengendalian stok BHP dan obat-obatan.
Dalam usaha penyempurnaan anggaran perlengkapan atau logistik diharapkan adanya berbagai macam anggaran sebagai berikut:
- Anggaran pembelian
- Anggaran perbaikan dan pemeliharan
- Anggaran penyimpanan dan penyaluran
- Anggaran penelitian dan pengembangan barang
- Anggaran penyempurnaan administrasi barang
- Anggaran pengawasan barang
- Anggaran penyediaan dan peningkatan mutu personil.
Hal-hal ini berkaitan dengan kurangnya pengelolaan terhadap SDM, Dana, perencanaan, pengadaan dan pengendalian persediaan BHP dan obat - obatan di rumah sakit. Diketahuinya penyebab-penyebab dari kekosongan obat ini diharapkan menjadi bahan evaluasi bagi manajemen dalam melakukan perencanaan dan analisis kebutuhan persediaan logistik BHP dan obat - obatan.
Oleh karena itu, diperlukan metode pengendalian yang dapat mencegah kekosongan obat dirumah sakit. Waters (2003) mengemukakan bahwa terdapat tiga pertanyaan penting dalam pengendalian persediaan yaitu item apa yang seharusnya disimpan, kapankah seharusnya melakukan pemesanan, dan berapa banyak yang harus dipesan.
Kemudian perlunya diadakannya persediaan dengan tujuan untuk memberikan layanan terbaik pada pelanggan, untuk memperlancar proses produksi, dan untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stockout).
Untuk dapat terpenuhinya setiap manajemen yang baik perlu adanya perencanaan yang baik pula yang menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan pencatatan/ pelaporan yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengendalian terhadap devisi yang ada. Â Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya.
Kebutuhan logistik rumah sakit dihitung berdasarkan dari suatu analisa tentang persediaan logistik yang ada, yang masih dapat digunakan yang masih memerlukan perbaikan atau memang harus diganti dengan yang baru. Sifat dari kebutuhan logistik rumah sakit diantaranya rutin, mendesak, dan periodik.
Semua kegiatan dalam siklus logistik harus selalu dilakukan pengawasan mulai dari Perencanaan, Penganggaran, Pengadaan, Penyimpanan dan Penyaluran, Pemeliharaan dan Penghapusan. Pengawasan/ pengendalian dari siklus pengelolaan logistik mencakup pengawasan terhadap harga barang, biaya-biaya yang dikeluarkan dalam siklus logistik, menyangkut prosedur dalam siklus logistik, kesesuaian barang, perhatian terhadap kualitas barang, kadaluarsa barang, serta tertib pencatatan dan pelaporan.
Pengendalian persediaan dapat menghasilkan keputusan tingkat persediaan yang menyeimbangkan tujuan diadakannya persediaan dengan biaya yang dikeluarkan. Dengan kata lain, sasaran akhir dari pengendalian persediaan adalah meminimalkan total biaya dengan perubahan tingkat persediaan.
Untuk itu dalam pengendalian logistik BHP dan obat-obatan perlu dilakukan beberapa solusi untuk mengantisipasi segala kemungkinan masalah-masalah yang akan terjadi, salah satunya yaitu dengan memberikan stok BHP dan obat-obatan secara terkontrol dengan memerhatikan beberapa aspek yang harus dipertimbangan untuk mengadakan logistik tersebut dan hal itu dilihat dari aspek manfaat, biaya, efisien, efektif, dan urutan kepentingannya. Kemudian dilakukan pemantauan serta pengawasan BHP dan obat-obatan dengan membuat aplikasi pengendalian stok BHP dan obat-obatan, dimana stok BHP dan obat-obatan lebih terpantau keluar masuknya serta mengurangi kecurangan-kecurangan yang terjadi dalam pemanfaatan logistik BHP maupun obat-obatan seperti yang dilakukan di RSUD Prof Dr Margono Soekarjo di Purwokerto.
Dengan adanya aplikasi pemantauan logistik yang dilakukan di RSUD Prof Dr Margono Soekarjo ini dapat memudahkan kita dalam memantau jumlah dan waktu keluar masuknya BHP dan obat - obatan tersebut sehingga mengurangi kekurangan dan kelebihan stok. Cara ini juga dapat memudahkan petugas dalam melakukan pengawasan agar meminimalisir terjadinya kecurangan - kecurangan dalam penggunaan BHP dan Obat-obatan. Kerugian karena obat kadaluarsa menurun dari Rp. 96 Juta menjadi Rp. 55 Juta, sehingga efesiensi biaya meningkat.
